- Thưa ông, dựa trên nguyên tắc nào để một thủ tục được coi là đã cắt giảm thực chất, chứ không chỉ đơn thuần được đưa lên môi trường số? Ông có thể minh họa bằng một thủ tục thiết yếu, để thấy rõ sự khác biệt trước và sau khi cắt giảm?
- Mục tiêu của cải cách không chỉ là đưa thủ tục lên môi trường số, mà còn giảm thực chất thời gian, chi phí cùng số lần người dân phải cung cấp lại thông tin. Chúng tôi kiên trì nguyên tắc: Mỗi dữ liệu chỉ khai một lần, mỗi giấy tờ chỉ xuất trình một lần, mỗi kết quả được tái sử dụng nhiều lần.
Như trường hợp thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, trước đây, người dân phải mang bản chính đến cơ quan có thẩm quyền, lấy số, chờ đối chiếu, sao chụp, ký chứng thực, đóng dấu, nộp lệ phí rồi nhận bản giấy. Bản sao đó thường chỉ phục vụ một hồ sơ, nếu thực hiện thủ tục khác lại phải chứng thực lại. Khi nộp hồ sơ, cơ quan tiếp nhận tiếp tục quét và số hóa chính bản giấy này, tạo thêm một lần xử lý thủ công.
Sau khi tái cấu trúc, toàn bộ khâu tiếp nhận và số hóa được đưa lên Trạm số hóa đặt tại các Điểm hỗ trợ dịch vụ công số. Người dân chỉ cần mang bản chính đến, xác thực bằng căn cước công dân gắn chip hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID rồi quét tài liệu. Hệ thống ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và công nghệ nhận dạng ký tự (oCr) tự động bóc tách dữ liệu, lập hồ sơ điện tử theo số định danh cá nhân, nên người dân không phải khai lại thông tin đã có. Công chức tư pháp xử lý trên hệ thống và vẫn thực hiện đối chiếu bản chính khi pháp luật yêu cầu.
Điểm thay đổi quan trọng nhất là kết quả được trả dưới dạng bản sao chứng thực điện tử có ký số, gửi vào tài khoản của người dân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, email hoặc ứng dụng iHanoi. Kết quả này có mã Qr để các cơ quan tra cứu trực tiếp, được lưu trong kho dữ liệu của cá nhân và có thể sử dụng nhiều lần theo quy định. Khi cần bản giấy, người dân chỉ việc in từ kết quả điện tử.
Đây là bản chất của việc tái cấu trúc thủ tục hành chính: Không chỉ rút bớt quy trình mà chuyển từ quản lý hồ sơ giấy sang quản lý dữ liệu, để mỗi kết quả được tái sử dụng thay vì thực hiện lại từ đầu. Mô hình đang được triển khai thí điểm và sẽ được tổng kết, đánh giá để báo cáo Thành phố xem xét mở rộng.
- Việc tái cấu trúc thủ tục hành chính giúp người dân và doanh nghiệp tiết kiệm chi phí như thế nào, thưa ông?
- Hiệu quả của việc tái cấu trúc được đo lường bằng chi phí tuân thủ, tức toàn bộ chi phí người dân, doanh nghiệp phải bỏ ra để hoàn thành một thủ tục. Khoản này được cấu thành từ ba nhóm chính: Thời gian thực hiện (quy đổi theo thu nhập bình quân theo giờ), chi phí đi lại đến cơ quan giải quyết, và chi phí giấy tờ như in ấn, sao chụp, chứng thực. Tái cấu trúc tác động trực tiếp lên cả ba nhóm, từ việc rút ngắn số bước và thời gian chờ, giảm số lần người dân phải đến trực tiếp (nhờ nộp và trả kết quả trên môi trường điện tử), cho tới cắt giảm giấy tờ (nhờ dữ liệu được lấy tự động từ các cơ sở dữ liệu dùng chung cũng như kết quả được tái sử dụng nhiều lần).
Trong năm 2026, thông qua việc tái cấu trúc các thủ tục hành chính, tổng chi phí tuân thủ mà xã hội tiết kiệm được ước tính vào khoảng 408 tỷ đồng, tính cộng dồn trên toàn bộ lượng hồ sơ phát sinh trung bình năm của các thủ tục đã được tái cấu trúc. Đây chính là thước đo thực chất nhất cho hiệu quả cải cách: Cắt giảm thủ tục không dừng ở việc giảm số bước trên giấy tờ, mà phải chuyển hóa thành thời gian, công sức và chi phí thực tế mà người dân, doanh nghiệp không còn phải bỏ ra.
- Khi người dân nộp hồ sơ, những dữ liệu nào hệ thống tự lấy về được mà không phải khai lại, và những dữ liệu nào vẫn buộc phải khai hoặc nộp bản giấy?
- Đối với công dân sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID, các thông tin đã tích hợp như họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân, địa chỉ thường trú và một số dữ liệu khác sẽ được hệ thống tự động điền vào biểu mẫu điện tử. Đồng thời, theo nguyên tắc “khai một lần, dùng nhiều lần”, những thông tin công dân đã kê khai trong các lần thực hiện thủ tục trước trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống đã kết nối cũng được lưu trữ để tái sử dụng, giảm thời gian kê khai và hạn chế việc phải cung cấp lặp lại cùng một loại thông tin.
Tuy nhiên, không phải mọi dữ liệu đều đã được số hóa hoặc liên thông đầy đủ. Đối với một số thủ tục có nội dung làm phát sinh, thay đổi hoặc xác lập quyền nhân thân, như thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, hoặc các thủ tục yêu cầu đối chiếu giấy tờ gốc, chứng cứ chứng minh theo quy định, công dân vẫn phải nộp các tài liệu tương ứng. Trong những trường hợp này, cán bộ Trung tâm sẽ kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, hướng dẫn công dân bổ sung đầy đủ thành phần theo quy định, đồng thời ưu tiên khai thác tối đa dữ liệu đã có trên hệ thống để giảm số lượng giấy tờ người dân phải xuất trình hoặc kê khai lại.
- Trung tâm đang sử dụng hệ thống máy móc và công nghệ gì nhằm hỗ trợ người dân, doanh nghiệp?
- Hiện nay, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội đang ứng dụng đồng bộ nhiều giải pháp công nghệ nhằm hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục hành chính nhanh chóng và thuận tiện hơn. Nổi bật là hệ thống KIoSK hành chính công thông minh kết hợp “Ví giấy tờ số”, cho phép người dân tự thực hiện nhiều bước trong quy trình mà không phụ thuộc hoàn toàn vào cán bộ tiếp nhận. Thông qua thiết bị này, công dân có thể xác thực bằng tài khoản định danh điện tử, sử dụng các giấy tờ số đã tích hợp để thực hiện thủ tục, đề nghị cấp bản sao số tài liệu điện tử hoặc chứng thực bản sao từ bản chính ngay trên máy tự phục vụ.
Việc triển khai KIOSK không nhằm thay thế vai trò của cán bộ tiếp nhận, mà tạo thêm một kênh tự phục vụ hiện đại, giúp người dân có thêm lựa chọn và giảm thời gian chờ đợi. Sau hơn một tháng triển khai tại 30 Điểm hỗ trợ dịch vụ công số, hệ thống đã ghi nhận 17.806 lượt sử dụng, cho thấy người dân từng bước làm quen với phương thức giải quyết thủ tục hành chính trên nền tảng số.
- Hiện nay, nhóm công dân nào cần được cán bộ hỗ trợ trực tiếp nhiều nhất, và Trung tâm có giải pháp gì để giúp đỡ bộ phận này?
- Theo Kế hoạch số 63/ KH-UBND ban hành ngày 13/2/2026, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội thành lập các Tổ Hành chính công xung kích nhằm hỗ trợ người có công, gia đình chính sách, người yếu thế và các trường hợp bất khả kháng tiếp cận thủ tục hành chính. Với phương châm “Đến trước nhu cầu - Tiên phong phục vụ”, phần lớn trường hợp cần hỗ trợ trực tiếp là người cao tuổi, người khuyết tật, gia đình chính sách hoặc người gặp khó khăn trong tiếp cận công nghệ số.
Tính từ 19/2 đến hết ngày 24/7/2026, Trung tâm đã hỗ trợ 17.806 trường hợp thực hiện thủ tục hành chính tại nhà văn hóa và nơi cư trú. Nhóm thủ tục được thực hiện nhiều nhất thuộc lĩnh vực Hộ tịch - Tư pháp (94,7%), thủ tục an sinh xã hội (2,6%) và thủ tục đất đai (2,4%).
Đối với công dân cao tuổi (nhóm cần cán bộ hỗ trợ trực tiếp nhiều nhất) không có điện thoại thông minh hoặc không thể xác thực định danh điện tử, cán bộ Trung tâm trực tiếp hỗ trợ kiểm tra, xác định nguyên nhân và hướng dẫn thực hiện theo phương án phù hợp với từng thủ tục. Các chi nhánh và điểm hỗ trợ dịch vụ công số đều có khu vực số hóa hồ sơ, có cán bộ túc trực 24/7 để nhập liệu cùng người dân.
Nếu công dân không đủ điều kiện tự thực hiện trên môi trường số hoặc không có khả năng đi lại, thông tin sẽ được chuyển tới Tổ Hành chính công xung kích để cán bộ đến tận nơi cư trú hỗ trợ kê khai, hoàn thiện hồ sơ, thực hiện các bước thuộc thẩm quyền hoặc phối hợp cơ quan liên quan giải quyết theo quy định. Quy trình này bảo đảm mọi công dân, đặc biệt là người cao tuổi và các nhóm yếu thế, đều được tiếp cận dịch vụ công, không bị bỏ lại phía sau trong quá trình chuyển đổi số.
- Xin cảm ơn ông! ■
Thành phố Hà Nội đã rà soát, tái cấu trúc 1.548 trong tổng số 1.721 thủ tục hành chính, đạt 89,9%, giúp tiết kiệm khoảng 408 tỷ đồng chi phí tuân thủ cho xã hội. Thời gian giải quyết thủ tục thành lập doanh nghiệp giảm 33%, giải thể doanh nghiệp giảm 20%; Tỷ lệ hồ sơ quá hạn giảm từ 44,63% xuống còn 4,2%; Chỉ số 766 đạt 96,9 điểm, thuộc nhóm ba địa phương dẫn đầu cả nước. Thành phố hiện cung cấp 1.949 thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, tỷ lệ cấp kết quả điện tử đạt trên 89%.
