Tiết kiệm thời gian cho người dân
Một trong những bất cập khi thực hiện thủ tục hành chính là người dân phải kê khai nhiều lần cùng một thông tin, nộp lại giấy tờ dù dữ liệu đã được cơ quan nhà nước thu thập, quản lý. Khi các cơ sở dữ liệu chưa được kết nối hoặc khai thác hiệu quả, người dân vẫn phải thực hiện những công đoạn có thể thay thế bằng việc tra cứu, đối chiếu thông tin trên hệ thống.
Tại phường Bồng Sơn, việc khai thác dữ liệu trong giải quyết thủ tục hành chính bước đầu mang lại thuận lợi cho người dân. Anh Trần Quang, người dân địa phương cho biết, việc kê khai, hoàn thiện hồ sơ khi chứng thực giấy tờ hoặc tra cứu thông tin hộ tịch diễn ra nhanh chóng hơn, giảm đáng kể số thao tác so với trước.
Từ thực tế đó, phường Bồng Sơn tiếp tục chuyển trọng tâm cải cách từ số hóa hồ sơ sang khai thác, tái sử dụng dữ liệu để giải quyết thủ tục hành chính. Trong quý III, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường tiếp nhận 1.725 hồ sơ thuộc 16 lĩnh vực, tất cả đều được nộp trực tuyến. Cộng với 76 hồ sơ chuyển từ kỳ trước, tổng số hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết là 1.801, trong đó có 810 hồ sơ liên thông lĩnh vực đất đai. Trung tâm đã giải quyết 1.650 hồ sơ đúng hạn và trước hạn, không có hồ sơ trễ hạn; 68 hồ sơ đang được giải quyết, 83 hồ sơ dừng xử lý, được rút hoặc bị từ chối.
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường Bồng Sơn Nguyễn Ái Việt cho biết, việc giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử chỉ thật sự phát huy hiệu quả khi gắn với khai thác và tái sử dụng dữ liệu đã có. Thông tin từ các cơ sở dữ liệu được tích hợp, sử dụng để hỗ trợ người dân trong quá trình kê khai, đồng thời giúp cơ quan chức năng kiểm tra, đối chiếu thông tin, hạn chế yêu cầu nhập lại dữ liệu hoặc cung cấp giấy tờ đã có trong hệ thống.
Giá trị của việc tái sử dụng dữ liệu không chỉ nằm ở số hóa thông tin mà còn ở đổi mới quy trình xử lý hồ sơ. Khi dữ liệu đã được lưu trữ, xác thực hợp lệ, cơ quan tiếp nhận có thể sử dụng để giải quyết thủ tục, giảm yêu cầu kê khai, nộp lại giấy tờ và tiết kiệm thời gian cho người dân, tổ chức.
Hiện nay, các địa phương trong tỉnh đã kết nối, khai thác những cơ sở dữ liệu trọng yếu về dân cư, đất đai, hộ tịch điện tử và đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiệu quả khai thác còn phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu, mức độ kết nối giữa các hệ thống và quy trình của từng thủ tục. Vì vậy, tỉnh cần tiếp tục chuẩn hóa dữ liệu, xác định rõ nguồn thông tin chính thức và trách nhiệm của cơ quan quản lý, bảo đảm dữ liệu được sử dụng đúng mục đích, thẩm quyền.
Tăng cường phối hợp, chia sẻ dữ liệu
Lĩnh vực đất đai là một trọng tâm được Gia Lai lựa chọn để triển khai cải cách dựa trên dữ liệu. Ngày 20/7/2026, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định 3060/QĐ-UBND phê duyệt phương án tái cấu trúc quy trình giải quyết 45 thủ tục hành chính lĩnh vực đất đai trên cơ sở khai thác, tái sử dụng dữ liệu. Tỉnh đã xây dựng, cấu hình phương án trên hệ thống; trong đó, 13 biểu mẫu điện tử được chuẩn hóa với 873 trường dữ liệu phục vụ giải quyết 40 thủ tục, và 711 trường dữ liệu được thiết kế để tự động điền thông tin, chiếm hơn 81% tổng số trường dữ liệu trong các biểu mẫu này.
Người dân có thể kiểm tra, xác nhận thông tin được hệ thống cung cấp, còn cán bộ chuyên môn đối chiếu dữ liệu trên hệ thống. Tỉnh cũng đã cấu hình 27 thủ tục hành chính để khai thác bản điện tử của giấy chứng nhận đã cấp từ dữ liệu đất đai, thay thế thành phần hồ sơ đầu vào khi đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.
Việc khai thác dữ liệu đối với 70 thủ tục trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh đòi hỏi sự phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh và đơn vị vận hành hệ thống. Các đơn vị cần xác định rõ dữ liệu có thể tái sử dụng, thông tin có thể tự động điền hoặc đối chiếu, thành phần hồ sơ được thay thế và trách nhiệm ở từng khâu xử lý.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai Phạm Anh Tuấn yêu cầu các sở, ngành tăng cường phối hợp, chia sẻ dữ liệu, không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu dùng chung; đồng thời cập nhật tiến độ xử lý hồ sơ để nhà đầu tư theo dõi. Công tác hướng dẫn phải được thực hiện ngay từ đầu, lấy sự hài lòng của doanh nghiệp làm thước đo, bảo đảm cải cách thực chất, tránh hình thức.
Ông Phạm Anh Tuấn cũng yêu cầu thực hiện nghiêm nguyên tắc “5 rõ”: Rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm, rõ kết quả. Hồ sơ chậm phải được làm rõ nguyên nhân, đề xuất biện pháp khắc phục; người đứng đầu chịu trách nhiệm nếu để xảy ra chậm trễ, sai sót hoặc gây phiền hà. Các hành vi nhũng nhiễu, tiêu cực, gợi ý chi phí ngoài quy định sẽ bị xử lý nghiêm; trường hợp cần thiết sẽ xem xét điều chuyển công tác hoặc kỷ luật theo quy định.
