“Các cơ quan, địa phương phải xác định việc xây dựng, cập nhật, làm sạch và quản trị dữ liệu là trách nhiệm chính trị của mình, không phải là nhiệm vụ riêng của cơ quan chuyên trách công nghệ thông tin. Từ nay đến hết năm 2026, tập trung tổng rà soát, làm sạch, chuẩn hóa, kết nối và tổ chức khai thác dữ liệu trong toàn hệ thống chính trị. Các bộ, ngành khẩn trương hoàn thành việc tạo lập, chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu chuyên ngành; kết nối, chia sẻ với Trung tâm Dữ liệu quốc gia để khai thác, dùng chung theo quy định; ưu tiên phát triển, sử dụng hạ tầng số và nền tảng số dùng chung, hạn chế đầu tư riêng lẻ, trùng lặp, lãng phí”.
Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Tô Lâm chỉ đạo tại Phiên họp chuyên đề về chuyển đổi số trong hệ thống chính trị.
Bước sang giai đoạn “thay đổi cách quản trị”
Những năm trước, chuyển đổi số chủ yếu tập trung xây dựng hạ tầng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu và mở rộng các dịch vụ công trực tuyến. Từ ngày 1/1/2026, việc tập trung toàn bộ dịch vụ công trực tuyến cấp tỉnh, cấp xã lên Cổng Dịch vụ công quốc gia cùng với việc vận hành đầy đủ mô hình chính quyền địa phương 2 cấp đã đưa quá trình này bước sang một giai đoạn mới: Chuyển đổi từ “đưa thủ tục lên môi trường mạng” sang tái thiết cách thức vận hành của bộ máy hành chính. Đây không đơn thuần là việc thay đổi một cổng thông tin hay thay thế giấy tờ bằng hồ sơ điện tử, mà quan trọng hơn là Nhà nước đang từng bước chuyển từ phương thức quản lý truyền thống sang quản trị dựa trên dữ liệu, trong đó người dân và doanh nghiệp trở thành trung tâm của quá trình cung cấp dịch vụ công.
Chính ở giai đoạn bản lề này, nhiều vấn đề của quá trình chuyển đổi số bắt đầu bộc lộ rõ hơn. Có địa phương công bố gần 99,9% hồ sơ được tiếp nhận trực tuyến, tỷ lệ giải quyết đúng hạn ở mức rất cao. Song, ở chiều ngược lại, khảo sát gần 5.000 người dân do Viện Nghiên cứu Phát triển Mekong (MDrI) và Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh thực hiện lại phản ánh một thực tế khác: riêng lĩnh vực đất đai vẫn có khoảng 29% người dân cho biết hồ sơ không được trả đúng hẹn; 26% phải đi qua nhiều đầu mối; 12% phải nhờ người trung gian mới hoàn thành thủ tục. Khoảng cách giữa “chỉ số trên hệ thống” và “trải nghiệm của người dân”, vì thế, vẫn còn khá lớn.
Nghịch lý ấy không phải là sự phủ nhận những kết quả chuyển đổi số đã đạt được, mà cho thấy: Số hóa quy trình chưa đồng nghĩa với chuyển đổi số thành công. Theo phân tích của Viện Nghiên cứu Chính sách và Phát triển truyền thông (IPS), nhiều năm qua, không ít cơ quan vẫn hiểu chuyển đổi số chủ yếu là đưa công nghệ vào quy trình làm việc, sử dụng càng nhiều phần mềm càng tốt, hoặc đơn giản là quét hồ sơ giấy thành hồ sơ điện tử. Có nơi đầu tư nhiều ứng dụng, nhiều nền tảng nhưng quy trình xử lý bên trong hầu như không thay đổi; hồ sơ vẫn được xử lý theo cách cũ, chỉ khác ở chỗ người dân phải tải tệp lên mạng thay vì mang đến trực tiếp.
Từ đó sinh ra tình trạng “vỏ số nhưng ruột vẫn thủ công”. Không ít thủ tục vẫn yêu cầu người dân điền biểu mẫu trên máy tính, in ra ký tên, sau đó lại quét để tải lên hệ thống, rồi cuối cùng vẫn phải nộp thêm một bộ hồ sơ giấy. Công chức thực hiện đúng quy trình vì nhiều quy định pháp luật chưa được sửa đổi, còn người dân thì khó hiểu vì cho rằng đã làm trực tuyến nhưng vẫn phải đi lại nhiều lần.
Ở góc độ quản trị, đây chính là điểm nghẽn lớn nhất hiện nay. IPS nhìn nhận: Cơ quan nhà nước cần xác định đúng bài toán cần giải quyết, đánh giá đúng năng lực hạ tầng, dữ liệu và con người trước khi chọn giải pháp công nghệ, tránh đầu tư dàn trải hoặc kỳ vọng công nghệ tự tạo ra hiệu quả quản trị. Bởi vậy, khi năm 2026 mở ra một mô hình tổ chức hành chính mới, điều cần chuyển đổi không chỉ là nền tảng kỹ thuật, mà còn là tư duy của cả hệ thống.
Dữ liệu chưa “chảy”, dịch vụ công khó “thông”
Ở một khía cạnh khác, dữ liệu chính là “mạch máu” quyết định một nền hành chính số có vận hành thông suốt hay không. Trong nhiều năm qua, Việt Nam đã đầu tư xây dựng hàng loạt cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và các nền tảng phục vụ quản lý nhà nước. Khối lượng dữ liệu được tạo ra mỗi ngày là rất lớn, từ dữ liệu dân cư, doanh nghiệp, bảo hiểm, y tế đến giáo dục, đất đai, thuế. Về lý thuyết, đây là nguồn tài nguyên đặc biệt giúp các cơ quan nhà nước ra quyết định chính xác hơn, đồng thời giảm đáng kể giấy tờ và thời gian thực hiện thủ tục cho người dân.
Song trên thực tế, theo phân tích của IPS, trở ngại lớn hiện nay không phải thiếu dữ liệu mà là thiếu khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu. Nhiều cơ quan sở hữu lượng dữ liệu rất lớn nhưng được lưu giữ rời rạc tại các đơn vị khác nhau, không liên thông, chưa trở thành nguồn thông tin phục vụ điều hành. Có nơi Trung tâm Điều hành thông minh (IoC) được đầu tư hiện đại, nhưng chủ yếu mới dừng ở việc hiển thị các bảng thống kê đơn giản, tỷ lệ cán bộ khai thác dữ liệu còn thấp; thậm chí nhiều trường hợp dữ liệu thì đầy nhưng thông tin lại thiếu, khiến công nghệ hiện đại vẫn chưa tạo ra thay đổi thực chất trong quản trị.
Điều này lý giải vì sao một công dân đã có đầy đủ thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đã từng hoàn thành nhiều thủ tục trước đó, nhưng khi thực hiện một dịch vụ công mới vẫn phải nhập lại họ tên, địa chỉ, số căn cước, thông tin hộ gia đình hoặc tải lên những giấy tờ mà cơ quan nhà nước thực chất đã lưu trữ. Mỗi lần nhập lại thông tin là thêm chi phí thời gian với người dân, và thêm nguy cơ sai sót, trùng lặp, lãng phí nguồn lực với cơ quan quản lý.
Do đó, chuyển đổi số không thể chỉ dừng ở việc xây dựng cơ sở dữ liệu, mà quan trọng hơn là phải tạo được dòng chảy dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước. Lấy thí dụ từ lĩnh vực y tế, mỗi ngày hệ thống khám, chữa bệnh tạo ra khoảng hai triệu lượt dữ liệu, song các nguồn này vẫn chưa được kết nối đồng bộ, đặc biệt ở tuyến cơ sở; việc chia sẻ dữ liệu giữa ngành y tế và bảo hiểm xã hội cũng còn nhiều hạn chế. Tương tự, có bộ quản lý hơn 30 bộ dữ liệu khác nhau nhưng vẫn phân tán ở nhiều đơn vị trực thuộc, chưa hình thành hệ thống dữ liệu thống nhất phục vụ điều hành. Những hạn chế này cho thấy chuyển đổi số không chỉ là bài toán công nghệ, mà còn là bài toán phối hợp giữa các cơ quan trong bộ máy nhà nước.
Kiện toàn quy trình số hóa nền hành chính
Thay vì coi tất cả các thủ tục đều có thể chuyển ngay lên môi trường số, IPS phân loại thành ba nhóm: Nhóm có thể khai thác hoàn toàn dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc chuyên ngành để xử lý trực tuyến; Nhóm khai thác được một phần dữ liệu số nhưng vẫn cần xác minh thực địa hoặc xác thực thủ công; và Nhóm bắt buộc phải kiểm tra trực tiếp, chưa thể số hóa hoàn toàn. Cách phân loại này cho thấy một nguyên tắc quan trọng: Không phải mọi thủ tục đều có thể chuyển đổi theo cùng một cách, nhưng mọi thủ tục đều cần được thiết kế lại theo tư duy số.
Đối với nhóm thủ tục đã đủ điều kiện số hóa hoàn toàn, IPS đề xuất áp dụng nguyên tắc “một lần duy nhất”: Người dân và doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước một lần, từ đó các cơ quan có trách nhiệm chia sẻ, khai thác dữ liệu với nhau để giải quyết thủ tục, thay vì yêu cầu người dân lặp đi, lặp lại cùng một thao tác. Đồng thời, nguyên tắc “số hóa mặc định” (digital by default) cần được áp dụng đối với mọi quy trình và dịch vụ mới, nghĩa là ngay từ khi thiết kế đã ưu tiên môi trường số. Đối với nhóm chưa thể số hóa hoàn toàn, mục tiêu là tối ưu những khâu có thể thực hiện trực tuyến như chuẩn bị hồ sơ, đặt lịch, theo dõi tiến độ hay trả kết quả điện tử, vừa nâng cao hiệu quả quản lý, vừa bảo đảm không nhóm người dân nào bị bỏ lại phía sau.
Đặc biệt, vai trò của Nhà nước cũng cần được nhìn nhận lại trên môi trường số. Nếu trước đây người dân có trách nhiệm giữ giấy tờ để chứng minh với cơ quan quản lý, thì trong nền hành chính số, chính Nhà nước phải là chủ thể lưu trữ, quản lý và tái sử dụng dữ liệu. Khi đó, dữ liệu sẽ đi cùng người dân trong suốt vòng đời cung cấp dịch vụ công, còn người dân không phải trở thành “người vận chuyển giấy tờ” giữa các cơ quan như trước. Đó cũng chính là sự khác biệt giữa “số hóa thủ tục” và “số hóa nền hành chính”.
Từ những phân tích trên, có thể thấy, năm 2026 là thời điểm chuyển đổi số bước vào giai đoạn khó nhất: Thay đổi tư duy quản trị, tái cấu trúc quy trình và xây dựng một nền hành chính vận hành trên dữ liệu. Khi dữ liệu được kết nối, quy trình được thiết kế lại và các cơ quan cùng chia sẻ trách nhiệm thay vì chia cắt thông tin, chuyển đổi số sẽ trở thành động lực để xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch và phục vụ, lấy dữ liệu làm nền tảng, lấy người dân làm trung tâm và lấy hiệu quả phục vụ làm thước đo■
Cốt lõi của chuyển đổi số không phải là câu chuyện mua thêm phần mềm hay trang bị thêm máy tính, mà là thay đổi tư duy quản trị, thay đổi cách tổ chức công việc và cách ra quyết định. Công nghệ chỉ là công cụ; nếu quy trình cũ vẫn được giữ nguyên thì công nghệ rất dễ trở thành một lớp “áo mới” khoác lên phương thức quản lý cũ.
