Các sở, ngành, quận, huyện, thành phố Thủ Đức có thể khai thác, mở rộng tại đơn vị với dữ liệu được lưu trữ tập trung tại Trung tâm dữ liệu Thành phố Hồ Chí Minh, bảo đảm an toàn thông tin và liên thông với hệ thống cơ sở dữ liệu về khiếu nại, tố cáo của Thanh tra Chính phủ.
Các tính năng của hệ thống bao gồm: tiếp công dân, tiếp nhận đơn, tiếp công dân của lãnh đạo, xử lý đơn; theo dõi thực hiện, theo dõi kết quả xử lý, theo dõi báo cáo của các đơn vị trực thuộc, theo dõi đề xuất tiếp dân, báo cáo, tra cứu, quản trị. Đáng chú ý, hệ thống có thể liên thông với hệ thống cơ sở dữ quốc gia về khiếu nại, tố cáo do Thanh tra Chính phủ xây dựng.
Hệ thống này được xây dựng một cách khoa học, giúp lãnh đạo dễ nhìn nhận và tiếp cận vấn đề. Việc đưa vào vận hành hệ thống nhằm giúp theo dõi, đôn đốc việc thực hiện xử lý thông tin phản ánh, đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố, đồng thời xây dựng cơ sở dữ liệu xử lý thông tin phản ánh, khiếu nại, tố cáo tại Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, cũng như của các sở, ngành, địa phương; từng bước số hóa quy trình quản lý và xử lý trên môi trường điện tử, bảo đảm thống nhất một cơ sở dữ liệu và thông suốt qua mạng máy tính trong việc tiếp công dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo.
Trước đó, thành phố đã xây dựng và đưa vào vận hành phần mềm Quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của Thành phố Hồ Chí Minh tại năm đơn vị: Ban Tiếp công dân, Thanh tra thành phố, Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố. Trong quá trình vận hành, phần mềm được triển khai tại năm đơn vị này từng bước phát huy nhiều tính năng, hình thành được kho dữ liệu tập trung về tiếp nhận, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo tại thành phố.
Phần mềm phân loại đơn thư theo đúng quy định, phát hiện, theo dõi, xử lý đơn thư trùng lặp trên phạm vi toàn hệ thống; phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo điều hành, giúp các bộ phận chuyên môn tổng hợp, theo dõi, đôn đốc công việc, xác định rõ loại việc, rõ thẩm quyền, rõ trách nhiệm của người phụ trách cơ quan, rõ trách nhiệm của cán bộ xử lý. Phần mềm cũng đáp ứng các quy trình luân chuyển hồ sơ trong nội bộ cơ quan, quy trình luân chuyển hồ sơ liên thông giữa các cơ quan; kịp thời tổng hợp, báo cáo theo yêu cầu…
Từ kết quả trên, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh đã giao Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố tiếp tục mở rộng, nâng cấp phần mềm, mở rộng phạm vi triển khai để phục vụ dùng chung cho các sở, ngành, quận, huyện, thành phố Thủ Đức, đồng thời tạo nên tính thống nhất về mặt công nghệ và dữ liệu phục vụ công tác quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo trong toàn thành phố và liên thông dữ liệu với hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về khiếu nại, tố cáo.
Để phần mềm Hệ thống quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo tại Thành phố Hồ Chí Minh và liên thông cơ sở dữ liệu quốc gia về khiếu nại, tố cáo vận hành một cách thông suốt, thống nhất, mới đây Thành phố Hồ Chí Minh có văn bản chỉ đạo về triển khai hệ thống này.
Theo đó, thành phố yêu cầu đưa vào vận hành chính thức hệ thống dùng chung cho các sở, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện, thành phố Thủ Đức và Ủy ban nhân dân các phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh kể từ ngày 26/4. Thủ trưởng các sở, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện và thành phố Thủ Đức, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường, xã, thị trấn trên địa bàn thành phố chỉ đạo thực hiện cập nhật đầy đủ thông tin về công tác tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo đúng các chức năng trên hệ thống...
Tuy nhiên, để hệ thống phát huy hiệu quả, đạt kỳ vọng như đề ra, các đơn vị liên quan cần có giải pháp bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn, đặc biệt là công tác bảo mật; cùng với đó, tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng cho cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng, vận hành hệ thống; bảo đảm các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác quản lý, vận hành và duy trì hệ thống tuân thủ các quy định về bảo đảm an toàn, an ninh mạng theo đúng các quy định của pháp luật...
