Xã Biển Hồ được thành lập từ việc sáp nhập 4 xã của 3 huyện, thành phố. Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Biển Hồ ra đời trong bối cảnh cả nước đang đẩy mạnh cải cách hành chính, hướng tới xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, phục vụ nhân dân. Tính đến ngày 13/10, trung tâm đã tiếp nhận và xử lý tổng cộng 5.318 hồ sơ thủ tục hành chính, trong đó 3.243 hồ sơ thuộc thẩm quyền cấp xã và 2.075 hồ sơ thuộc văn phòng đăng ký đất đai.
Theo báo cáo từ trung tâm, có 2.953 hồ sơ đã được giải quyết, đạt tỷ lệ 91,06%; trong đó 2.677 hồ sơ được giải quyết đúng và trước hạn (tỷ lệ 82,54%) cho thấy nỗ lực lớn của đội ngũ cán bộ, công chức trong bối cảnh còn nhiều khó khăn.
Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Biển Hồ Phạm Thị Bích Phượng chia sẻ: “Mỗi ngày, trung tâm tiếp nhận từ 300 đến hơn 400 lượt người đến làm thủ tục, chủ yếu liên quan hộ tịch, chứng thực, đất đai và bảo trợ xã hội. Dù nhân lực còn mỏng và cơ sở vật chất hạn chế, chúng tôi xác định rõ nhiệm vụ phục vụ nhân dân là ưu tiên hàng đầu, luôn cố gắng giải quyết hồ sơ trong ngày”.
Thực tế cho thấy trung tâm cũng đang đối mặt với nhiều thách thức với khối lượng hồ sơ lớn, hệ thống phần mềm chưa đồng bộ, thiếu nhân lực và trang thiết bị. Trung tâm đang gặp không ít khó khăn, đòi hỏi cần có sự quan tâm hỗ trợ từ cấp trên và sự phối hợp hiệu quả của các ngành liên quan để tháo gỡ các “nút thắt” trong cải cách hành chính cơ sở.
Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng hồ sơ bị trễ hạn là sự thiếu đồng bộ giữa các phần mềm sử dụng tại trung tâm. Cụ thể, hệ thống Cổng dịch vụ công quốc gia chưa liên thông hiệu quả với phần mềm chuyên ngành quản lý đất đai. Thực tế, có 34 hồ sơ đã có hồ sơ giấy trả về Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả cho người dân nhưng do hệ thống bị lỗi nên chưa thể xác nhận hoàn thành để kết thúc trên hệ thống. Bên cạnh đó, 28 hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu chưa được cộng thêm 15 ngày công khai theo quy định, khiến phần mềm tự động tính là “trễ hạn”. Ngoài ra, phần mềm dịch vụ công trực tuyến liên thông trong lĩnh vực hộ tịch (khai sinh, khai tử) cũng gặp lỗi nghiêm trọng khi file đính kèm đôi khi không hiển thị trong quá trình xử lý, ảnh hưởng đến chỉ số số hóa hồ sơ.
Một khó khăn đáng kể nữa là tình trạng thiếu nhân lực trong khi khối lượng hồ sơ tiếp nhận ngày càng tăng. Theo biên chế được giao, Trung tâm hành chính công xã Biển Hồ cần có 12 người, nhưng hiện mới chỉ có 10 người, dẫn đến tình trạng quá tải, đặc biệt ở các lĩnh vực chuyên môn như đất đai, xây dựng.
Sau khi sáp nhập hành chính, xã Biển Hồ có địa bàn rộng lớn, bao gồm nhiều thôn, làng với hơn 41% dân số là đồng bào dân tộc thiểu số, nhóm đối tượng gặp nhiều khó khăn trong tiếp cận dịch vụ công trực tuyến. Trong bối cảnh đó, việc hướng dẫn và hỗ trợ người dân khi đến nộp hồ sơ là nhiệm vụ không hề đơn giản.
Tại trung tâm, một số cán bộ được phân công chuyên trách để “cầm tay chỉ việc”, hỗ trợ người dân, đặc biệt là người dân tộc thiểu số, trong việc nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp. Ngoài ra, trung tâm còn phối hợp nhân viên bưu điện đóng trên địa bàn để hỗ trợ người dân gửi hồ sơ trực tuyến khi cần thiết.
“Nhiều người dân trên địa bàn chưa có điện thoại thông minh, chưa biết đến mã định danh hay các thao tác số hóa, nhưng nhu cầu về các dịch vụ hành chính thì rất lớn. Chúng tôi phải linh hoạt, hỗ trợ tối đa để bảo đảm quyền lợi cho người dân, nhất là những đối tượng yếu thế như người cao tuổi, người nghèo, người dân tộc thiểu số”, bà Phượng nói.
Trước thực trạng đó, một số giải pháp mang tính sáng tạo, phù hợp đặc thù địa phương cũng đã được trung tâm triển khai như: Thành lập các tổ hướng dẫn người dân nộp hồ sơ trực tuyến, mở điểm tiếp nhận hồ sơ lưu động tại các thôn, làng ở xa để hỗ trợ người dân không có điều kiện di chuyển. Đặc biệt, trong đợt triển khai chính sách bảo trợ xã hội cho người cao tuổi trên 75 tuổi, trung tâm đã chủ động phối hợp các thôn, làng để lập danh sách, tiếp nhận hồ sơ tập trung nhằm giảm thiểu việc đi lại cho các cụ.
Với việc còn nhiều khó khăn, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Biển Hồ đã có nhiều kiến nghị cụ thể gửi các cấp có thẩm quyền; trong đó, đáng chú ý là đề xuất: Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, đặc biệt là đường truyền và hệ thống phần mềm xử lý hồ sơ, bảo đảm liên thông, đồng bộ giữa các đơn vị; thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức trực tiếp xử lý hồ sơ, nhất là với các phần mềm mới; bổ sung chỉ tiêu biên chế, đặc biệt ở các lĩnh vực như đất đai, xây dựng, nơi có khối lượng công việc lớn và đặc thù chuyên môn cao…
Thực tế triển khai tại xã Biển Hồ cho thấy, cải cách hành chính là một tiến trình lâu dài, đòi hỏi sự vào cuộc đồng bộ từ cơ sở đến cấp tỉnh, từ công tác tổ chức nhân lực đến ứng dụng công nghệ thông tin, từ sự phối hợp liên ngành đến thay đổi tư duy phục vụ người dân. Theo định hướng của Đảng và Nhà nước, cải cách hành chính phải lấy người dân làm trung tâm phục vụ. Điều đó đòi hỏi không chỉ nỗ lực của cán bộ cơ sở mà còn cần sự hỗ trợ tích cực từ các sở, ngành, nhất là trong việc hoàn thiện cơ chế, phần mềm, quy trình và nhân lực.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai Phạm Anh Tuấn mới đây nhấn mạnh: “Chúng ta cần chủ động xây dựng và triển khai các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao nâng cao hiệu quả hoạt động của các Trung tâm hành chính công, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, cải thiện môi trường làm việc và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp, hướng tới mục tiêu chính quyền điện tử, hiện đại và phục vụ”.
Dù còn không ít khó khăn, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Biển Hồ vẫn đang nỗ lực từng ngày để cải thiện chất lượng phục vụ. Những kết quả bước đầu đạt được đã cho thấy sự quyết tâm của đội ngũ cán bộ, công chức nơi đây. Tuy nhiên, để mô hình này thực sự phát huy hiệu quả, rất cần sự quan tâm hỗ trợ từ cấp trên về nhân lực, hạ tầng công nghệ, cũng như sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cơ quan chuyên môn.
