Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ký ban hành Quyết định số 366/QĐ-BHXH về quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế (sau đây gọi tắt là Quy trình) được áp dụng từ tháng 5/2026.
Quy trình được ban hành nhằm điều chỉnh việc phân cấp, phân quyền đối với tổ chức, cá nhân thuộc hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam trong thực hiện công tác thu, cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế theo nguyên tắc “rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời gian, rõ kết quả”.
Theo Quy trình, việc tổ chức thực hiện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, người tham gia trên cơ sở tự kê khai, tự chịu trách nhiệm; áp dụng đối với viên chức cơ quan bảo hiểm xã hội các cấp được phân công nhiệm vụ trong quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.
Quy định cụ thể trách nhiệm của từng cấp
Quy trình quy định rõ trách nhiệm của bảo hiểm xã hội cơ sở, bảo hiểm xã hội tỉnh và Bảo hiểm xã hội Việt Nam trong thực hiện công tác thu, cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.
Trong đó, bảo hiểm xã hội cơ sở thực hiện hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động, cơ quan quản lý người chỉ tham gia bảo hiểm y tế, tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng và người tham gia kê khai, nộp hồ sơ; thu tiền đóng, hoàn trả tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế; xác nhận sổ bảo hiểm xã hội; gộp sổ bảo hiểm xã hội; điều chỉnh thông tin người tham gia; cấp lại, đổi thẻ bảo hiểm y tế; trả kết quả thủ tục hành chính. Đồng thời tiếp nhận hồ sơ để chuyển bảo hiểm xã hội tỉnh giải quyết các trường hợp tính thời gian công tác trước ngày 1/1/1995 hoặc cán bộ xã theo Nghị định số 09/1998/NĐ-CP trước ngày 1/1/1998.
Bảo hiểm xã hội tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, giải quyết hồ sơ thuộc thẩm quyền; tiếp nhận, hỗ trợ xử lý hồ sơ, dữ liệu vướng mắc do bảo hiểm xã hội cơ sở đề nghị; báo cáo, kiến nghị Bảo hiểm xã hội Việt Nam giải quyết nếu vượt thẩm quyền.
Đối với Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Quy trình quy định thực hiện thu tiền ngân sách trung ương đóng, hỗ trợ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động và giải quyết hồ sơ trong trường hợp bảo hiểm xã hội cơ sở không kịp thời giải quyết.
Đẩy mạnh giao dịch điện tử, sử dụng sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử
Quy trình mới tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giải quyết thủ tục hành chính.
Theo đó, người tham gia được sử dụng sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; sử dụng thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử để khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế và thanh toán chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế thông qua ứng dụng định danh điện tử quốc gia (VNeID) mức độ 2, ứng dụng VssID hoặc email.
Người tham gia được sử dụng sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; sử dụng thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử để khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế và thanh toán chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế thông qua ứng dụng định danh điện tử quốc gia (VNeID) mức độ 2, ứng dụng VssID hoặc email.
Đối với hồ sơ thực hiện giao dịch điện tử, hệ thống phần mềm thực hiện xác thực toàn bộ thông tin của đơn vị và người tham gia theo mã số định danh điện tử, bảo đảm khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu về cư trú.
Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác và phần mềm tự động tạo lập phát sinh, hệ thống sẽ tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu; tự động cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử, xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp đối với trường hợp đăng ký nhận bản điện tử.
Quy trình cũng quy định thời gian hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hoặc trả lại hồ sơ không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ nếu hồ sơ, dữ liệu chưa đầy đủ, chính xác.
Tăng cường quản lý chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
Theo Quy trình, hệ thống phần mềm sẽ tự động xác định trạng thái đơn vị chậm đóng, trốn đóng căn cứ kết quả đóng của tháng trước liền kề; cập nhật trạng thái trên phần mềm quản lý. Đồng thời, hệ thống tự động gửi thông báo kết quả đóng và văn bản đôn đốc đối với đơn vị chậm đóng, trốn đóng theo quy định.
Người tham gia cũng được cung cấp thông tin trên ứng dụng VssID về kết quả đơn vị đã đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và thời gian chậm đóng theo từng đơn vị.
Quy trình nêu rõ, trường hợp chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm y tế cho người lao động thì đơn vị phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng bảo hiểm y tế mà người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ bảo hiểm y tế do chậm đóng, trốn đóng theo quy định của Luật Bảo hiểm y tế.
Bên cạnh đó, Phòng Kiểm tra thuộc bảo hiểm xã hội tỉnh và Ban Kiểm tra thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam được giao trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra, xử lý vi phạm đối với đơn vị chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định.
Đồng bộ dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý
Quy trình quy định việc cập nhật dữ liệu thu, cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế được thực hiện trên hệ thống phần mềm liên thông toàn ngành. Nhiều nghiệp vụ được tự động hóa như: xác thực thông tin người tham gia; xác định trạng thái chậm đóng, trốn đóng; tổng hợp số liệu báo cáo; gửi thông báo kết quả đóng; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế điện tử.
Đồng thời, Quy trình cũng quy định cụ thể trách nhiệm của các đơn vị chuyên môn thuộc bảo hiểm xã hội các cấp, gồm: Quản lý thu và phát triển người tham gia, Kế hoạch - Tài chính, Kiểm tra, Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số cùng các đơn vị liên quan trong việc phối hợp tổ chức thực hiện, bảo đảm quản lý thống nhất, hiệu quả trong toàn hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Việc ban hành Quy trình mới góp phần tiếp tục hoàn thiện cơ chế quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo hướng công khai, minh bạch, hiện đại; nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, doanh nghiệp; đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính của ngành bảo hiểm xã hội Việt Nam trong giai đoạn mới.
Trong năm 2025, ước tính toàn hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã giải quyết cho 186.119 người hưởng mới lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội hằng tháng (nâng tổng số người hưởng các chế độ này hằng tháng lên hơn 3,5 triệu người); 1.044.016 người hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội một lần, trong đó, người hưởng bảo hiểm xã hội một lần, giảm 26,15% so với năm trước; 9.098.537 lượt người hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khỏe.
Hệ thống cũng thực hiện tiếp nhận 759.198 quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp và 14.184 quyết định hưởng hỗ trợ học nghề được chi trả. Số lượt khám chữa bệnh bảo hiểm y tế là 195,5 triệu lượt, với chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế đề nghị thanh toán khoảng 161.628 tỷ đồng.
Toàn hệ thống đã tiếp nhận 123,7 triệu hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính, trong đó có 113,57 triệu hồ sơ giao dịch điện tử (chiếm 91,81% tổng số hồ sơ tiếp nhận, tăng 6,2% so với năm 2024).
