Theo quy định tại Thông tư Quy định về quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành về giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên do Bộ GD-ĐT mới ban hành, mỗi giáo viên, nhân viên, cán bộ quản lý cơ sở giáo dục, học sinh đều có một mã định danh. Mã số định danh cho mỗi đối tượng là duy nhất, có độ dài 20 ký tự, do Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành cấp tự động trong lần tạo lập hồ sơ đầu tiên trên cơ sở các thông tin bắt buộc khai báo.
Trường hợp giáo viên, nhân viên, cán bộ quản lý cơ sở giáo dục chuyển công tác, ngừng làm việc, thôi việc, sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý cập nhật trạng thái và thông tin hồ sơ điện tử (không xoá hồ sơ và mã định danh của giáo viên, nhân viên, cán bộ quản lý giáo dục trên Cơ sở dữ liệu ngành.
Trường hợp học sinh nghỉ học, thôi học, chuyển đi, cơ sở giáo dục nơi học sinh chuyển đi và sở GD-ĐT hoặc phòng GD-ĐT trực tiếp quản lý cập nhật trạng thái hồ sơ điện tử của học sinh. Trường hợp tiếp nhận học sinh chuyển đến, cơ sở giáo dục nơi học sinh chuyển đến và sở GD-ĐT hoặc phòng GD-ĐT trực tiếp quản lý cập nhật thông tin hồ sơ điện tử theo mã định danh của học sinh (không xoá hồ sơ và mã định danh của học sinh trên cơ sở dữ liệu ngành).
Mỗi sở GD-ĐT, phòng GD-ĐT cũng được tạo lập một mã số định danh trong Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành.
