Hiệu quả từ chuyển đổi số
Theo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, hiện nay, bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã thu thập được khoảng 30 km giá tài liệu có ý nghĩa quốc gia, được viết bằng các ngôn ngữ Hán - Nôm, Pháp, Việt... trên các vật mang tin bằng giấy, mộc bản, phim ảnh, ghi âm v.v. Những tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu ở Việt Nam từ thế kỷ XV cho đến ngày nay.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là một trong những cơ quan lưu trữ lịch sử lớn nhất tại Việt Nam, trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của nhà nước giai đoạn từ năm 1954 trở về trước. Trung tâm hiện là nơi lưu trữ tài liệu có tuổi đời lâu nhất, năm 1488, thuộc thời Hậu Lê. Theo bà Nguyễn Thu Hoài, Phó Giám đốc Trung tâm, kể từ những năm 1990, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã chủ động đặt ra nhiệm vụ tiến hành từng bước số hóa tài liệu để phục vụ tốt hơn cho nghiên cứu, khai thác, phát huy giá trị mọi mặt của tài liệu lưu trữ, song song với việc bảo vệ nguyên bản vật lý của tài liệu. Thành quả đáng kể đến từ công tác này có thể nói là việc Châu bản triều Nguyễn lưu trữ tại Trung tâm được UNESCO ghi danh vào Danh mục Di sản tư liệu thuộc Chương trình Ký ức Thế giới Khu vực châu Á - Thái Bình Dương năm 2014 và Di sản Tư liệu thế giới, năm 2017.
Công tác số hóa dữ liệu còn tạo điều kiện để các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đa dạng hóa các hoạt động khai thác dữ liệu, nhằm phát huy tối đa giá trị của chúng đối với mọi tầng lớp công chúng, thay vì bó hẹp nơi không gian phòng đọc tại chỗ như trước kia. “Một số triển lãm trực tuyến 3D của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I trong thời gian qua, như Hỡi đồng bào Thủ đô!, Điện Biên theo dòng lịch sử, Không có gì quý hơn độc lập, tự do được đánh giá là rất thành công. Đó là minh chứng sinh động cho thành quả của chuyển đổi số trong lĩnh vực bảo vệ và phát huy giá trị di sản tư liệu, vừa phục vụ tại chỗ tốt hơn, vừa để di sản được đến gần công chúng hơn”, bà Nguyễn Thu Hoài cho biết.
Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, hình thức triển lãm ảo, ứng dụng công nghệ VR360 cũng thu hút sự quan tâm lớn của công chúng. “Theo thống kê chưa đầy đủ, các trưng bày, triển lãm ảo có khoảng 300 nghìn lượt xem trên internet; hàng nghìn học sinh của 14 trường trung học cơ sở tiếp cận, trải nghiệm tìm hiểu lịch sử tại Trung tâm”, ông Vũ Văn Tâm, Giám đốc Trung tâm, chia sẻ với chúng tôi.
Khó khăn và kỳ vọng
Việc lưu trữ một số lượng khổng lồ các tài liệu có tuổi đời cao, thuộc những ngôn ngữ không còn phổ thông khiến cho công tác số hóa dữ liệu tại các trung tâm lưu trữ đối diện nhiều khó khăn.
Theo ông Vũ Văn Tâm, việc số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ cần người vận hành máy móc mà đòi hỏi đội ngũ có kiến thức liên ngành. Một hồ sơ, trước khi đưa lên môi trường số, phải được kiểm tra nghiệp vụ, xử lý kỹ thuật, mô tả dữ liệu, kiểm soát chất lượng và bảo đảm khả năng khai thác lâu dài. “Trong khi số lượng viên chức vẫn chưa được bố trí đủ theo biên chế được giao và phải đồng thời thực hiện nhiều nhiệm vụ, Trung tâm lại bảo quản nhiều tài liệu đặc thù nên yêu cầu cán bộ vừa có chuyên môn lưu trữ, vừa có ngoại ngữ, kiến thức sử học và công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, đội ngũ công nghệ thông tin chuyên sâu về lưu trữ số, quản trị dữ liệu, trí tuệ nhân tạo, an toàn thông tin tại Trung tâm còn rất mỏng. Đây là khoảng trống lớn trong khi yêu cầu chuyển đổi số ngày càng cao”, ông Vũ Văn Tâm nhấn mạnh.
Cùng với khó khăn về nhân lực là những khó khăn về kinh phí. Tương tự như việc lưu trữ và bảo quản dữ liệu vật lý, dữ liệu số cần được lưu trữ an toàn. Mặt khác, dữ liệu số còn cần được sao lưu nhiều lớp, kiểm tra định kỳ, chuyển đổi định dạng khi công nghệ thay đổi và duy trì hệ thống phục vụ khai thác trực tuyến. Đây là khoản đầu tư kéo dài trong suốt vòng đời của tài liệu số.
Để khắc phục khó khăn về tài chính, việc xã hội hóa các nguồn doanh thu, mở rộng cơ hội hợp tác, cung cấp dịch vụ trong quy định cho phép đối với một đơn vị sự nghiệp đã được Trung tâm Lưu trữ quốc gia I phát huy. Đến nay, Trung tâm đã số hóa được khoảng 60-70% số lượng tài liệu lưu trữ tại đây và công việc này vẫn được tiếp tục hằng ngày. Còn theo ông Vũ Văn Tâm, hướng tháo gỡ khó khăn tổng thể về nguồn lực tài chính và con người là cần có cơ chế đầu tư dài hạn, ổn định và có mục tiêu riêng cho số hóa, bảo quản số và phát huy giá trị tài liệu số; bên cạnh đó, cần bổ sung vị trí việc làm mới cho lưu trữ số, quản trị dữ liệu, an toàn thông tin, truyền thông số và thiết kế sản phẩm phát huy giá trị.
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II Vũ Văn Tâm đang mong mỏi sớm được các cấp lãnh đạo quan tâm, cho phép triển khai xây dựng “Không gian di sản Nam Bộ” với nội dung hướng tới tái hiện dòng chảy lịch sử - văn hóa vùng đất Nam Bộ và được trình hiện nhờ công nghệ hiện đại. “Công chúng “bước vào” tài liệu lưu trữ bằng nhiều lớp trải nghiệm: xem, chạm, tương tác trải nghiệm với các công nghệ hiện đại như projection mapping, trải nghiệm 360/VR, chatbot, trạm dữ liệu,... nhằm tối ưu khả năng tiếp cận và trải nghiệm lịch sử - văn hóa”, ông Tâm bày tỏ. Ông cũng kỳ vọng Trung tâm Lưu trữ quốc gia II sẽ vừa là nơi bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức chúng thành nguồn dữ liệu tin cậy, phục vụ nghiên cứu, giáo dục, truyền thông, du lịch văn hóa, công nghiệp sáng tạo, đồng thời trở thành trung tâm dữ liệu - tri thức - ký ức quốc gia, điểm đến lịch sử - văn hóa. Có lẽ, đây cũng là kỳ vọng chung của những người đang thực thi trọng trách bảo quản nguồn tư liệu lịch sử quý giá của đất nước.