Hội nghị diễn ra theo cả hai hình thức trực tuyến và trực tiếp tại Hà Nội, đây cũng là một sự kiện hiếm hoi đã được tổ chức và có những hoạt động trực tiếp, tuân thủ đầy đủ các yêu cầu chống dịch Covid-19. Hội nghị có sự tham dự của đại biểu nhiều nước và vùng lãnh thổ, là các thành viên của Hiệp hội các Viện Lưu trữ nghe nhìn Đông Nam Á - Thái Bình Dương.
Phát biểu khai mạc, Chủ tịch SEAPAVAA Karen Chan cho rằng, năm 2020 và 2021 là thời kỳ đầy thách thức đối với các cơ quan lưu trữ và di sản do ảnh hưởng của dịch Covid-19. Đối với những người làm công tác lưu trữ, các hoạt động bị đảo lộn vì phải ứng phó với tình huống không xác định và bất ngờ.
Chủ đề hội nghị lần này nhằm thúc đẩy các cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp tục kiên trì và có sáng kiến trong hoạt động lưu trữ hình ảnh số, nhằm giữ gìn tốt trong bối cảnh hiện nay và có những thước phim tư liệu quý hiếm để chiếu trực tuyến, tạo nguồn cảm hứng cho cộng đồng.
Theo Chủ tịch SEAPAVAA Karen Chan, trong suốt 25 năm, SEAPAVAA và các thành viên đã chứng kiến nhiều lần thay đổi, chuyển đổi, thậm chí là xáo trộn ở khu vực Đông Nam Á - Thái Bình Dương. Tuy nhiên, cuộc khủng hoảng hiện nay còn có một số điểm khác biệt. Thứ nhất, tác động của nó là toàn cầu - các Viện lưu trữ trên thế giới đều đang trải qua tình trạng tương tự. Thứ hai, tác động của nó đã ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của cuộc sống trong một khoảng thời gian ngắn - mọi người đều đang trải qua hoặc đã có trải nghiệm tương tự ở một mức độ nào đó.
Trong thời điểm này các bộ sưu tập lưu trữ đã trở thành nguồn cảm hứng và được coi trọng hơn. Những thước phim tư liệu quý hiếm được chiếu trực tuyến trên trang Facebook của SEAPAVAA nhằm giới thiệu bộ sưu tập độc đáo của các thành viên là một trong những cách như vậy...
Phát biểu chào mừng Hội nghị, Thứ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Tạ Quang Đông khẳng định, Việt Nam luôn coi trọng công tác lưu trữ, bảo tồn, phát huy giá trị di sản văn hóa hình ảnh động. Thời gian qua, Viện Phim Việt Nam - thành viên tích cực của SEAPAVAA, đã có những cố gắng không ngừng, hoàn thành tốt nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản và phát huy giá trị tư liệu hình ảnh động tại Việt Nam.
Thứ trưởng Tạ Quang Đông cho rằng, Hội nghị SEAPAVAA lần thứ 25 diễn ra trong khi tình hình đại dịch Covid-19 vẫn đang phức tạp, gây ra nhiều tác động tiêu cực trên tất cả các lĩnh vực, bao gồm cả lĩnh vực lưu trữ, nghe nhìn điện ảnh. Mặc dù các nước, trong đó có Việt Nam, đã và đang nỗ lực cùng chung tay vượt qua khó khăn trong cuộc chiến chống lại đại dịch Covid-19, nhưng còn phải đối mặt với nhiều thách thức trong thời gian tới.
Thứ trưởng Tạ Quang Đông tin tưởng, Hội nghị sẽ chia sẻ những kinh nghiệm quý, bài học giữa các thành viên hiệp hội, đề ra các chương trình hành động nhằm phát triển và liên kết công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác và phổ biến tư liệu nghe nhìn một cách thiết thực nhất trên cơ sở áp dụng nền tảng công nghệ số đang ngày càng phát triển. Việc đăng cai tổ chức Hội nghị SEAPAVAA vào đúng dịp kỷ niệm lần thứ 25 Ngày thành lập Hiệp hội là vinh dự lớn của Việt Nam, là dịp để Việt Nam thể hiện nghĩa vụ, cam kết quốc tế, khẳng định những nỗ lực, đóng góp cho các hoạt động của Hiệp hội.
Hội nghị diễn ra từ ngày 23 đến 25-6 với các hoạt động chuyên đề, thảo luận phiên dưới hình thức trực tuyến, nhằm chia sẻ những kinh nghiệm quý, bài học giữa các thành viên Hiệp hội về việc lưu trữ, bảo quản hình ảnh trong thời đại kỹ thuật số; đánh giá những khó khăn, thách thức trong công tác lưu trữ hình ảnh hiện nay, đồng thời, đề ra các chương trình hành động nhằm phát triển, liên kết công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác và phổ biến tư liệu nghe nhìn trên cơ sở áp dụng nền tảng công nghệ số đang ngày càng phát triển.
Trong khuôn khổ Hội nghị, tại rạp 1 Ngọc Khánh của Viện Phim Việt Nam, còn có các hoạt động ngoài lề như trình chiếu nhiều phim tài liệu, điện ảnh được lưu trữ tại Viện, cũng như một số phim của các thành viên Hiệp hội, Triển lãm Di sản tư liệu hình động trong quảng bá du lịch Việt Nam…
SEAPAVAA được thành lập năm 1996 tại Manila (Philippines). Là một trong những thành viên tham gia sáng lập Hiệp hội, Viện Phim Việt Nam đã đăng cai tổ chức thành công ba kỳ hội nghị vào các năm 1998, 2004 và 2012. Năm 2021, được sự cho phép của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Viện Phim Việt Nam tiếp tục đăng cai tổ chức Hội nghị SEAPAVAA lần thứ 25.
