Theo kết luận từ Thanh tra tỉnh Cà Mau, Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cà Mau xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ nhưng không tổ chức thảo luận rộng rãi, dân chủ; không gửi dự thảo quy chế cho cơ quan quản lý cấp trên để lấy ý kiến là thực hiện chưa đúng theo các thông tư của Bộ Tài chính.
Hằng năm, giám đốc trung tâm không xây dựng kế hoạch tự kiểm tra tài chính, kế toán trong đơn vị mình theo các nội dung quy định về việc ban hành “Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước”.
Đối với Quỹ đời sống, Trung tâm đã lập và sử dụng hơn 4 tỷ đồng, bao gồm 2 nguồn, gồm: nguồn thu hoa hồng để lại hơn 455 triệu đồng. Nguồn này, Trung tâm không nhập quỹ cơ quan mà thành lập Quỹ đời sống; không đưa vào hệ thống sổ sách kế toán để theo dõi, quản lý; không lập chứng từ thu, chi; không hạch toán kế toán, không có báo cáo tài chính. Hành vi này có dấu hiệu phạm tội “lập quỹ trái phép” được quy định tại Điều 205 Bộ luật Hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017).
Nguồn thứ 2 hình thành từ khoản tiền cá nhân nộp tại từ tiền công chỉnh lý tài liệu hơn 3,6 tỷ đồng. Nguồn này, Giám đốc Trung tâm báo cáo đã chi hỗ trợ cho các tập thể và cá nhân ngoài Trung tâm với số tiền hơn 888 triệu đồng, nhưng qua xác minh, phần lớn các tổ chức và cá nhân không thừa nhận. Thanh tra tỉnh cho rằng hành vi này có dấu hiệu phạm tội “tham ô tài sản” được quy định tại Điều 353 Bộ luật Hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017).
Thanh tra tỉnh Cà Mau kiến nghị kiểm điểm trách nhiệm ông Trần Quốc Việt, Giám đốc Trung tâm và bà Đinh Thị Cẩm Nhung, Kế toán Trung tâm đối với những thiếu sót, sai phạm, như: mất chứng từ kế toán năm 2013; không thực hiện đúng Quyết định số 1944/QĐ-UBND của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; thanh toán làm thêm giờ cho 14 viên chức vượt quy định; áp dụng sai công thức tính đơn giá tiền công chỉnh lý tài liệu; không tiến hành trích lập 4 quỹ theo quy định; chi phúc lợi chưa bảo đảm nội dung chi theo quy định; quản lý, sử dụng tài sản công không đúng quy định.
Ngoài ra, Thanh tra tỉnh kiến nghị kiểm điểm trách nhiệm cá nhân ông Trần Quốc Việt đối với những thiếu sót như: xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ chưa đúng quy định của Bộ Tài chính; không xây dựng kế hoạch và thực hiện tự kiểm tra tài chính, kế toán trong đơn vị theo quy định.
Liên quan đến các sai phạm nêu trên, Thanh tra tỉnh Cà Mau chuyển hồ sơ vụ việc sang cơ quan điều tra xử lý theo thẩm quyền đối với việc lập và sử dụng Quỹ đời sống, số tiền hơn 4 tỷ đồng xảy ra tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cà Mau.
