Cần có email cá nhân, số căn cước công dân/định danh cá nhân để nhận sổ bảo hiểm xã hội điện tử
Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội đã có thông báo về việc nhận và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, Nghị định số 164/2025/NĐ-CP, Thông tư số 09/2026/TT-BTC và Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Theo đó, Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội có hướng dẫn cụ thể như sau đây.
Trước hết, đơn vị sử dụng lao động; cơ quan quản lý người chỉ tham gia bảo hiểm y tế; Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng; các cơ sở giáo dục phối hợp hướng dẫn người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cài đặt và sử dụng ứng dụng Bảo hiểm xã hội số (VssID). Đồng thời, cung cấp thông tin: địa chỉ thư điện tử (email) cá nhân của người tham gia, số căn cước công dân/định danh cá nhân (căn cước công dân/định danh cá nhân) tổng hợp gửi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đang tham gia bảo hiểm xã hội theo hồ sơ điện tử 600 (ghi email vào cột Ghi chú của mẫu D02-LT) để được cập nhật vào phần mềm quản lý của ngành bảo hiểm xã hội phục vụ cho việc nhận và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế điện tử trong việc giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.
Cơ quan này cũng lưu ý, email của người tham gia phải thuộc sở hữu cá nhân, không sử dụng email được cấp cho đơn vị; cá nhân phải kiểm soát tài khoản email, không cung cấp mật khẩu cho người khác để tránh lộ lọt dữ liệu, trục lợi Quỹ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Trường hợp cung cấp thông tin không chính xác ảnh hưởng đến quyền lợi của người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đơn vị chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Về quy định cấp sổ bảo hiểm xã hội điện tử, kể từ ngày 6/10/2026, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội điện tử khi người tham gia cấp sổ bảo hiểm xã hội, cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi thông tin, điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ, gộp sổ bảo hiểm xã hội hoặc xác nhận bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.
Đồng thời, cập nhật mã số bảo hiểm xã hội trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế theo số căn cước công dân/định danh cá nhân của người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Về sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử, Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội cho biết, người tham gia truy cập ứng dụng VNeID mức độ 2 hoặc ứng dụng VssID hoặc email nhận và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
Thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử được sử dụng để khám bệnh, chữa bệnh tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế và thanh toán chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế.
Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội cũng hướng dẫn chi tiết về trường hợp chưa được cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử.
Cụ thể, đối với trường hợp người lao động đang tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế hoặc đã bảo lưu trước ngày 1/10/2026 mà chưa được cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử, chưa theo số căn cước công dân/định danh cá nhân thì vẫn tiếp tục sử dụng sổ bảo hiểm xã hội/tờ rời bản giấy và thẻ bảo hiểm y tế cũ để thực hiện giao dịch hồ sơ với cơ quan bảo hiểm xã hội.
Về việc phối hợp cập nhật thông tin, hiện nay, Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội đang phối hợp các đơn vị, cơ quan quản lý đối tượng,... điều chỉnh bộ mã đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo Công văn số 1804/BHXH-QLT ngày 4/8/2025 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Bảo hiểm xã hội Hà Nội đề nghị các đơn vị quan tâm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đang tham gia để cung cấp các thông tin về mã số doanh nghiệp, mã quan hệ ngân sách (đối với các đơn vị có quan hệ ngân sách), mã loại hình sản xuất kinh doanh,... để có căn cứ cập nhật, điều chỉnh đồng nhất bộ mã đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của đơn vị theo quy định.
Thống kê từ Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội cho thấy, tính đến hết tháng 9/2026, toàn thành phố có 2,735 triệu người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, chiếm 48,28% lực lượng trong độ tuổi lao động. Cùng với đó là 153,4 nghìn người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện, chiếm 3,73% lực lượng lao động trong độ tuổi. Số người tham gia bảo hiểm thất nghiệp là 2,646 triệu người, chiếm 47% lực lượng lao động trong độ tuổi.
Sổ bảo hiểm xã hội điện tử có thông tin đầy đủ như bản giấy
Trước đó, quy định tại Thông tư số 09/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành quy định về việc tạo lập sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử có hiệu lực từ ngày 3/2/2026 đã nêu rõ bốn nguyên tắc thực hiện.
Thứ nhất, đơn vị, người tham gia thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và nhận kết quả giải quyết tại kho quản lý dữ liệu điện tử của đơn vị, người tham gia.
Thứ hai, việc tạo lập sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử phải thực hiện bằng phương tiện điện tử bảo đảm chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Thứ ba, nội dung ghi trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử phải trùng khớp với thông tin lưu trữ tại cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm. Các thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử khi có thay đổi, điều chỉnh theo đề nghị của đơn vị, người tham gia hoặc giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp phải được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm kịp thời, đúng quy định.
Cũng theo Thông tư trên, sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 164/2025/NĐ-CP do cơ quan bảo hiểm xã hội tạo lập bằng phương tiện điện tử từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm theo mã số bảo hiểm xã hội duy nhất; được lưu trữ, cập nhật thường xuyên tại kho quản lý dữ liệu điện tử của người tham gia và được tích hợp với tài khoản định danh điện tử (VNelD) mức độ 2, tài khoản bảo hiểm xã hội số (VssID). Sổ chứa đựng thông tin đầy đủ như sổ bảo hiểm xã hội bản giấy.
Còn thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 188/2025/NĐ-CP do cơ quan bảo hiểm xã hội lập bằng phương tiện điện tử từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm theo mã số bảo hiểm xã hội duy nhất.
Thẻ này được lưu trữ, cập nhật thường xuyên tại kho quản lý dữ liệu điện tử của người tham gia và được tích hợp với tài khoản bảo hiểm xã hội số (VssID), liên kết với tài khoản định danh điện tử (VNelD) mức độ 2.
Thẻ chứa đựng thông tin theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 188/2025/NĐ-CP ngày 1/7/2025 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm y tế.
