“Hai sổ kế toán” và yêu cầu minh bạch dữ liệu trong quản trị doanh nghiệp

Dữ liệu càng nhiều, yêu cầu minh bạch càng lớn

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh hiện nay, đặc biệt tại các doanh nghiệp vừa và lớn, việc vận hành nhiều hệ thống dữ liệu gần như đã trở thành phổ biến. Dữ liệu bán hàng có thể nằm ở một hệ thống, quản trị kho ở hệ thống khác, trong khi phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và dữ liệu điều hành nội bộ lại được xử lý theo các phương thức riêng.

Sự phân tách này chủ yếu xuất phát từ nhu cầu quản trị. Doanh nghiệp cần dữ liệu theo thời gian thực để kiểm soát dòng tiền, theo dõi doanh thu, tính giá thành, đánh giá hiệu quả kinh doanh hoặc phục vụ điều hành nội bộ. Trong khi đó, hệ thống kế toán tài chính lại phục vụ kê khai, báo cáo với cơ quan quản lý, ngân hàng và nhà đầu tư.

Cùng với quá trình chuyển đổi số, số lượng hệ thống dữ liệu trong doanh nghiệp ngày càng gia tăng. Điều này cũng khiến câu chuyện “hai sổ kế toán” trở nên phức tạp hơn trước, nhất là khi ranh giới giữa nhu cầu quản trị hợp pháp và hành vi sử dụng dữ liệu để che giấu doanh thu, làm sai lệch nghĩa vụ thuế ngày càng khó nhận diện bằng các phương thức quản lý truyền thống.

Tại Tọa đàm truyền thông chính sách thuế năm 2026 với chủ đề “Minh bạch sổ sách - Ranh giới giữa quản trị và vi phạm”, bà Trương Thị Mai Phương, Phó Trưởng phòng Quản lý giám sát kế toán doanh nghiệp, Cục Quản lý giám sát kế toán, kiểm toán (Bộ Tài chính), cho rằng cần phân biệt rõ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị.

Theo bà Mai Phương, kế toán tài chính thực hiện việc thu thập, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin thông qua hệ thống báo cáo tài chính nhằm phục vụ cơ quan quản lý, nhà đầu tư, ngân hàng, thanh tra, kiểm tra. Trong khi đó, kế toán quản trị phục vụ nhu cầu điều hành nội bộ và hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản trị.

Hai hệ thống này đều xuất phát từ cùng nguồn dữ liệu đầu vào là chứng từ kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy, việc doanh nghiệp đồng thời tồn tại hệ thống kế toán tài chính và dữ liệu quản trị nội bộ “không thể mặc nhiên coi là vi phạm”.

Tuy nhiên, theo đại diện Cục Quản lý giám sát kế toán, kiểm toán, vấn đề nằm ở chỗ dữ liệu phải bảo đảm tính trung thực, thống nhất và có khả năng đối chiếu, giải trình được.

Theo quy định của Luật Kế toán, hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính nhằm làm sai lệch doanh thu, chi phí hoặc nghĩa vụ thuế là hành vi bị nghiêm cấm. Điều đó đồng nghĩa pháp luật không cấm doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống dữ liệu phục vụ quản trị, nhưng không cho phép sử dụng dữ liệu theo hướng thiếu thống nhất hoặc nhằm che giấu nghĩa vụ tài chính với Nhà nước.

Ông Lê Hồng Quang, Tổng Giám đốc Công ty cổ phần MISA, cho biết việc sử dụng song song nhiều hệ thống dữ liệu hiện khá phổ biến ở doanh nghiệp vừa và lớn. Có hệ thống phục vụ báo cáo tuân thủ, có hệ thống phục vụ quản trị chi tiết hoặc dữ liệu tạm tính để điều hành.

Tuy nhiên, theo ông Quang, điều quan trọng không nằm ở việc doanh nghiệp có bao nhiêu hệ thống dữ liệu mà là dữ liệu có đồng bộ, kiểm soát và đối chiếu được hay không.

“Nếu tồn tại sự chênh lệch dữ liệu nhưng không có căn cứ để giải trình thì có thể phát sinh rủi ro pháp lý”, ông Quang nhận định.

Không ít doanh nghiệp hiện vẫn quản trị dữ liệu theo kiểu phân tán, phụ thuộc lớn vào xử lý thủ công hoặc nhập liệu nhiều lần. Dữ liệu bán hàng nằm ở một hệ thống, dữ liệu kho ở hệ thống khác, trong khi kế toán và kê khai thuế lại được tổng hợp theo cách riêng. Việc thiếu liên thông này không chỉ làm tăng rủi ro sai sót mà còn khiến doanh nghiệp gặp khó khi phải giải trình chênh lệch dữ liệu.

Đây cũng là vấn đề cơ quan thuế đặc biệt lưu ý trong quá trình quản lý.

Bà Nguyễn Thị Lan Anh, Trưởng ban Pháp chế, Cục Thuế (Bộ Tài chính), cho biết cơ quan thuế không đánh giá vấn đề chỉ dựa trên việc doanh nghiệp có nhiều hệ thống dữ liệu hay không, mà đánh giá dựa trên bản chất hoạt động kinh doanh và tính thống nhất của dữ liệu.

Theo bà Lan Anh, doanh nghiệp có thể đồng thời sử dụng dữ liệu phục vụ quản trị và dữ liệu phục vụ kê khai thuế. Tuy nhiên, các dữ liệu này phải có nguồn gốc thống nhất và bảo đảm khả năng kiểm chứng, giải trình khi phát sinh chênh lệch.

“Nếu một hệ thống sổ kế toán được sử dụng để kê khai thuế thấp hơn thực tế nhằm làm sai lệch nghĩa vụ thuế thì đó là hành vi vi phạm”, bà Lan Anh nhấn mạnh.

Quản lý thuế chuyển mạnh sang giám sát dữ liệu thời gian thực

Cùng với sự thay đổi trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, phương thức quản lý thuế hiện nay cũng đang chuyển mạnh sang mô hình giám sát dựa trên dữ liệu.

Tại họp báo thường kỳ quý I/2026 của Bộ Tài chính, ông Lê Long, Phó Cục trưởng Cục Thuế, cho biết tình trạng doanh nghiệp sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán để che giấu doanh thu, gian lận thuế đang diễn biến phức tạp.

Theo ông Lê Long, hành vi này không chỉ nhằm mục đích gian lận thuế mà còn có thể phục vụ việc lập báo cáo tài chính không trung thực để tham gia đấu thầu, vay vốn ngân hàng hoặc thực hiện các mục đích sai lệch khác. Điều đáng lo ngại là hành vi này có thể diễn ra có hệ thống, tinh vi và khó phát hiện nếu không có các biện pháp quản lý dữ liệu phù hợp.

Thực tế thời gian qua đã xuất hiện nhiều vụ việc lớn liên quan đến hành vi sử dụng song song nhiều hệ thống kế toán để che giấu doanh thu. Theo thông tin từ Cục Thuế, vụ án tại Công ty Hoàng Long được xác định sử dụng hai hệ thống sổ sách kế toán để che giấu doanh thu, gây thiệt hại cho ngân sách nhà nước hơn 241 tỷ đồng. Tương tự, tại Công ty TNHH Bảo Tín Minh Châu, doanh nghiệp sử dụng hai phần mềm kế toán để quản lý và kê khai thuế, gây thất thu khoảng 150 tỷ đồng.

Không chỉ dừng ở các vụ việc cụ thể, cơ quan thuế cũng ghi nhận tình trạng doanh nghiệp doanh thu rất lớn nhưng liên tục báo lỗ hoặc lãi rất thấp.

Theo ông Lê Long, qua rà soát dữ liệu trên phạm vi cả nước, cơ quan thuế xác định có hơn 400 doanh nghiệp doanh thu từ 1.000 tỷ đồng mỗi năm nhưng vẫn kê khai lỗ. Dù có thể tồn tại nguyên nhân khách quan, song thực tế nhiều doanh nghiệp thua lỗ kéo dài nhưng vẫn mở rộng quy mô, tăng vốn đầu tư, đặt ra nghi vấn về tính trung thực trong kê khai thuế và chấp hành pháp luật kế toán.

Nếu trước đây công tác kiểm tra chủ yếu dựa trên hồ sơ doanh nghiệp kê khai hoặc thanh tra theo chuyên đề thì nay dữ liệu hóa đơn điện tử, giao dịch ngân hàng, doanh thu bán hàng hay biến động lợi nhuận đã có thể được đối chiếu tự động theo thời gian thực.

Theo đại diện Cục Thuế, ngành Thuế đang đẩy mạnh kết nối dữ liệu giữa hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán và hệ thống ngân hàng; đồng thời ứng dụng Big Data, AI để phân tích rủi ro và phát hiện dấu hiệu bất thường liên quan đến doanh thu, chi phí hoặc khả năng tồn tại “hai hệ thống sổ kế toán”.

Cơ quan thuế cũng đang tăng cường kiểm soát dòng tiền, giảm sử dụng tiền mặt và mở rộng quản lý rủi ro đối với các lĩnh vực có nguy cơ cao.

Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng được liên thông, khoảng trống để che giấu doanh thu hoặc duy trì các hệ thống dữ liệu thiếu thống nhất sẽ dần thu hẹp.

Theo bà Nguyễn Thị Lan Anh, doanh nghiệp cần xây dựng nguồn dữ liệu gốc bảo đảm tính trung thực, thống nhất; đồng thời hạn chế việc nhập liệu nhiều lần bởi đây là nguyên nhân dễ phát sinh sai sót và chênh lệch dữ liệu.

Bên cạnh đó, việc kết nối dữ liệu giữa hóa đơn điện tử, bán hàng, kế toán và kê khai thuế sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro và nâng cao khả năng kiểm soát dữ liệu.

Ông Lê Hồng Quang cho rằng các hệ thống phần mềm hiện nay có thể hỗ trợ doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực giữa bán hàng, hóa đơn điện tử, kế toán và giao dịch ngân hàng; đồng thời lưu vết lịch sử điều chỉnh và hỗ trợ đối soát tự động giữa các hệ thống.

Tuy nhiên, theo ông Quang, công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ. Điều quan trọng nhất vẫn là ý thức tuân thủ và kỷ luật quản trị dữ liệu của doanh nghiệp.

Khi quản lý thuế chuyển mạnh sang phân tích dữ liệu và giám sát theo thời gian thực, câu chuyện “hai sổ kế toán” không còn chỉ là vấn đề tuân thủ pháp luật. Áp lực hiện nay nằm ở chỗ doanh nghiệp buộc phải thay đổi cách quản trị dữ liệu nếu không muốn tự đẩy mình vào những rủi ro pháp lý ngày càng lớn hơn.