Dữ liệu số đang thay đổi cách hộ kinh doanh ứng xử với thuế

Dữ liệu số thay đổi cách quản lý hộ kinh doanh

Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất của khu vực hộ kinh doanh thời gian gần đây là việc dữ liệu bắt đầu hiện diện ngày càng rõ trong hoạt động vận hành hằng ngày. Nếu trước đây nhiều hộ kinh doanh quản lý doanh thu chủ yếu bằng ghi chép thủ công hoặc kinh nghiệm cá nhân thì nay, cùng với sự phổ biến của hóa đơn điện tử, thanh toán số và phần mềm quản trị bán hàng, cách vận hành này đang dần thay đổi.

Tại tọa đàm do Báo Nhân Dân tổ chức ngày 26/5, bà Nguyễn Thị Minh Khuê, Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo cho biết, trong quá trình triển khai giải pháp cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp ghi nhận sự thay đổi khá rõ trong tư duy quản trị của nhiều nhà bán hàng nhỏ lẻ.

Theo bà Khuê, ngày càng nhiều hộ kinh doanh không còn chỉ quan tâm tới việc bán được bao nhiêu hàng, mà bắt đầu chú ý hơn tới quản trị dòng tiền, biên lợi nhuận, tồn kho và khả năng kiểm soát doanh thu theo từng giai đoạn.

“Nhiều hộ kinh doanh đã quen thuộc với các thao tác như xem báo cáo doanh thu thường xuyên hơn; chủ động theo dõi doanh thu theo ngày, tháng; quan tâm tới biên lợi nhuận; kiểm soát tồn kho và dòng tiền”, bà Khuê cho biết.

Theo bà Khuê, điều này cho thấy hộ kinh doanh đang dần chuyển từ mô hình quản lý cảm tính sang mô hình quản trị bài bản hơn. Khi dữ liệu kinh doanh được số hóa, người kinh doanh có thể nhìn rõ tình hình hoạt động, chủ động kế hoạch vận hành thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm hoặc ghi nhớ thủ công như trước đây.

Sự thay đổi này diễn ra trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng minh bạch hơn và dữ liệu số ngày càng phổ biến hơn. Theo bà Nguyễn Thị Minh Khuê, các chủ trương chuyển đổi số đang làm môi trường kinh doanh ngày càng minh bạch hơn, đồng thời đặt ra yêu cầu để hộ kinh doanh thay đổi cách vận hành.

Điều hộ kinh doanh cần hiện nay không phải những hệ thống quá phức tạp mà là các công cụ đủ đơn giản để ai cũng có thể sử dụng.

Bà Nguyễn Thị Minh Khuê, Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo.

​Ở góc độ doanh nghiệp công nghệ, bà Khuê cho rằng điều hộ kinh doanh cần hiện nay không phải những hệ thống quá phức tạp mà là các công cụ đủ đơn giản để ai cũng có thể sử dụng. “Hộ kinh doanh cần dễ dùng, dễ hiểu, triển khai nhanh”, bà Khuê nhấn mạnh.

Theo bà Khuê, một trong những vấn đề lớn nhất hiện nay là dữ liệu bán hàng, hóa đơn điện tử và kế toán ở nhiều hộ kinh doanh vẫn còn rời rạc. Trong khi đó, với các mô hình bán hàng đa kênh, thanh toán đa phương thức hoặc kinh doanh tại nhiều địa điểm, việc đồng bộ dữ liệu trở nên đặc biệt quan trọng.

Thực tế này cho thấy dữ liệu số đang dần thay đổi nền tảng vận hành của khu vực hộ kinh doanh. Nếu như trước đây việc bán hàng chủ yếu dựa trên trí nhớ, sổ tay hoặc ghi chép rời rạc thì nay, mỗi giao dịch thanh toán, mỗi đơn hàng hay mỗi hóa đơn điện tử đều để lại dấu vết dữ liệu. Chính sự thay đổi này đang khiến hoạt động kinh doanh từng bước chuyển từ mô hình thủ công sang mô hình quản trị dựa trên dữ liệu.

Không chỉ doanh nghiệp công nghệ, các chuyên gia về thuế cũng nhìn nhận hóa đơn điện tử và dữ liệu số đang tạo ra thay đổi căn bản trong hoạt động của hộ kinh doanh.

Bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam cho rằng, việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ phục vụ cơ quan quản lý mà còn mang lại lợi ích trực tiếp cho chính hộ kinh doanh. Theo bà, khi giao dịch được minh bạch hóa, hộ kinh doanh sẽ thuận lợi hơn trong việc chứng minh nguồn gốc hàng hóa, hoàn thiện hồ sơ tài chính và tham gia sâu hơn vào chuỗi cung ứng chính thức của nền kinh tế.

Một điểm đáng chú ý được bà Nguyễn Thị Cúc nhấn mạnh là khi dữ liệu tài chính trở nên rõ ràng hơn, các tổ chức tín dụng và nhà đầu tư cũng có thêm cơ sở để đánh giá năng lực hoạt động của hộ kinh doanh. Điều này mở ra cơ hội tiếp cận vốn vay hoặc thu hút đầu tư thuận lợi hơn so với trước đây - điều vốn là điểm yếu kéo dài của khu vực kinh tế cá thể.

Có thể thấy, hóa đơn điện tử hiện không chỉ phục vụ quản lý thuế mà còn đang giúp hộ kinh doanh từng bước hòa nhập vào môi trường kinh doanh minh bạch và chuyên nghiệp hơn.

Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi này cũng đặt ra không ít thách thức, đặc biệt với nhóm hộ kinh doanh nhỏ hoặc đã quen với phương thức vận hành thủ công trong thời gian dài.

Bà Nguyễn Thị Cúc dẫn thực tế khảo sát tại nhiều chợ truyền thống hoặc quán ăn bình dân, nơi nhân viên vẫn tính tiền bằng cách “đếm đĩa”, thu tiền mặt trực tiếp tại bàn và rất khó xác định chính xác doanh thu thực tế. Theo bà, nếu không có sự hỗ trợ từ thanh toán điện tử, mã QR hoặc máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế thì việc kiểm soát dòng tiền sẽ tiếp tục là bài toán khó.

Việc kết hợp đồng bộ giữa cải cách phương pháp tính thuế, hiện đại hóa thanh toán số và nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật sẽ giúp hoạt động kinh doanh minh bạch hơn, đồng thời hỗ trợ người dân làm giàu chính đáng và bền vững hơn.

Bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam

Theo bà, việc kết hợp đồng bộ giữa cải cách phương pháp tính thuế, hiện đại hóa thanh toán số và nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật sẽ giúp hoạt động kinh doanh minh bạch hơn, đồng thời hỗ trợ người dân làm giàu chính đáng và bền vững hơn.

Có thể thấy, sự thay đổi hiện nay không chỉ nằm ở việc hộ kinh doanh có sử dụng phần mềm hay không, mà nằm ở việc dữ liệu đang dần trở thành “hạ tầng vận hành” mới của khu vực kinh tế cá thể. Từ quản lý bán hàng, theo dõi tồn kho đến kiểm soát dòng tiền, mọi hoạt động đang từng bước được số hóa và liên thông hơn trước.

Hóa đơn điện tử trở thành nền tảng vận hành mới

Cùng với quá trình chuyển đổi số, vai trò của hóa đơn điện tử cũng đang thay đổi nhanh chóng. Nếu trước đây nhiều hộ kinh doanh nhìn hóa đơn điện tử chủ yếu như một yêu cầu phục vụ quản lý thuế thì nay, công cụ này đang dần trở thành một phần của hệ thống quản trị kinh doanh.

Theo bà Nguyễn Thị Minh Khuê, khi hộ kinh doanh bán hàng đa kênh, thanh toán bằng nhiều phương thức, sử dụng hóa đơn điện tử và quản lý doanh thu ở nhiều địa điểm, điều quan trọng nhất là dữ liệu trên phần mềm bán hàng, phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán phải được kết nối đồng bộ thay vì vận hành rời rạc.

Điều này phản ánh một thực tế rằng hóa đơn điện tử giờ đây không còn đơn thuần là chứng từ thuế, mà đã trở thành mắt xích trong toàn bộ quy trình vận hành kinh doanh. Khi dữ liệu bán hàng, thanh toán và kế toán được kết nối với nhau, hộ kinh doanh có thể kiểm soát tốt hơn dòng tiền, hiệu quả kinh doanh cũng như rủi ro phát sinh trong hoạt động hằng ngày.

Không dừng ở đó, công nghệ mới và trí tuệ nhân tạo cũng đang bắt đầu tham gia vào hoạt động kinh doanh của khu vực hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Theo bà Nguyễn Thị Minh Khuê, AI hiện đã có thể hỗ trợ như một nhân viên chăm sóc khách hàng hoạt động liên tục 24/7, giúp hộ kinh doanh giảm bớt chi phí thuê nhân sự trực tổng đài hoặc chăm sóc khách hàng thường xuyên.

Theo bà, doanh nghiệp công nghệ hiện không chỉ cung cấp phần mềm mà còn phải đóng vai trò đồng hành, giúp hộ kinh doanh thích nghi thuận lợi hơn với môi trường kinh doanh mới. Khi công cụ đủ đơn giản và thuận tiện, việc thực hiện các yêu cầu quản lý cũng sẽ nhẹ nhàng hơn với hộ kinh doanh.

Đại diện cơ quan thuế, bà Nguyễn Thị Thu, Trưởng Ban Nghiệp vụ Thuế (Cục Thuế) cũng cho rằng dữ liệu hóa đơn điện tử hiện đã trở thành một trong những nguồn dữ liệu quan trọng nhất phục vụ quản lý thuế.

Bà Thu cho biết, dữ liệu hóa đơn điện tử hiện không chỉ hỗ trợ kê khai, đối chiếu thông tin và giảm sai sót cho người nộp thuế mà còn giúp cơ quan quản lý theo dõi doanh thu, đối chiếu với dữ liệu thanh toán và phân tích rủi ro trong hoạt động kinh doanh.

Việc đánh giá rủi ro hiện nay không còn dựa chủ yếu vào phương thức kiểm tra thủ công mà được thực hiện thông qua việc kết nối nhiều nguồn dữ liệu khác nhau như hóa đơn điện tử, dữ liệu từ nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, ngân hàng thương mại, trung gian thanh toán và các nguồn dữ liệu khác theo quy định pháp luật.

Bà Nguyễn Thị Thu, Trưởng Ban Nghiệp vụ Thuế (Cục Thuế)

Theo bà Thu, việc đánh giá rủi ro hiện nay không còn dựa chủ yếu vào phương thức kiểm tra thủ công mà được thực hiện thông qua việc kết nối nhiều nguồn dữ liệu khác nhau như hóa đơn điện tử, dữ liệu từ nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, ngân hàng thương mại, trung gian thanh toán và các nguồn dữ liệu khác theo quy định pháp luật.

“Như vậy, về cơ bản, pháp luật về quản lý thuế và pháp luật liên quan đã có sự đồng bộ nhằm bảo đảm không có ‘khoảng trống dữ liệu’ trong quản lý”, bà Thu nhấn mạnh.

Điều này cũng đồng nghĩa hoạt động của hộ kinh doanh đang bước vào giai đoạn mà doanh thu, dòng tiền và giao dịch sẽ ngày càng gắn chặt hơn với dữ liệu số. Trong môi trường đó, hóa đơn điện tử không còn chỉ là công cụ phục vụ quản lý thuế mà đang trở thành nền tảng kết nối giữa quản trị kinh doanh, thanh toán số và quản lý dữ liệu vận hành.

Nhìn rộng hơn, sự thay đổi đang diễn ra cho thấy khu vực hộ kinh doanh đang bước vào một quá trình chuyển đổi sâu hơn nhiều so với việc áp dụng một công cụ công nghệ đơn lẻ. Đó là quá trình chuyển từ mô hình vận hành dựa chủ yếu vào kinh nghiệm sang mô hình quản trị dựa trên dữ liệu; từ giao dịch tiền mặt và ghi chép thủ công sang hệ thống vận hành số hóa, liên thông và minh bạch hơn. Trong quá trình đó, dữ liệu số đang dần trở thành yếu tố định hình lại cách hộ kinh doanh vận hành, quản lý doanh thu và ứng xử với nghĩa vụ thuế trong giai đoạn mới.