Thách thức trong chuyển đổi

NDO - Những năm gần đây, tư duy quản trị nhân sự trong nước đã có sự chuyển dịch tích cực. Thay vì xu hướng dùng đúng người, đúng việc, doanh nghiệp dần nhận ra và coi trọng vấn đề quản trị nguồn nhân lực. Khi người lao động được nhìn nhận như nguồn vốn và cần phải đầu tư lâu dài, các doanh nghiệp cũng đứng trước thách thức phải chuyển đổi.
0:00 / 0:00
0:00
Công nghệ chứng tỏ lợi thế khi bám sát và thúc đẩy từng giai đoạn trong quá trình quản trị và đào tạo nhân sự. Ảnh: Nguyễn Đăng
Công nghệ chứng tỏ lợi thế khi bám sát và thúc đẩy từng giai đoạn trong quá trình quản trị và đào tạo nhân sự. Ảnh: Nguyễn Đăng

Ngày nay, sức mạnh của doanh nghiệp chủ yếu phụ thuộc vào đội ngũ nhân sự. Con người là yếu tố quan trọng nhất tạo nên tất cả. Công nghệ đến lúc nào đó cũng sẽ đạt đến giới hạn và chỉ có chúng ta mới có khả năng mở khóa để tiến lên. Bởi vậy, trên thị trường hiện tại, các công ty bắt đầu chú trọng và nói nhiều đến câu chuyện quản trị và đào tạo nhân sự.

Hệ thống quản trị nhân sự nhắm vào bốn mục tiêu chính: tuyển dụng đầu vào, quản lý thông tin, quản trị hiệu suất nhân sự và quản lý đào tạo nhân sự (lương, quyền lợi, chính sách đãi ngộ). Ngay từ khâu tuyển dụng, chuyển đổi số rút gọn rất nhiều quy trình so trước đây. Quá trình phỏng vấn, gửi đề nghị hoàn toàn có thể diễn ra trực tuyến. Hồ sơ dữ liệu cá nhân sẽ được lưu trữ trên hệ thống thay thế cho hồ sơ bản cứng. Xuyên suốt quá trình làm việc, hệ thống cũng lưu trữ thông tin đánh giá hằng quý, đánh giá của cấp trên cũng như của đồng nghiệp... Nếu được điều chuyển sang bộ phận mới, việc cập nhật dữ liệu vẫn diễn ra thông suốt và liền mạch. Thậm chí, nếu chuyển sang công ty mới rồi quay trở lại làm việc cũng không cần mất thêm thời gian làm giấy tờ mà sẽ tiếp tục được lưu trữ thêm thông tin dựa trên hồ sơ cũ. Việc ứng dụng công nghệ mới đã giúp công việc quản trị giảm tải và thông suốt hơn. Đội ngũ nhân sự có nhiều thời gian hơn cho quá trình xây dựng chiến lược.

Ở một quy mô lớn hơn, bộ phận nhân sự của Tập đoàn Vingroup quản lý hơn 50.000 nhân sự trải dài khắp các tỉnh, thành phố trên cả nước nhìn nhận chuyển đổi số như một cuộc cách mạng trong quản trị nhân sự. Đại diện phòng tuyển dụng Vingroup cho biết, việc số hóa toàn bộ quá trình trên hệ thống sẽ giúp tiết kiệm nguồn lực thời gian và chi phí. Trước đây, chủ yếu chỉ có các công ty nước ngoài mới sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự. Trong khoảng 5 năm qua, các doanh nghiệp, tập đoàn hay các ngân hàng lớn trong nước mới có khả năng và thật sự chú trọng đầu tư cho quá trình chuyển đổi số này.

Theo các thống kê của Appota, Việt Nam đang nằm trong top 20 nước có số người sử dụng internet cao nhất thế giới với 49 triệu người kết nối internet. Không những thế, nước ta là quốc gia có chỉ số kết nối di động cao: 55% dân số Việt Nam sở hữu điện thoại thông minh và 46% dân số sở hữu máy tính cá nhân. Trung bình, cứ 10 người Việt sẽ có tám người dùng điện thoại di động. Đây là lý do các doanh nghiệp có thể tin tưởng người lao động dễ dàng có khả năng tiếp cận với công nghệ hơn.

Chị Vũ Kim Thùy - Giám đốc Nhân sự Công ty cổ phần SEONGON Thịnh Vượng, chia sẻ: Việc ứng dụng công nghệ trong đào tạo nhân sự giúp tối ưu nguồn lực đào tạo. Doanh nghiệp chỉ cần đầu tư xây dựng khóa học một lần và sau đó các nhân viên mới có thể chủ động tự học. Bên cạnh đó, phần mềm đào tạo là sản phẩm đã được kiểm chứng, có thể trải nghiệm một cách dễ dàng và tiện lợi đối với nhân sự. Dựa trên ứng dụng này, chúng ta có thể kiểm tra chính xác nhân sự đã học được gì, ngấm đến đâu. Thông qua những khóa học này, doanh nghiệp sẽ nắm được tường tận thống kê về số lượng nhân sự nội bộ đã hoàn thành bao nhiêu học phần. Tiếp đó sẽ kiểm tra được mức độ hoàn thiện khung năng lực của từng người, liệu đã đủ điều kiện lên bậc hay chưa.

Theo nhận định của chị Thùy, công ty hiện có 85 tài khoản con dùng chung trên tài khoản chính. Doanh nghiệp có khả năng phân quyền nội dung học và thiết kế bài giảng tới từng tài khoản nhỏ riêng biệt. Trước đây, khóa học chủ yếu sử dụng excel và google form, nay với những mẫu thiết kế được dựng sẵn, bộ phận nhân sự chỉ cần đưa những bài giảng mới vào theo khuôn và không cần mất công chỉnh sửa quá nhiều. Các bài kiểm tra cũng liên tục được cải thiện về nội dung nhằm nâng cao chất lượng học tập.

"Dù nhu cầu đào tạo nội bộ rất lớn, công ty vẫn chưa phải đối mặt áp lực chuyển đổi số. Bởi, vẫn tồn tại những sự phức tạp nhất định trong việc xây dựng các khóa đào tạo. Do đó, SEONGON vẫn duy trì song song cả hai hình thức. Đào tạo trực tuyến giúp người học thu nạp kiến thức mới có tính quy chuẩn mọi lúc, mọi nơi. Và đào tạo trực tiếp nhằm tăng cường tính thảo luận nội bộ. Đối với các khóa bắt buộc có thời hạn, công ty yêu cầu tỷ lệ hoàn thành 100%. Còn với những khóa học khuyến khích tự chủ, chỉ hướng tới khoảng 60%", chị Thùy bổ sung thêm.

Báo cáo "Áp dụng công nghệ quản trị nhân sự cho doanh nghiệp" được VietnamWorks xuất bản tháng 8/2021 chỉ ra những loại hình doanh nghiệp áp dụng công nghệ vào quản trị nhân sự bao gồm: công ty cổ phần (38%), công ty TNHH một thành viên (34%), doanh nghiệp tư nhân (19%), công ty liên doanh (6%) và doanh nghiệp nhà nước (3%). Trong số đó, 52% số doanh nghiệp được định hướng từ ban quản trị, 29% sử dụng do yêu cầu từ tập đoàn mẹ đưa qua và khoảng 19% xuất phát từ yêu cầu của phòng nhân sự.

Bên cạnh khó khăn trong việc đổi mới tư duy, những thách thức lớn chủ yếu đến từ việc thiếu hụt nguồn lực tài chính và nguồn nhân lực vận hành. Trước tiên, chuyển đổi số và áp dụng công nghệ mới chắc chắn sẽ tiêu tốn chi phí đầu tư rất lớn, từ lắp đặt máy móc thiết bị, thay đổi cách thức hoạt động, thay đổi hệ thống quản lý. Kế đó cũng yêu cầu năng lực vận hành ở từng doanh nghiệp. Không những vậy, việc chuyển đổi số nếu không được thực hiện một cách nhất quán sẽ khiến dữ liệu không được đồng bộ, chi phí tăng cao đáng kể.

Để triển khai hệ thống mất rất nhiều thời gian thử nghiệm và điều chỉnh. Dù xác định quá trình này sẽ mất thời gian nhưng khi các công ty đưa việc này vào kế hoạch thông suốt của cả năm, Bộ phận Đào tạo sẽ phải phối hợp các phòng, ban liên quan để phát triển công cụ trong hệ thống. Quá trình vận hành nếu gặp nhiều lỗi nhỏ, đòi hỏi phải tiếp tục sửa chữa và thay đổi hoàn thiện theo từng ngày.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sở hữu đội ngũ nhân sự có thể tự xây dựng hệ thống theo yêu cầu của bộ phận đào tạo. Tuy nhiên, các công ty này vẫn sử dụng những ứng dụng nổi tiếng thế giới nhằm đào tạo chuyên sâu dành cho nhân sự kỹ thuật và đội ngũ quản lý. Với những khóa học chuyên môn, các nhân sự được yêu cầu theo học để phát triển bản thân chứ không chỉ dựa vào nguồn lực và khóa học nội bộ.

Cho đến nay, rất ít các công ty đứng ngoài cuộc trong việc sử dụng các phần mềm quản trị. Đặc biệt với đội ngũ nhân sự trẻ, việc áp dụng công nghệ chắc chắn đem lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên nhờ thế thu hút và giữ chân được đội ngũ nhân viên giỏi ở lại làm việc, mở ra cơ hội tăng trưởng mạnh mẽ hơn cho doanh nghiệp.