Xây dựng quy định liên thông với hai nhóm thủ tục hành chính liên quan khai sinh và khai tử

Ước tính có khoảng 1,4 triệu hồ sơ khai sinh và 680 nghìn hồ sơ đăng ký khai tử mỗi năm

Ngày 6/1/2022, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 06/QĐ-TTg phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến 2030 (Đề án 06).

Trong Đề án 06 yêu cầu phải thực hiện chuẩn hóa, tái cấu trúc quy trình hai nhóm thủ tục hành chính thiết yếu (Đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi; và đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hỗ trợ chi phí mai táng, hưởng mai táng phí) trên cơ sở xác thực, chia sẻ dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để cung cấp cho người dân.

Đây là các thủ tục hành chính gắn liền và phát sinh quyền, nghĩa vụ của công dân, liên quan trực tiếp đến đời sống sinh hoạt của người dân, có số lượng đối tượng thực hiện lớn. Mỗi năm, ước tính có khoảng 1,4 triệu hồ sơ khai sinh và 680 nghìn hồ sơ đăng ký khai tử.

Bên cạnh đó, các thủ tục này thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều ngành: y tế, tư pháp, công an, lao động, thương binh và xã hội, bảo hiểm xã hội.

Tuy nhiên, các văn bản pháp luật mới chỉ quy định việc thực hiện thủ tục hành chính riêng lẻ hoặc thực hiện liên thông bằng hình thức trực tiếp (hồ sơ giấy) đối với các thủ tục hành chính: Đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi và đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hỗ trợ chi phí mai táng, hưởng mai táng phí.

Việc thực hiện liên thông này, bước đầu đã giúp người dân giảm thời gian đi lại để nộp hồ sơ. Người dân chỉ cần trực tiếp đến một đầu mối để nộp hồ sơ và nhận kết quả, thay vì phải đi lại nhiều cơ quan để giải quyết thủ tục hành chính như trước đây.

Trong thực tế, người dân vẫn phải chuẩn bị và nộp nhiều tờ khai, nhiều loại giấy tờ khác nhau, các thông tin phải khai báo nhiều lần và trùng lặp.

Việc luân chuyển hồ sơ giữa các cơ quan (Tư pháp; Công an; Lao động-Thương binh và Xã hội; Bảo hiểm xã hội) vẫn bằng hình thức thủ công, mất nhiều thời gian, chi phí, trong khi nhiều giấy tờ, dữ liệu đã được số hóa nhưng chưa được xác thực và tái sử dụng như: Căn cước công dân, hộ khẩu, thẻ bảo hiểm y tế, giấy chứng sinh,...

Bên cạnh đó, trường hợp kiểm tra, xác minh thông tin trên hồ sơ giấy do người dân cung cấp cũng mất nhiều thời gian, nhất là việc đòi hỏi sự phối hợp của các cơ quan.

Cắt giảm hoặc tái sử dụng tối thiểu 9 loại giấy tờ

Thời gian qua, Văn phòng Chính phủ đã phối hợp các bộ, ngành: Tư pháp, Công an, Lao động-Thương binh và Xã hội, Y tế, Bảo hiểm xã hội Việt Nam xây dựng quy trình thực hiện liên thông điện tử đối với hai nhóm thủ tục hành chính nêu trên.

Công tác triển khai thí điểm tại 2 địa phương là Hà Nội, Hà Nam bắt đầu từ ngày 21/11/2022 và triển khai trên toàn quốc từ ngày 10/7/2023.

Giải pháp này nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại, đồng thời tiếp tục nâng cao chất lượng phục vụ người dân cũng như nâng cao hiệu quả công tác quản lý, đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm thời gian, chi phí, giúp người dân sớm được thụ hưởng thành quả thiết thực của việc chuyển đổi số, việc ứng dụng công nghệ thông tin, kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư với hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, hệ thống thông tin của ngành y tế, ngành lao động-thương binh và xã hội,

Theo Bộ Công an, từ ngày 10/7/2023 đến ngày 28/11/2023, toàn quốc đã thu nhận 394.628 hồ sơ liên thông khai sinh và 30.751 hồ sơ liên thông khai tử. Hiệu quả mang lại đã giúp tái cấu trúc quy trình, xây dựng 1 biểu mẫu điện tử chung, qua đó cắt giảm tối thiểu 9 loại giấy tờ và 6 trường thông tin bị trùng lặp. Người dân chỉ khai báo thông tin một lần để giải quyết 3 thủ tục hành chính, cắt giảm thời gian giải quyết và giảm thời gian đi lại.

Tính toán sơ bộ cho thấy, việc thực hiện liên thông điện tử đối với hai nhóm thủ tục hành chính này sẽ cắt giảm hoặc tái sử dụng lại (theo hướng người dân chỉ khai báo thông tin, giấy tờ một lần) đối với tối thiểu 9 loại giấy tờ.

Cụ thể gồm: 2 mẫu đơn, tờ khai, Danh sách, giấy báo tử, sổ bảo hiểm xã hội, giấy chứng sinh, trường hợp thanh toán phí giám định y khoa thì có thêm hóa đơn, chứng từ thu phí giám định, bảng kê các nội dung giám định, các loại giấy tờ tùy thân phải xuất trình (chứng minh nhân dân, hoặc căn cước công dân …) và 6 trường thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú, trong đó có nhiều trường thông tin trùng lặp.

Ước tính sơ bộ, chi phí tiết kiệm được khoảng 331 tỷ đồng/năm. Trong trường hợp áp dụng chữ ký số trên ứng dụng của thiết bị di động giúp triển khai dịch vụ công toàn trình (mức độ 4), chi phí tiết kiệm được sẽ là 358,1 tỷ đồng/năm.

Bên cạnh đó, còn giúp giảm chi phí sao in hồ sơ, kết quả giải quyết; rút ngắn thời gian luân chuyển hồ sơ; khắc phục được tình trạng sai lệch thông tin, làm giả hồ sơ; đơn giản hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện thủ tục hành chính; nâng cao tinh thần trách nhiệm, chất lượng phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước; góp phần thúc đẩy hình thành công dân số, xã hội số.

Tuy nhiên, quy trình này vẫn chưa liên thông xử lý hết các thủ tục hành chính có liên quan. Thí dụ, nhóm thủ tục hành chính liên thông khai tử mới liên thông giải quyết hỗ trợ chi phí mai táng chưa liên thông giải quyết chế độ trợ cấp tuất hằng tháng và trợ cấp một lần dẫn đến đối tượng khi đi làm thủ tục phải thực hiện cả trực tuyến và trực tiếp. Điều này gây phiền hà, khó khăn, người dân phải đi lại nhiều lần, nhiều cơ quan, tăng thời gian, chi phí tuân thủ.

Dự thảo Nghị định quy định về hồ sơ, quy trình thực hiện tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả điện tử hai nhóm thủ tục hành chính liên thông: Đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi; và đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, giải quyết mai táng phí, tử tuất (gọi tắt là dự thảo Nghị định) hướng đến việc tạo các cơ sở pháp lý cho việc quản lý nhà nước trên môi trường điện tử cũng như thực hiện giải quyết chính sách, nhu cầu của người dân, góp phần thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính, cung ứng dịch vụ công trực tuyến trong việc giải quyết các thủ tục hành chính liên thông thiết yếu cho người dân.

Dự thảo Nghị định gồm 4 chương và 28 điều được bố cục như sau.

Chương I gồm những quy định chung, có 5 điều.

Chương II quy định hồ sơ, quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thực hiện liên thông hai nhóm thủ tục hành chính, gồm 10 điều. Nội dung của Chương này bao gồm 2 mục.

Mục 1: Quy định về hồ sơ, quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thực hiện liên thông điện tử thủ tục hành chính đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi (gồm các điều từ Điều 6 đến Điều 10).

Mục 2: Quy định về hồ sơ, quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thực hiện liên thông điện tử thủ tục hành chính đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, giải quyết mai táng phí, tử tuất (gồm các điều từ Điều 11 đến Điều 15), trong đó quy định Hệ thống thông tin quản lý cư trú tự động xóa đăng ký thường trú đối với trường hợp hồ sơ xóa đăng ký thường trú đầy đủ, đúng quy định mà cán bộ Công an không phải trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ để xóa đăng ký thường trú thủ công như trước đây.

Chương III quy định trách nhiệm thực hiện liên thông thủ tục hành chính, gồm 10 điều về: (i) Trách nhiệm cơ quan cung cấp thủ tục hành chính liên thông; (ii) Trách nhiệm cơ quan thực hiện liên thông thủ tục hành chính; (iii) Trách nhiệm của các Bộ, cơ quan: Tư pháp, Công an, Lao động-Thương binh và Xã hội, Y tế, Văn phòng Chính phủ, Bảo hiểm xã hội Việt Nam; (iv) Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp.

Chương IV: Điều khoản thi hành gồm 3 điều.

Theo Điều 20 Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24/6/2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng, kinh phí duy trì và phát triển các hoạt động cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng được bảo đảm từ các nguồn: ngân sách nhà nước; nguồn thu hợp pháp của cơ quan, đơn vị được phép để lại sử dụng theo quy định của pháp luật; nguồn viện trợ, nguồn hỗ trợ phát triển chính thức của các nhà tài trợ; các nguồn kinh phí hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

Như vậy, nguồn lực để triển khai việc xây dựng, cung cấp hai nhóm thủ tục hành chính liên thông này cũng như việc đầu tư, nâng cấp cơ sở hạ tầng và an toàn thông tin đều đã được quy định tại Nghị định số 42/2022/NĐ-CP.

Việc xây dựng dự thảo Nghị định này về cơ bản nhằm tạo ra khung pháp lý hướng đến việc thiết lập các quy định liên thông các thủ tục hành chính có liên quan với nhau. Do đó, không làm phát sinh thêm nguồn lực đối với các tổ chức, cá nhân khi áp dụng nội dung quy định tại Nghị định. Việc thực thi phía tổ chức, cá nhân chịu sự điều chỉnh của Nghị định là hoàn toàn khả thi.