Đại lý làm thủ tục hải quan: Chính thức chuyển sang quản lý theo tiêu chuẩn

Bỏ điều kiện kinh doanh, áp dụng quản lý theo tiêu chuẩn

Từ ngày 1/7/2026, Thông tư số 83/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính chính thức có hiệu lực, thay thế nhiều quy định trước đây về hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan. Một trong những thay đổi quan trọng nhất của Thông tư là chuyển phương thức quản lý từ "điều kiện kinh doanh" sang "tiêu chuẩn hoạt động", phù hợp chủ trương cải cách thủ tục hành chính, cắt giảm điều kiện kinh doanh và tăng cường phân cấp, phân quyền trong quản lý nhà nước.

Trước đây, hoạt động kinh doanh dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan thuộc nhóm ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Doanh nghiệp muốn hoạt động phải đáp ứng các điều kiện theo quy định và được cơ quan hải quan cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện trước khi cung cấp dịch vụ.

Theo quy định mới, doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động. Thay vào đó, doanh nghiệp tự rà soát việc đáp ứng các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật, chủ động thông báo với Cục Hải quan trước khi chính thức cung cấp dịch vụ và tự chịu trách nhiệm về việc đáp ứng các tiêu chuẩn đó.

Thông tư 83/2026/TT-BTC quy định rõ tiêu chuẩn đối với doanh nghiệp hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan.

Thứ nhất, doanh nghiệp phải được thành lập và đang hoạt động theo đúng quy định của pháp luật. Người đứng tên thành lập doanh nghiệp không thuộc trường hợp bị cấm theo quy định của Thông tư.

Thứ hai, doanh nghiệp phải có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu khai hải quan điện tử, bao gồm phần mềm khai hải quan, chữ ký số, kết nối internet, hệ thống máy tính và các điều kiện kỹ thuật khác theo quy định của pháp luật.

Đây được xem là yêu cầu quan trọng trong bối cảnh ngành Hải quan đang đẩy mạnh chuyển đổi số, mở rộng các dịch vụ công trực tuyến và hướng tới mô hình hải quan số, hải quan thông minh.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải có đội ngũ nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn theo quy định và không thuộc danh sách các đại lý bị dừng hoạt động do vi phạm trong quá trình kinh doanh dịch vụ đại lý hải quan.

Đối với nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan, Thông tư cũng quy định đầy đủ các tiêu chuẩn nhằm bảo đảm chất lượng đội ngũ thực hiện dịch vụ.

Theo đó, nhân viên phải là công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và có trình độ từ cao đẳng trở lên.

Ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, nhân viên phải có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan được cấp theo quy định của Thông tư. Trường hợp chứng chỉ đã được cấp quá 5 năm thì phải hoàn thành khóa đào tạo bổ sung kiến thức pháp luật hải quan. Khóa đào tạo này phải được thực hiện trong thời gian 3 năm tính đến thời điểm doanh nghiệp gửi thông báo hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan tới Cục Hải quan.

Thông tư cũng yêu cầu nhân viên phải tham gia đầy đủ chương trình cập nhật kiến thức định kỳ, được cơ quan hải quan cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan và không thuộc danh sách cá nhân bị cấm cấp mã số do vi phạm trong quá trình hành nghề.

Việc quy định cụ thể các tiêu chuẩn thay cho cơ chế cấp phép trước khi hoạt động cho thấy cách tiếp cận mới trong quản lý nhà nước. Thay vì kiểm soát ngay từ đầu bằng thủ tục hành chính, cơ quan quản lý chuyển sang yêu cầu doanh nghiệp chủ động bảo đảm các tiêu chuẩn và chịu trách nhiệm về việc tuân thủ trong suốt quá trình hoạt động.

Đây cũng là xu hướng đang được áp dụng ở nhiều lĩnh vực nhằm giảm chi phí gia nhập thị trường, tạo môi trường kinh doanh thuận lợi hơn nhưng vẫn bảo đảm hiệu quả quản lý thông qua cơ chế giám sát sau khi doanh nghiệp đi vào hoạt động.

Doanh nghiệp chủ động hơn nhưng trách nhiệm cũng cao hơn

Đi cùng việc cắt giảm thủ tục hành chính là sự thay đổi về phương thức quản lý của cơ quan hải quan.

Nếu trước đây doanh nghiệp phải chờ được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện mới được phép hoạt động thì nay doanh nghiệp có thể chủ động triển khai dịch vụ sau khi đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và thực hiện thông báo theo quy định.

Điều này giúp rút ngắn thời gian gia nhập thị trường, giảm số lượng hồ sơ, giấy tờ phải chuẩn bị cũng như chi phí thực hiện thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, cơ chế mới cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về trách nhiệm của doanh nghiệp.

Theo Thông tư, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan của mình. Cơ quan hải quan sẽ thực hiện hậu kiểm để đánh giá việc duy trì các tiêu chuẩn trong suốt quá trình hoạt động thay vì tiền kiểm như trước.

Nếu qua kiểm tra phát hiện doanh nghiệp không còn đáp ứng các tiêu chuẩn theo quy định thì quyền hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan của doanh nghiệp sẽ bị dừng trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.

Như vậy, việc giảm thủ tục hành chính không đồng nghĩa với việc nới lỏng quản lý. Trái lại, doanh nghiệp phải thường xuyên rà soát, duy trì đầy đủ các tiêu chuẩn về nhân sự, hạ tầng công nghệ thông tin cũng như việc chấp hành các quy định của pháp luật để bảo đảm hoạt động ổn định.

Một điểm đáng chú ý khác của Thông tư là những thay đổi liên quan đến việc tổ chức thi và cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan.

Theo quy định mới, việc đăng ký dự thi được thực hiện hoàn toàn trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công của Cục Hải quan. So với phương thức nộp hồ sơ giấy trước đây, hình thức này giúp người dự thi tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, đồng thời nâng cao tính công khai, minh bạch trong tiếp nhận hồ sơ.

Thông tư cũng tiếp tục quy định hình thức thi trắc nghiệm trên máy tính. Đây là phương thức đã được cơ quan hải quan áp dụng trong nhiều năm và được đánh giá là bảo đảm tính khách quan, chính xác cũng như rút ngắn thời gian tổ chức và công bố kết quả.

Cùng với việc hiện đại hóa quy trình thi, Thông tư bãi bỏ các quy định về phúc khảo kết quả thi, miễn thi một số môn và bảo lưu kết quả thi vốn được quy định tại Thông tư số 12/2015/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung.

Một nội dung mới khác là quy định về việc hủy bỏ chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan.

Theo đó, chứng chỉ có thể bị hủy trong trường hợp cá nhân vi phạm quy chế thi hoặc có hành vi vi phạm nghiêm trọng trong quá trình hoạt động với tư cách là nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan.

Quy định này góp phần nâng cao kỷ cương trong hoạt động nghề nghiệp, đồng thời tăng tính răn đe đối với các hành vi vi phạm quy định của pháp luật.

Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực đại lý làm thủ tục hải quan, việc Thông tư 83/2026/TT-BTC có hiệu lực đồng nghĩa với việc cần nhanh chóng rà soát lại toàn bộ điều kiện về tổ chức, nhân sự và hạ tầng kỹ thuật để bảo đảm đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn mới.

Các doanh nghiệp cũng cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ nhằm duy trì việc đáp ứng tiêu chuẩn trong suốt quá trình hoạt động, tránh tình trạng chỉ đáp ứng tại thời điểm thông báo nhưng không duy trì thường xuyên, dẫn đến nguy cơ bị dừng quyền hoạt động trên hệ thống hải quan điện tử.

Đối với đội ngũ nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan, việc cập nhật kiến thức pháp luật, theo dõi thời hạn của chứng chỉ nghiệp vụ và tham gia đầy đủ các chương trình bồi dưỡng theo quy định sẽ trở thành yêu cầu bắt buộc để tiếp tục hành nghề.

Có thể thấy, Thông tư 83/2026/TT-BTC không chỉ đơn thuần sửa đổi các quy định về đại lý làm thủ tục hải quan mà còn thay đổi cách thức quản lý theo hướng hiện đại hơn. Doanh nghiệp được trao nhiều quyền chủ động hơn trong quá trình gia nhập thị trường và tổ chức hoạt động, trong khi cơ quan quản lý chuyển trọng tâm sang giám sát việc tuân thủ thông qua cơ chế hậu kiểm.

Việc kết hợp giữa cắt giảm thủ tục hành chính, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và nâng cao trách nhiệm của doanh nghiệp được kỳ vọng sẽ góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, thuận lợi, đồng thời nâng cao chất lượng hoạt động của các đại lý làm thủ tục hải quan trong thời gian tới.