Quy định của Luật Kế toán về chứng từ điện tử

Theo quy định tại Luật Kế toán, chứng từ điện tử (CTĐT) sẽ được coi là chứng từ kế toán khi có đủ các nội dung: Tên, số hiệu chứng từ; ngày tháng năm lập chứng từ; tên, địa chỉ của đơn vị cá nhân lập chứng từ kế toán; tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân nhận chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính... Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Các nội dung trên được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa - mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Các quy định cụ thể khác về CTĐT được quy định trong Nghị định số 129/2004/NĐ-CP (quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh) và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước như sau:

Điều kiện sử dụng CTĐT

Tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán, dịch vụ kế toán, kiểm toán sử dụng CTĐT phải có các điều kiện về: Địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý sử dụng, bảo quản và lưu trữ CTĐT, đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu kỹ thuật để thực hiện quy trình lập, sử dụng CTĐT theo quy trình kế toán và thanh toán;

Tổ chức, cá nhân sử dụng CTĐT và giao dịch thanh toán điện tử phải có các điều kiện sau: Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật và của tổ chức hoặc cá nhân sử dụng CTĐT, xác lập phương thức giao nhận CTĐT và kỹ thuật của vật mang tin; cam kết về các hoạt động diễn ra do CTĐT của mình lập khớp, đúng quy định.

Giá trị chứng từ điện tử

Khi một chứng từ bằng giấy được chuyển thành CTĐT để giao dịch, thanh toán thì CTĐT sẽ có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế tài chính và khi đó chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu trữ để theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Khi một CTĐT đã thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính chuyển thành chứng từ bằng giấy thì chứng từ bằng giấy đó chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ kế toán, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Việc chuyển đổi chứng từ bằng giấy thành CTĐT hoặc ngược lại được thực hiện theo đúng quy định về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ CTĐT và chứng từ bằng giấy.

Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử

Chữ ký điện tử là thông tin dưới dạng điện tử được gắn kèm một cách phù hợp với dữ liệu điện tử nhằm xác lập mối liên hệ giữa người gửi và nội dung của dữ liệu điện tử đó. Chữ ký điện tử xác nhận người gửi đã chấp nhận và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin trong CTĐT

Chữ ký điện tử phải được mã hóa bằng khóa mật mã; chữ ký điện tử được xác lập riêng cho từng cá nhân để xác định quyền và trách nhiệm của người lập và những người liên quan chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của CTĐT. Chữ ký trên CTĐT có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ bằng giấy.

Trường hợp thay đổi nhân viên kỹ thuật giải mã thì phải thay đổi lại ký hiệu mật, chữ ký điện tử các khóa bảo mật và phải thông báo cho các bên có liên quan đến giao dịch điện tử. Người được giao quản lý, sử dụng ký hiệu mật, chữ ký điện tử, mã khóa bảo mật phải bảo đảm bí mật và chịu trách nhiệm trước pháp luật, nếu để lộ gây thiệt hại tài sản của đơn vị và của các bên tham gia giao dịch.

Lưu trữ chứng từ điện tử

CTĐT (là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán) phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử và chống tình tạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.

CTĐT trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp CTĐT được lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp bảo đảm khai thác được khi cần thiết.

Thời điểm, thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và tiêu hủy CTĐT thực hiện theo quy định đối với tài liệu kế toán.

Báo Pháp luật