1. Hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản về BĐS
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu công chứng, chứng thực bao gồm:
a. Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, văn bản hoặc phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản.
b. Bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
c. Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật Đất đai năm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003; bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và QSDĐ ở được cấp theo quy định của Nghị định số 60/CP ngày 5-7-1994 của Chính phủ; bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và QSDĐ ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở (sau đây gọi là giấy chứng nhận).
d. Hợp đồng, văn bản về BĐS.
Ngoài các giấy lờ nêu trên, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây: bản sao sổ hộ khẩu; bản sao di chúc; bản sao giấy chứng tử của người để lại di sản; văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng QSDĐ; bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
2. Trình tự, thủ tục công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản về BĐS
2.1. Trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, văn bản về BĐS
a. Người yêu cầu công chứng nộp 1 bộ hồ sơ yêu cầu công chứng và xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; phòng công chứng tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng.
b. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng hợp lệ thì phòng công chứng ghi vào sổ công chứng hợp đồng, giao dịch và thực hiện công chứng. Trường hợp không công chứng được trong ngày nhận hồ sơ thì phòng công chứng ghi vào sổ công chứng hợp đồng, giao dịch, viết phiếu hẹn trao cho người yêu cầu công chứng.
c. Trường hợp công chứng văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản thừa kế thì thời hạn niêm yết 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế không tính vào thời hạn công chứng.
d. Thời hạn công chứng hợp đồng, văn bản về BĐS cụ thể như sau:
- Trong ngày nhận hồ sơ đối với hợp đồng, văn bản về BĐS trong trường hợp là hộ gia đình, cá nhân; nếu nộp hồ sơ yêu cầu công chứng sau 3 giờ chiều thì việc công chứng được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với hợp đồng, văn bản về BĐS trong trường hợp là tổ chức trong nước, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài; trường hợp hợp đồng thế chấp thì không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
2.2. Trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản về BĐS
a. Người yêu cầu chứng thực nộp 1 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, phường, thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực.
b. Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, phường, thị trấn ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và trình chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực hợp đồng, văn bản về BĐS. Trường hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, phường, thị trấn ghi vào sổ chứng thực hợp đồng giao dịch, viết phiếu hẹn trao cho người yêu cầu chứng thực.
Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiện người có BĐS không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có BĐS theo quy định của pháp luật thì cán bộ tư pháp hộ tịch xã, phường, thị trấn trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
c. Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản thừa kế thì thời hạn niêm yết 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế không tính vào thời hạn chứng thực nêu tại điểm 3.4 khoản này.
d. Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về BĐS được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau 3 giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
e. Việc thu, nộp và quản lý sử dụng phí, lệ phí chứng thực của UBND cấp xã thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.
