Hệ thống giúp cung cấp thông tin, hướng dẫn thủ tục, giải đáp thắc mắc một cách nhanh chóng, chính xác và thuận tiện, góp phần giảm tải cho đội ngũ cán bộ, công chức.
Những kết quả bước đầu đạt được cho thấy, đây là giải pháp phù hợp trong tiến trình chuyển đổi số, hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, chuyên nghiệp và lấy người dân làm trung tâm phục vụ.
Người dân giảm được thời gian giải quyết thủ tục
Sau sáp nhập, hệ thống Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Phú Thọ được tổ chức thành ba cơ sở đặt tại các phường Việt Trì, Vĩnh Phúc và Hòa Bình. Đồng thời, 148 xã, phường trên địa bàn tỉnh đã hoàn thành việc thành lập Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã và đi vào hoạt động từ ngày 1/7/2025.
Cùng với quá trình tinh gọn tổ chức bộ máy, nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính của người dân và doanh nghiệp ngày càng tăng. Theo Sở Nội vụ tỉnh, từ ngày 1/1/2026 đến nay, toàn tỉnh đã tiếp nhận hơn 320 nghìn hồ sơ thủ tục hành chính; trong đó, số hồ sơ nộp trực tuyến đạt hơn 95%, tỷ lệ cấp kết quả điện tử, số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết đều đạt hơn 92%...
Tại nhiều địa phương có lượng giao dịch lớn như các phường Việt Trì, Vĩnh Yên, Hòa Bình; các xã Thổ Tang, Phùng Nguyên hay Yên Trị, trung bình mỗi ngày bộ phận một cửa tiếp nhận hơn 50 hồ sơ. Những con số này phản ánh rõ ràng khối lượng công việc lớn mà đội ngũ cán bộ, công chức phải đảm đương hằng ngày, đòi hỏi nguồn nhân lực đáng kể cũng như quy trình xử lý hiệu quả, chính xác. Từ đó đặt ra yêu cầu phải đổi mới phương thức làm việc, ứng dụng chuyển đổi số để nâng cao năng suất, giảm áp lực cho đội ngũ cán bộ, công chức.
Từ tháng 9/2025, VNPT Phú Thọ đã phối hợp triển khai hệ thống Trợ lý ảo AI tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh và một số địa phương có lượng giao dịch lớn nêu trên. Hệ thống được tích hợp trực tiếp trên nền tảng giải quyết thủ tục hành chính và máy tính tại bộ phận một cửa. Trợ lý ảo AI có khả năng hỗ trợ cán bộ và người dân tra cứu thông tin, nhận diện thành phần hồ sơ, tóm tắt nội dung văn bản pháp luật, hướng dẫn quy trình thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp biểu mẫu, mức phí và thời gian giải quyết.
Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hòa Bình, vào lúc 9 giờ sáng ngày 16/6, anh Bạch Đức Nghĩa cho biết: “Trước đây, mỗi lần đi làm thủ tục tôi phải hỏi nhiều nơi mới biết chuẩn bị hồ sơ cần những gì. Nhưng từ khi có trợ lý AI, tôi chỉ cần dùng điện thoại tra cứu là có đầy đủ thủ tục, không mất thời gian đi lại. Giao diện dễ sử dụng, cán bộ hướng dẫn tận tình nên tra cứu thông tin nhanh hơn, hiệu quả hơn”.
Chính quyền giảm áp lực công việc
Việc vận hành thí điểm AI hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính cho thấy, thời gian tiếp nhận một hồ sơ hành chính giảm từ khoảng 10 phút xuống còn 5 phút. Khả năng hỗ trợ giải đáp tự động 24/7 giúp người dân dễ dàng tiếp cận thông tin mà không phụ thuộc vào thời gian làm việc của cơ quan hành chính. Điều này đặc biệt hữu ích đối với người dân ở vùng sâu, vùng xa hoặc những người không có điều kiện đến trực tiếp bộ phận một cửa để tìm hiểu thủ tục.
Không những vậy, ứng dụng AI cũng góp phần giảm tải đáng kể cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ khi nhiều câu hỏi lặp đi lặp lại đã được hệ thống tự động giải đáp. Thời gian dành cho các công việc mang tính chuyên môn được tăng lên, từ đó nâng cao năng suất lao động và chất lượng phục vụ. Đặc biệt, việc chuẩn hóa thông tin và quy trình xử lý giúp giảm thiểu sai sót trong tiếp nhận hồ sơ, nâng cao tỷ lệ hồ sơ được giải quyết đúng hạn, đồng thời tăng mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp đối với cơ quan hành chính nhà nước.
Cùng với mô hình trợ lý ảo AI tại bộ phận một cửa, nhiều địa phương trong tỉnh đã chủ động triển khai các giải pháp số. Vừa qua, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Tân Lạc đã ra mắt mô hình “Tiện ích trợ lý số Tân Lạc” trên nền tảng Zalo. Đây là một trong những mô hình chuyển đổi số tiêu biểu ở cấp cơ sở, giúp người dân tiếp cận dịch vụ công thuận tiện hơn. Thông qua ứng dụng này, người dân có thể tra cứu thành phần hồ sơ, quy trình giải quyết, mức phí thực hiện các thủ tục hành chính trong nhiều lĩnh vực như tư pháp, đất đai, hộ tịch... Đáng chú ý, hệ thống còn cho phép bốc số thứ tự trực tuyến, theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ, đặt lịch làm việc trước đối với các giao dịch phức tạp và gửi phản ánh, kiến nghị đến cơ quan chức năng.
Đồng chí Nguyễn Mạnh Hùng, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Tân Lạc cho biết: Trước đây, vào đầu tuần hoặc những khi cao điểm, bộ phận một cửa thường xuyên quá tải, người dân phải chờ đợi nhiều giờ. Việc triển khai trợ lý số đã góp phần phân luồng, giảm áp lực tại quầy giao dịch, đồng thời nâng cao tính công khai, minh bạch trong phục vụ. Không chỉ cung cấp thông tin về thủ tục hành chính, nền tảng này còn tích hợp các thông tin hữu ích về đời sống, văn hóa, du lịch, góp phần hình thành môi trường tương tác số giữa chính quyền và người dân.
Để AI thật sự trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực trong hoạt động quản lý nhà nước, tỉnh Phú Thọ đặc biệt chú trọng công tác đào tạo, nâng cao năng lực số cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Đến nay đã có 100% cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh được tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào công tác điều hành và giải quyết công việc. Đồng thời, tỉnh gắn việc triển khai thi hành Luật Trí tuệ nhân tạo với thúc đẩy chuyển đổi số, đổi mới sáng tạo, góp phần phát triển kinh tế-xã hội.
Những kết quả bước đầu từ việc ứng dụng trợ lý ảo AI cho thấy, đây là hướng đi đúng đắn trong tiến trình xây dựng chính quyền số. Thành công của mô hình thí điểm đã mở ra triển vọng nhân rộng trên phạm vi toàn tỉnh. Hiện, Sở Khoa học và Công nghệ đang tích cực phối hợp các đơn vị liên quan đánh giá hiệu quả, hoàn thiện hệ thống và bổ sung các tính năng mới như nhận diện hồ sơ thông minh, tra cứu dữ liệu tự động, đánh giá mức độ hài lòng của người dân và hỗ trợ phân tích dữ liệu phục vụ công tác quản lý; nghiên cứu tiếp tục triển khai nhân rộng mô hình trợ lý ảo AI phục vụ hành chính công tại các địa phương trên địa bàn tỉnh.
Với phương châm lấy người dân làm trung tâm phục vụ, việc ứng dụng AI trong giải quyết thủ tục hành chính là bước chuyển quan trọng trong tư duy quản trị hiện đại. Đây sẽ là nền tảng để xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiệu quả, minh bạch và gần dân hơn; góp phần hiện thực hóa mục tiêu xây dựng chính quyền số, công dân số và xã hội số trên địa bàn tỉnh trong những năm tới.
