Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông (TT-TT) TP Hồ Chí Minh Võ Thị Trung Trinh cho biết, thực hiện chủ trương đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, cuối năm 2016, nhiều sở, ngành của thành phố đã sử dụng chữ ký số trên các văn bản điện tử để giải quyết hồ sơ, công việc liên thông giữa các đơn vị. Từ đó đến nay, Sở TT-TT đã cấp chữ ký số và tập huấn cách làm cho 70 đơn vị thuộc các cơ quan hành chính. Trong tháng 5 tới, thành phố sẽ triển khai sử dụng chữ ký số ở tất cả các cơ quan, đơn vị còn lại. Việc sử dụng chữ ký số trong môi trường mạng để giải quyết hồ sơ, trao đổi ý kiến giữa lãnh đạo thành phố với các đơn vị, sở, ngành và ngược lại rất nhanh chóng và hiệu quả. Đơn cử, một văn bản giấy do Sở Kế hoạch và Đầu tư gởi qua Sở TT-TT thành phố để trao đổi ý kiến, giải quyết công việc phải “đi” mất ba ngày trong khi trụ sở của hai cơ quan cách nhau chưa đến 500 m, nhưng khi dùng chữ ký số liên thông qua mạng chỉ mất nhiều lắm là năm phút sau khi “nhấp” chuột.
Để có chữ ký điện tử, trước hết phải có văn bản điện tử trong việc chuyển gởi văn bản, giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính giữa các đơn vị hành chính với nhau. Theo quy định, chữ ký số (điện tử) sử dụng trong hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng phải được cung cấp và xác thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử (Luật Giao dịch điện tử, ngày 29-11-2005). Sở TT-TT lưu ý, chữ ký điện tử tích hợp trên văn bản phải là chữ ký điện tử của cơ quan, đơn vị hoặc chữ ký điện tử của người ký. Ngoài ra, văn bản luân chuyển trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng có tích hợp chữ ký số hợp lệ thì có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.
Mới đây, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hồ Chí Minh Trần Vĩnh Tuyến đã chỉ đạo Sở TT-TT cùng các sở, ngành, đơn vị trong bộ máy hành chính đến tháng 7-2017 phải chấm dứt sử dụng chữ ký “tươi” (chữ ký “tươi” chỉ để phục vụ lưu trữ hồ sơ khi cần thiết). Riêng văn bản mật không sử dụng chữ ký số vì đây là quy định của Nhà nước.
Theo UBND thành phố Hồ Chí Minh, chữ ký số được cấp cho chủ tịch, các phó chủ tịch UBND thành phố; giám đốc, phó giám đốc các sở; chánh văn phòng và các phó chánh văn phòng UBND thành phố.
Quy trình một cửa liên thông điện tử trong công tác cấp Giấy phép xây dựng (CPXD) nhằm rút ngắn thời gian cho cá nhân và DN trong thủ thục xin phép xây dựng dự kiến được Sở Xây dựng thành phố triển khai thực hiện trong tháng 6 năm nay. Trong đó, việc ứng dụng chữ ký số trong giải quyết, trao đổi hồ sơ công việc giữa Sở Xây dựng với các sở, ngành liên quan đóng vai trò quan trọng. Phó Trưởng phòng CPXD Sở Xây dựng thành phố Lưu Hoàng Nam cho biết, hiện nay, Sở cấp phép cho các đơn vị và DN theo Luật Xây dựng là 122 ngày với thẩm quyền tham gia của các đơn vị liên quan như Cảnh sát Phòng cháy, chữa cháy; Sở Tài nguyên và Môi trường; Sở Quy hoạch và Kiến trúc theo kiểu gởi và nhận văn bản giấy. Nếu thực hiện quy trình một cửa liên thông điện tử, Sở Xây dựng sẽ giải quyết theo kiểu “ba trong một”: Thẩm định thiết kế cơ sở, thẩm định thiết kế xây dựng triển khai sau thiết kế cơ sở và cấp Giấy phép xây dựng. Nghĩa là cùng một lúc, Sở Xây dựng sẽ gởi văn bản điện tử có chữ ký số đến các cơ quan chuyên môn (Cảnh sát Phòng cháy, chữa cháy; Sở Tài nguyên và Môi trường; Sở Quy hoạch và Kiến trúc) để lấy ý kiến về các lĩnh vực liên quan như phòng cháy, chữa cháy, môi trường, đấu nối hạ tầng giao thông, cấp điện, cấp nước. Các thủ tục này có nhiều tương đồng về nội nghiệp, cho nên hoàn toàn có thể rút ngắn được thời gian nếu chủ đầu tư có đầy đủ tính pháp lý về đất (có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất). “Thời gian “đi hỏi” các đơn vị từ 42 ngày giảm còn 12 ngày; thời gian thụ lý rút ngắn từ 80 xuống 30 ngày. Tổng thể cả quy trình từ 122 còn 42 ngày, rút ngắn hai phần ba thời gian so với quy trình thông thường. Với quy chế một cửa liên thông điện tử, Sở Xây dựng chỉ gởi văn bản một lần đến ba đơn vị thì thời gian nhận phản hồi và thủ tục sẽ rút ngắn đi rất nhiều”, ông Lưu Hoàng Nam giải thích.
Phó Giám đốc Sở Xây dựng thành phố Hồ Chí Minh Đỗ Phi Hùng cho rằng: Quy trình này là nỗ lực rất lớn trong cải cách thủ tục hành chính, cụ thể là công tác CPXD của đơn vị. Trong đó, chữ ký số sẽ tạo thuận lợi cho Sở Xây dựng chuyển văn bản đến các đơn vị một cách nhanh chóng, kịp thời và quan trọng hơn là liên thông điện tử giữa các đơn vị với nhau một cách thông suốt. Tuy nhiên, một khi thực hiện quy trình này, Sở Xây dựng rất cần sự phối hợp, phản hồi nhanh chóng từ các đơn vị chức năng theo đúng thẩm quyền để bảo đảm thời gian CPXD cho cá nhân, đơn vị đúng như quy trình đã xây dựng.
Theo chỉ đạo của UBND thành phố Hồ Chí Minh, quy trình một cửa liên thông điện tử trong CPXD sẽ được Sở Xây dựng thành phố triển khai thực hiện thí điểm, nếu mang lại hiệu quả sẽ là quy trình liên thông mẫu áp dụng với các lĩnh vực khác cũng như sẽ nhân rộng để UBND các quận, huyện của thành phố thực hiện CPXD trên địa bàn.
