Nhiều bước tiến trong cắt giảm thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu gắn với chuyển đổi số

Bộ Tư pháp tiên phong trong chia sẻ dữ liệu

Hiện thực hóa các quy định của Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP, Bộ Tư pháp ban hành Quyết định số 3458/QĐ-BTP ngày 10/12/2025 công bố các dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đủ điều kiện khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính.

Danh mục dữ liệu được phép khai thác bao trùm hầu hết các loại giấy tờ hộ tịch quan trọng: Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh; giấy chứng nhận kết hôn/bản sao Trích lục kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; trích lục khai tử/Giấy chứng tử/bản sao Trích lục khai tử và các loại giấy tờ hộ tịch khác. Đây là những giấy tờ được sử dụng trong phần lớn thủ tục hành chính ở nhiều lĩnh vực như bảo hiểm xã hội, giáo dục, y tế, trợ giúp pháp lý…

Khi được khai thác trực tuyến từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, công dân không cần phải nộp bản chính hoặc bản sao các giấy tờ này, góp phần giảm thời gian, chi phí, đồng thời hạn chế tình trạng xác nhận lặp lại nhiều lần giữa các cơ quan.

Việc Bộ Tư pháp công bố danh mục dữ liệu đủ điều kiện khai thác là động thái có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, đánh dấu bước chuyển căn bản từ mô hình giải quyết thủ tục hành chính dựa trên giấy tờ sang mô hình “không yêu cầu cung cấp lại thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu”. Đây là cơ quan đầu tiên thực hiện chia sẻ dữ liệu để cắt giảm thủ tục hành chính theo Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP phản ánh vai trò trung tâm của ngành tư pháp trong xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số.

Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử - được hình thành từ năm 2016 và được liên tục cập nhật bổ sung - là cơ sở dữ liệu quan trọng chứa đựng thông tin cơ bản của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết đi. Bằng việc chia sẻ theo mức độ hoàn thiện thực tế của cơ sở dữ liệu, với nguyên tắc dữ liệu cập nhật đến đâu được chia sẻ đến đó; tạo cơ sở để các bộ, ngành và địa phương chủ động tích hợp, khai thác thông tin theo nhu cầu, không chờ hoàn tất cơ sở dữ liệu mới triển khai. Đây là cách tiếp cận linh hoạt, phù hợp với thực tiễn, góp phần đẩy nhanh tiến trình thực thi cải cách thủ tục hành chính gắn với chuyển đổi số.

Tuy chưa có quyết định chính thức nhưng kết quả rà soát của Bộ Khoa học và Công nghệ cho thấy, bộ đang quản lý 519 thủ tục hành chính, gồm 334 thủ tục cấp trung ương và 185 thủ tục cấp tỉnh, thuộc 8 lĩnh vực chuyên ngành. Trong số này, có 154 thủ tục liên quan đến 15 loại giấy tờ đã có dữ liệu trên các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành. Các thủ tục thường yêu cầu ba loại giấy tờ chính gồm: Căn cước công dân, Phiếu lý lịch tư pháp và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đáng chú ý, yêu cầu về Phiếu lý lịch tư pháp đã được cắt giảm theo Nghị định số 262/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Khoa học, Công nghệ và Đổi mới sáng tạo.

Bộ Khoa học và Công nghệ đề xuất cắt giảm, đơn giản hóa 155 thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu, đồng thời đề xuất sửa đổi 29 văn bản quy phạm pháp luật (gồm 2 luật, 10 nghị định, 5 quyết định của Thủ tướng Chính phủ và 12 thông tư) để phù hợp với yêu cầu cải cách trong giai đoạn chuyển đổi số.

Địa phương: Hà Nội đi đầu trong tái cấu trúc thủ tục hành chính

Mới đây, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội vừa hoàn thành việc xây dựng và phê duyệt phương án tái cấu trúc đối với 293 thủ tục hành chính để cung cấp dịch vụ công trực tuyến, dịch vụ công trực tuyến toàn trình, liền mạch, hiệu quả, tối ưu chi phí. Đây là các thủ tục hành chính phổ biến nhất, phát sinh trung bình khoảng 2,39 triệu hồ sơ mỗi năm, tập trung ở các lĩnh vực có tác động trực tiếp đến đời sống dân sinh và hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Theo Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, thời gian qua mặc dù 100% (2.149/2.149) thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của thành phố đã được cung cấp dưới hình thức dịch vụ công trực tuyến; tỷ lệ hồ sơ tiếp nhận trực tuyến hiện đạt xấp xỉ 100%, góp phần ước tính tăng năng suất tiếp nhận và giảm khoảng 40% thời gian chờ đợi tại bộ phận một cửa. Tuy nhiên, tỷ lệ hồ sơ được xử lý theo hình thức trực tuyến toàn trình mới đạt 68,7%.

Để đáp ứng kỳ vọng đặt ra đối với chuyển đổi số trong giải quyết thủ tục hành chính, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội đã hoàn thành tái cấu trúc 293 thủ tục hành chính có tần suất phát sinh hồ sơ lớn như đất đai, xây dựng, y tế, tư pháp, lao động việc làm và đầu tư, sẽ được áp dụng đồng bộ theo phương án tái cấu trúc từ ngày 1/1/2026. Với 293 thủ tục hành chính được tái cấu trúc giúp thành phố tiết kiệm hơn 1.650 tỷ đồng mỗi năm, tương đương trên 71% chi phí xã hội trước đây.

Cùng với đó, hơn 15,1 triệu giờ đi lại mỗi năm của người dân và doanh nghiệp được cắt giảm nhờ chuyển đổi từ hình thức giải quyết trực tiếp sang trực tuyến toàn trình. Người dân có thể thực hiện thủ tục ngay tại nhà, hạn chế tối đa việc phải đến cơ quan hành chính để đối chiếu hay bổ sung hồ sơ.

Một điểm thay đổi quan trọng là việc cắt giảm và đơn giản hóa thành phần hồ sơ. Thành phố đã loại bỏ hoặc thay thế hoàn toàn 72 loại giấy tờ bằng dữ liệu điện tử, hạn chế tối đa việc người dân, doanh nghiệp phải chuẩn bị, sao chụp, công chứng, chứng thực. Đồng thời, 95 thủ tục hành chính được chuyển từ yêu cầu nộp bản sao chứng thực sang bản sao điện tử thông thường, trên cơ sở đánh giá rủi ro pháp lý ở mức thấp, qua đó giảm áp lực cho hoạt động chứng thực, đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại.

Thành phố Hà Nội cũng đã xác định rõ 23 cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành và của các cơ quan cần kết nối, tạo nền tảng triển khai nguyên tắc “một lần khai báo, nhiều lần sử dụng”, phục vụ hiệu quả việc xây dựng chính quyền số, đô thị thông minh trong giai đoạn tới.

Việc tái cấu trúc thủ tục hành chính thúc đẩy mạnh mẽ sự chuyển đổi từ tư duy quản lý dựa trên hồ sơ giấy, tiền kiểm sang quản lý dựa trên dữ liệu, hậu kiểm và trách nhiệm pháp lý. Đồng thời, góp phần nâng cao rõ rệt trải nghiệm thực tế của người dân, doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ công; qua đó củng cố niềm tin của xã hội đối với nỗ lực cải cách hành chính của chính quyền thành phố, tạo sự đồng thuận và sẵn sàng tham gia dịch vụ công trực tuyến, thúc đẩy chuyển đổi số bền vững.