Giảm thủ tục hóa đơn điện tử cho người bán trên sàn thương mại điện tử: Nên quản lý bằng dữ liệu?

Trao đổi với phóng viên Báo Nhân Dân chung quanh nội dung này, ông Vũ Bảo Thắng - Founder & CEO Meta Ecom Group, Phó Ban Phát triển nguồn nhân lực Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam đã chia sẻ một số ý kiến từ thực tiễn từ doanh nghiệp, góp phần hoàn thiện chính sách. Ông Vũ Bảo Thắng cho rằng, cần chuyển từ gia tăng thủ tục sang quản lý dựa trên dữ liệu giao dịch, đồng thời nâng trách nhiệm của hệ thống trong lưu vết và cung cấp thông tin.

Phóng viên: Dự thảo đề xuất miễn hóa đơn điện tử đối với hộ, cá nhân kinh doanh trên sàn thương mại điện tử trong một số trường hợp. Ông đánh giá như thế nào về đề xuất này từ góc độ thực tiễn hoạt động của sàn?

Ông Vũ Bảo Thắng: Dưới góc nhìn và trải nghiệm thực tiễn của doanh nghiệp, tôi cho rằng đây là một đề xuất hợp lý và cần thiết, đặc biệt khi hướng tới mục tiêu là giảm gánh nặng tuân thủ cho hàng triệu hộ và cá nhân kinh doanh nhỏ đang hoạt động trên sàn thương mại điện tử.

Thực tế hiện nay, nhóm này đang phải cùng lúc xử lý rất nhiều áp lực đến từ: phí sàn, chi phí quảng cáo, đổi trả, vận hành đơn hàng, chăm sóc khách, cạnh tranh giá, các quy định nội bộ của sàn, và áp lực đánh giá từ người mua. Phần lớn họ chưa thể xây dựng một cách toàn diện bộ máy kế toán; không có nhân sự pháp chế, thậm chí nhiều người tự vận hành toàn bộ quy trình, từ tự đóng gói, livestream và chăm sóc khách. Nếu tiếp tục yêu cầu họ thực hiện đầy đủ các thủ tục hóa đơn như một doanh nghiệp bài bản, thì chi phí tuân thủ có thể còn nặng hơn cả phần thuế phải nộp.

Ở góc độ thực tiễn vận hành sàn, tôi mong muốn rằng chính sách nhà nước nên đi theo hướng: ở đâu đã có dữ liệu số đầy đủ, ở đó nên giảm thủ tục giấy tờ cho người bán nhỏ. Nếu giao dịch diễn ra trên sàn có chức năng thanh toán, có dữ liệu đơn hàng, có dòng tiền, có định danh người bán, có thông tin giao nhận, và đã được sàn khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay theo từng giao dịch, thì việc tiếp tục buộc hộ, cá nhân kinh doanh tự lập hóa đơn điện tử cho từng đơn là khá trùng lặp.

Theo tôi, vấn đề cốt lõi không nằm ở việc buộc hộ kinh doanh thực hiện thêm một thao tác hành chính, mà ở chỗ cơ quan quản lý có nắm bắt được doanh thu thực, dòng tiền thực và dấu vết giao dịch hay không. Khi những thông tin này đã được ghi nhận đầy đủ thông qua hệ thống của các sàn, cần mạnh dạn cắt giảm các nghĩa vụ mang tính thủ tục đối với người bán nhỏ, qua đó giảm gánh nặng tuân thủ và khuyến khích hoạt động kinh doanh minh bạch.

Tôi ủng hộ đề xuất này bởi nó thể hiện một tư duy quản lý hiện đại, chuyển từ cách tiếp cận dựa trên việc gia tăng thủ tục hành chính đối với nhóm có nguồn lực hạn chế, sang phương thức quản lý dựa trên dữ liệu số, minh bạch và hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, để quy định này vận hành hiệu quả, cần xác lập một nguyên tắc rất rõ: miễn trừ cho hộ, cá nhân kinh doanh nghĩa vụ thực hiện các thao tác hóa đơn, nhưng không miễn trừ trách nhiệm của hệ thống trong việc lưu vết và cung cấp dữ liệu giao dịch. Nói cách khác, gánh nặng tuân thủ cần được giảm nhẹ cho người bán, trong khi năng lực nền tảng và cơ chế quản lý dữ liệu phải được tăng cường tương ứng.

Phóng viên: Dự thảo cũng quy định chủ sàn thương mại điện tử sẽ lập hóa đơn điện tử thay người bán khi người mua yêu cầu. Theo ông cơ chế này cần được thiết kế như thế nào để bảo đảm phù hợp với vai trò của sàn?

Ông Vũ Bảo Thắng: Theo tôi, trong trường hợp người mua có nhu cầu xuất hóa đơn, cơ chế nên được thiết kế theo hướng các sàn cung cấp giải pháp kỹ thuật và tự động hóa quy trình thực hiện, thay vì mặc định chuyển vai trò pháp lý của người bán sang cho sàn. Cách tiếp cận này vừa đáp ứng nhu cầu của người mua, vừa bảo đảm đúng bản chất giao dịch và trách nhiệm của các bên liên quan.

Nói đơn giản, sàn thương mại điện tử về bản chất là hạ tầng giao dịch. Sàn không trực tiếp sản xuất hàng, không trực tiếp sở hữu hàng hóa của từng gian hàng, cũng không trực tiếp quyết định chất lượng hay nguồn gốc từng sản phẩm. Vì vậy, nếu để sàn đứng ra lập hóa đơn theo cơ chế làm chuyển toàn bộ trách nhiệm pháp lý sang sàn, thì cách thiết kế này sẽ không phản ánh đúng với bản chất giao dịch.

Cách tiếp cận phù hợp hơn là thiết kế cơ chế theo hướng phân định rõ vai trò của các bên: Người bán vẫn là chủ thể của sàn giao dịch; sàn thương mại điện tử đóng vai trò hỗ trợ khởi tạo, chuẩn hóa và truyền dữ liệu hóa đơn một cách tự động. Trên chứng từ, cần thể hiện đầy đủ và minh bạch các thông tin cốt lõi như: thông tin người bán thực tế, mã đơn hàng, mã giao dịch thanh toán, thời điểm phát sinh giao dịch, cũng như các dữ liệu liên quan đến quá trình giao vận.

Tôi đặc biệt nhấn mạnh yếu tố tự động hóa. Bởi lẽ, nếu khi người mua có nhu cầu lấy hóa đơn mà quy trình vẫn quay về việc yêu cầu hộ kinh doanh tự thao tác, tự kê khai, tự nhập từng trường dữ liệu, thì mục tiêu giảm gánh nặng tuân thủ gần như không còn ý nghĩa. Khi đó, hệ thống chưa thực sự giải quyết vấn đề mà chỉ dịch chuyển trách nhiệm.

Theo tôi, nên cho phép vận hành một mô hình theo hướng: khi người mua thực hiện thao tác “yêu cầu hóa đơn”, hệ thống của sàn sẽ tự động trích xuất các dữ liệu đã có sẵn từ đơn hàng và giao dịch thanh toán để khởi tạo chứng từ điện tử. Người bán không phải nhập lại thông tin, mà chỉ cần xác nhận, hoặc mặc định ủy quyền cho hệ thống thực hiện theo một cơ chế tiêu chuẩn đã được thiết kế sẵn.

Cách làm này giúp bảo đảm hài hòa lợi ích của các bên: người mua vẫn nhận được chứng từ đầy đủ; cơ quan quản lý vẫn có dữ liệu giao dịch minh bạch, có thể truy vết; trong khi đó, hộ và cá nhân kinh doanh nhỏ không bị kéo vào thêm một tầng nấc thủ tục phức tạp.

Nói cách khác, cơ chế phù hợp không phải là việc sàn “gánh thay” toàn bộ vai trò pháp lý của người bán, mà là sử dụng công nghệ để thay thế các thao tác thủ công, qua đó giảm chi phí tuân thủ nhưng vẫn bảo đảm tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu quản lý.

Phóng viên: Từ kinh nghiệm vận hành, ông có kiến nghị gì để vừa tạo thuận lợi cho người bán trên nền tảng số, vừa bảo đảm yêu cầu quản lý thuế và minh bạch giao dịch?

Ông Vũ Bảo Thắng: Theo tôi, nếu muốn vừa quản lý tốt vừa không làm khó các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, thì nên triển khai theo 5 hướng sau:

Thứ nhất, quản lý bằng dữ liệu giao dịch thay vì bắt người bán nhỏ làm thêm thủ tục.

Với các giao dịch bán qua sàn có thanh toán, hệ thống đã có sẵn rất nhiều dữ liệu: ai bán, bán gì, giá bao nhiêu, thời điểm nào, giao cho ai, vận chuyển qua đâu, tiền về thế nào. Nhà nước nên lấy chính bộ dữ liệu đó làm nền tảng quản lý, thay vì yêu cầu hộ kinh doanh lập thêm một lớp hóa đơn thủ công cho từng đơn hàng.

Thứ hai, dùng chứng từ số tối giản thay cho tư duy hóa đơn đầy đủ ở mọi trường hợp.

Không phải giao dịch nào cũng nên áp cùng một tiêu chuẩn nặng như doanh nghiệp lớn. Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhỏ bán trên sàn, có thể cho phép dùng một dạng chứng từ giao dịch điện tử tối giản được xuất tự động từ hệ thống, gồm: mã người bán, mã đơn hàng, mã thanh toán, giá trị giao dịch, thời điểm giao dịch, mã vận đơn hoặc trạng thái giao hàng.

Bộ dữ liệu này đủ để quản lý, đối soát và truy vết thông tin, giảm bớt công việc cho người bán

Thứ ba, phân tầng quản lý theo rủi ro, không cào bằng đồng loạt.

Không nên yêu cầu một cá nhân chỉ bán vài chục đơn lẻ mỗi tháng chịu cùng mức thủ tục như một đơn vị bán hàng doanh số lớn hoặc ngành hàng rủi ro cao. Thay vào đó nên phân loại theo: quy mô doanh thu, ngành hàng, lịch sử tuân thủ, tần suất khiếu nại/vi phạm, dấu hiệu bất thường.

Đối với các nhóm nhỏ, lịch sử tuân thủ tốt thì áp dụng cơ chế đơn giản nhất. Ngược lại với các nhóm lớn, nhóm nhạy cảm hoặc có dấu hiệu rủi ro thì siết chặt hơn; đảm bảo tính công bằng và hiệu quả.

Thứ tư, chuyển trọng tâm kiểm soát sang đầu vào lớn và mắt xích có năng lực thực thi cao hơn.

Nếu mục tiêu của Nhà nước là ngăn chặn hàng giả, hàng lậu, hàng không rõ nguồn gốc thì không nên dồn phần lớn gánh nặng chứng từ xuống người bán nhỏ lẻ ở cuối chuỗi. Thay vào đó, nên kiểm soát mạnh hơn ở các khâu: nhập khẩu, kho tập kết, đơn vị phân phối lớn, nhà bán hàng quy mô lớn và nhóm ngành hàng có rủi ro cao.

Nói cách khác là tập trung vào những điểm có khả năng phát sinh vi phạm lớn và có đủ năng lực tuân thủ, thay vì bắt hàng triệu hộ cá nhân nhỏ tự lo một hệ thống thủ tục phức tạp.

Thứ năm, để sàn và đơn vị vận chuyển gánh phần hạ tầng tuân thủ.

Người bán nhỏ không nên bị buộc trở thành kế toán bán thời gian với hàng loạt yêu cầu giấy tờ. Phần tuân thủ nên được tích hợp ngay trong hệ thống hạ tầng sàn: từ việc định danh người bán, lưu vết giao dịch đến chuyển dữ liệu sang cơ quan quản lý theo chuẩn thống nhất. Đơn vị vận chuyển có thể gắn mã vận đơn với mã giao dịch, giúp cơ quan quản lý có thể tra cứu theo mã thay vì yêu cầu hộ kinh doanh xuất trình hàng loạt giấy tờ.

Cách tiếp cận phù hợp với kinh tế số nên là giảm tối đa thao tác cho người yếu nguồn lực, để các hệ thống mạnh về công nghệ gánh phần phức tạp.

Quan điểm của tôi là không nên quản lý thương mại điện tử bằng cách buộc các hộ và cá nhân kinh doanh nhỏ phải làm thêm việc như doanh nghiệp lớn. Họ là nhóm hạn chế về nguồn lực nhưng hiện lại đang chịu rất nhiều áp lực từ chi phí sàn, cạnh tranh, vận hành và kỳ vọng của khách hàng. Nếu tiếp tục đẩy thêm gánh nặng chính sách, thủ tục xuống nhóm này thì vô hình trung sẽ làm tăng chi phí tuân thủ, giảm động lực kinh doanh và triệt tiêu một phần sức sống của kinh tế số.

Điều cần thiết là minh bạch dữ liệu, không nhất thiết là tăng thao tác hành chính cho người bán nhỏ. Muốn quản lý tốt thì nên yêu cầu các nền tảng số, hệ thống thanh toán và logistics phối hợp cung cấp dữ liệu chuẩn hóa; còn với các hộ, cá nhân kinh doanh, nên ưu tiên cơ chế đơn giản, tự động và dễ tuân thủ.

Phóng viên: Xin cảm ơn ông!