Ngày 24/10/2018, UBND Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành Kế hoạch số 4840/KH-UBND, về việc triển khai xây dựng kho dữ liệu dùng chung và phát triển hệ sinh thái dữ liệu mở của thành phố, trong đó, công tác số hóa dữ liệu hộ tịch là một nhiệm vụ trọng tâm.
Đây là một bước đi quan trọng trong việc chuẩn hóa công tác quản lý và tạo cơ sở dữ liệu thống nhất, đồng bộ, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số toàn diện của thành phố.
Theo kế hoạch này, thành phố đã triển khai số hóa toàn bộ các sổ hộ tịch, bao gồm khai sinh, kết hôn, khai tử, và nhận cha mẹ con, vốn là những tài liệu quan trọng, đã được lưu trữ trong suốt nhiều năm qua tại các cơ quan như Sở Tư pháp, UBND các quận, huyện, thành phố Thủ Đức và các phường, xã, thị trấn. Giai đoạn đầu của dự án đã hoàn thành việc số hóa hơn 11 triệu hồ sơ hộ tịch, với tỷ lệ chuyển thành công vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp lên tới 97%.
Theo Chánh Văn phòng Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh, bà Huỳnh Thanh Yến, sở cùng với các cơ quan chức năng đã phối hợp chặt chẽ trong việc triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch. Các công tác rà soát, kiểm tra và bảo đảm tính chính xác của dữ liệu đã được thực hiện kỹ lưỡng, đáp ứng các yêu cầu của Bộ Tư pháp.
Hệ thống dữ liệu hộ tịch điện tử không chỉ tạo ra sự thuận tiện trong việc tra cứu, cấp bản sao giấy tờ cho công dân mà còn góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân trong các thủ tục hành chính.
Đến nay, thành phố đã hoàn thành việc chuyển hồ sơ của hơn 11 triệu công dân vào hệ thống điện tử, tạo nền tảng vững chắc để triển khai các bước tiếp theo, trong đó có việc cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ dữ liệu số hóa cho người dân, không phụ thuộc vào nơi đăng ký, nơi cư trú, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho công dân.
Thực hiện theo kế hoạch chuyển đổi số toàn diện, thành phố đã triển khai cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ kho dữ liệu số hóa kể từ tháng 6/2022. Cụ thể, người dân có thể xin cấp bản sao giấy khai sinh, giấy kết hôn, giấy khai tử và giấy nhận cha mẹ con từ dữ liệu số hóa sổ hộ tịch mà không cần phải đến nơi đăng ký ban đầu hay nơi cư trú. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu thủ tục hành chính mà còn thúc đẩy sự hài lòng và tin tưởng của người dân đối với chính quyền.
 |
| Cán bộ tư pháp các cấp cơ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh được tập huấn trực tuyến triển khai chương trình khai thác, sử dụng dữ liệu số hóa sổ hộ tịch. (Ảnh: Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh) |
“Tính đến nay, Sở Tư pháp và các cơ quan đăng ký hộ tịch tại Thành phố Hồ Chí Minh đã cấp được 43.660 trường hợp xin cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ dữ liệu số hóa sổ hộ tịch của Thành phố Hồ Chí Minh, người dân rất phấn khởi và đồng tình rất cao việc này”, bà Yến nêu rõ.
Mặc dù đã đạt được những kết quả tích cực, việc triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch tại thành phố vẫn gặp không ít khó khăn, đặc biệt là trong việc xử lý và đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống.
Một số trường hợp dữ liệu chưa được chuyển thành công lên hệ thống của Bộ Tư pháp do tình trạng trùng lặp hoặc chưa kiểm tra đầy đủ. Hệ thống quản lý hộ tịch đôi khi gặp phải tình trạng chậm trễ, từ chối truy cập, hoặc không thể trích xuất dữ liệu đúng như yêu cầu.
Bên cạnh đó, việc cập nhật tự động thông tin thay đổi hộ tịch, đặc biệt là khi có cải chính, bổ sung thông tin tại nơi cư trú thay vì nơi đăng ký ban đầu, vẫn còn nhiều bất cập. Hơn nữa, quy trình điều chỉnh sai sót dữ liệu cần phải có sự phê duyệt của cơ quan cấp trên, gây tốn thời gian và kéo dài thủ tục hành chính, điều này cần được cải thiện trong tương lai.
Để khắc phục những khó khăn hiện tại, theo Chánh Văn phòng Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh, thành phố đã kiến nghị một số giải pháp nhằm tối ưu hóa quá trình số hóa và khai thác dữ liệu hộ tịch.
Trong đó, việc mở rộng tiện ích tự động cập nhật các thay đổi, cải chính hộ tịch từ nơi cư trú là một yêu cầu cấp thiết. Đồng thời, việc cho phép các cơ quan quản lý dữ liệu hộ tịch tự điều chỉnh sai sót mà không phải chờ sự phê duyệt từ cơ quan cấp trên sẽ giúp giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
Bộ Tư pháp cũng cần sớm ban hành các hướng dẫn cụ thể về việc cấp bản sao giấy tờ hộ tịch không phụ thuộc vào nơi đăng ký hay nơi cư trú, đảm bảo quyền lợi của công dân khi thực hiện các thủ tục hành chính. Bên cạnh đó, việc triển khai cấp bản điện tử giấy tờ hộ tịch theo đúng quy định của Thông tư số 01/2022/TT-BTP sẽ tạo thuận lợi cho người dân và giảm thiểu các chi phí hành chính.
