Ða dạng về giá
Trong thời điểm từ cuối tháng 3 đến hết tháng 4-2013, phần lớn các khách sạn có tiêu chuẩn năm sao như New World Hotel, Rex, Equatorial, Sofitel Saigon Plaza, Windsor Plaza Hotel, Moevenpick, Tân Sơn Nhất Hotel... đều còn chỗ trống cho thuê để tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo, gặp gỡ khách hàng. Ngay cả các sự kiện có lượng người tham dự từ 200 đến 250 người, hay những hội trường có sức chứa lên tới 700 đến 800 người tham dự cũng đều còn trống trong thời điểm cuối tháng 3 và sang tháng 4-2013. Vào thời điểm này, doanh nghiệp đặt thuê trước sẽ có nhiều lựa chọn như vị trí sảnh ngoài, tiện đi lại, đặc biệt giá cả thuê cùng với các chi phí ăn uống tại khách sạn cũng rẻ hơn so với cuối năm 2012, thời điểm nhiều doanh nghiệp có nhu cầu thuê hội trường để tổ chức sự kiện tổng kết kinh doanh dịp cuối năm. Chi phí thuê hội trường cũng rất phong phú, tùy theo vị trí của khách sạn, gần hay xa trung tâm thành phố, giá cả cũng lên xuống tùy theo khách sạn, dù đều là khách sạn năm sao nhưng giá cả cũng có sự chênh lệch nhất định.
Mặc dù dịch vụ cung cấp cơ bản là như nhau nhưng báo giá của các khách sạn năm sao cũng có sự chênh lệch. Ðối với những sự kiện được tổ chức trong nửa ngày, giá thuê trung bình từ 350 nghìn đồng đến 800 nghìn đồng/người. Chi phí này đã bao gồm cả tiệc trà, ăn trưa và đồ uống tại hội nghị cho khách; và các trang thiết bị như bàn hướng dẫn, bàn tiếp tân, sân khấu, âm thanh, ánh sáng... Ngoài ra những thiết bị khác, thuê máy chiếu cũng dao động trong khoảng 1,5 triệu đồng đến 2,2 triệu đồng; còn thuê tai nghe dịch thuật ca-bin, thuê dịch thuật được tính riêng. Theo bà Nguyễn Thị Huệ, nhân viên kinh doanh tại khách sạn Rex (quận 1), nếu doanh nghiệp thuê hội trường cho 200 đến 300 khách trong thời gian từ 8 giờ sáng cho đến 12 giờ trưa, không ăn trưa tại khách sạn thì giá thuê hơn 460 nghìn đồng/người; trường hợp có tiệc trưa thì giá khoảng 714 nghìn đồng/người. Còn theo bà Trần Thị Kim Thúy, Phòng sự kiện của khách sạn Equatorial (quận 5), thuê hội trường tại Equatorial phải có ít nhất là 25 người. Nếu không ăn trưa, chi phí thuê trung bình vào khoảng 600 nghìn đồng/người, chi phí này đã bao gồm phục vụ cà-phê đầu giờ và tiệc trà ở giờ nghỉ giải lao. Trong khi đó, tại khách sạn Sofitel Saigon Plaza (quận 1), thuê hội trường nửa ngày trong thời điểm tháng 4-2013 sẽ có giá khoảng 698 nghìn đồng/người, bao gồm tiệc trưa nhà hàng trong khách sạn, trường hợp không dùng tiệc trưa sẽ có giá là 575 nghìn đồng/người. Còn tại Windsor Plaza Hotel (quận 5), thuê hội trường phục vụ hội nghị cho khoảng 200 khách thì giá khoảng 359 nghìn đồng/người, giá đã bao gồm tiệc trưa... Giá tại phần lớn các khách sạn là giá chưa bao gồm 5% phí phục vụ và 10% thuế VAT.
Xu hướng tiết kiệm
Theo nghiên cứu từ các công ty chuyên tổ chức sự kiện tại thành phố, có hai giai đoạn doanh nghiệp thường tổ chức các sự kiện là dịp cuối năm và đầu năm. Cuối năm thì nhiều doanh nghiệp tổ chức tất niên; ngược lại, trong dịp đầu năm nhiều doanh nghiệp lại tổ chức tân niên, ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới, cách tiếp cận thị trường, nhận dạng thương hiệu mới... Tuy nhiên, khác với những năm trước đây, năm 2013 tình hình kinh tế trong nước vẫn đối mặt với nhiều khó khăn nên doanh nghiệp lại có xu hướng chọn giải pháp tổ chức tại các nhà hàng, với hệ thống trang thiết bị hạ tầng về âm thanh, ánh sáng tốt... hoặc chuyển sang thuê hội trường ở những khách sạn vẫn ở vị trí trung tâm nhưng có chi phí thấp hơn. Sự chuyển dịch này nhằm giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với những khách sạn năm sao sang trọng. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp trước đây thường tổ chức tiệc tại Park Hyatt, Sheraton Hotel, Caravelle Hotel... đang có xu hướng chuyển sang thuê hội trường của những khách sạn có giá rẻ hơn. Tuy nhiên, với những thương hiệu mạnh, khi tổ chức sự kiện cho công ty, thông thường họ vẫn giữ nguyên lịch tại các khách sạn năm sao như đã thực hiện trong các năm trước.
Theo ông Lê Viết Cường, Chủ tịch HÐQT Công ty Truyền thông Thiên Hà (Galaxy Media), vấn đề là làm thương hiệu và tạo ra đẳng cấp. Bởi từ xưa đến nay các công ty đều tổ chức tại khách sạn năm sao, giờ chuyển sang khách sạn ba hay bốn sao hoặc nhà hàng chuyên biệt thì có thể ảnh hưởng không tốt đến hình ảnh thương hiệu. Rõ ràng, tùy theo chiến lược tiếp thị, truyền thông và quy mô của từng công ty mà có lựa chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp đối tác, khách hàng. So với những năm trước, các công ty tổ chức sự kiện cũng thường đặt vấn đề lựa chọn địa điểm tổ chức là tại các khách sạn năm sao. Còn hiện tại, nhiều doanh nghiệp lại thực hiện chiến lược tiếp thị gần gũi hơn tới khách hàng mục tiêu với những chương trình nhỏ hơn, mang tích chất thực dụng hơn chứ không mang nặng tính hình thức.
