Theo kết quả điều tra ban đầu, Nguyễn Ngọc Thành là cán bộ Địa chính-xây dựng thuộc Ủy ban nhân phường Phú Sơn, được giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ của công dân trên địa bàn phường để làm thủ tục cấp giấy phép xây dựng nhà ở.
Một số người dân cần làm thủ tục cấp giấy phép xây dựng nhà ở nhưng không thành thạo các thủ tục hành chính, không có thời gian đi làm hồ sơ nên Thành nhận làm hộ. Thành thông báo tới người dân đóng các loại thuế, lệ phí theo quy định, ngoài ra người dân phải hỗ trợ tiền xăng xe cho Thành đi lại làm thủ tục với mức giá từ 2-3 triệu đồng/bộ.
Sau khi nhận hồ sơ và tiền thuế, lệ phí từ công dân, Nguyễn Ngọc Thành không liên hệ với đơn vị có thẩm quyền để làm thủ tục cấp phép theo quy định mà tự mình tải các giấy phép xây dựng do Ủy ban nhân dân thành phố Thanh Hóa cấp trên Cổng thông tin điện tử, rồi cắt ghép thay đổi thông tin trong giấy phép thật, in màu và đưa cho công dân sử dụng.
Với cách thức như trên, Thành đã làm và cấp 4 giấy phép xây dựng giả, thu của người dân tổng số 85 triệu đồng.
