Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế hợp đồng lao động bản giấy
Ngày 24/12, Chính phủ ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử. Nghị định có 5 chương, 30 điều.
Về nguyên tắc chung, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định này.
Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.
Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.
Chủ thể tham gia hoạt động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử bao gồm: Người lao động và người sử dụng lao động có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 18 Bộ luật Lao động; nhà cung cấp eContract bảo đảm điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định này.
Nghị định nêu rõ, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua eContract bảo đảm các điều kiện sau:
a) Có sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
b) Có biện pháp bảo mật để bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng lao động điện tử; có phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra.
c) Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử; bảo đảm khả năng tra cứu hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trên eContract.
d) Có chức năng bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử người lao động và người sử dụng lao động.
đ) Có biện pháp kỹ thuật để xác nhận việc tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với các nội dung trong hợp đồng lao động.
e) Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử để thực hiện chứng thực hợp đồng lao động điện tử trước khi gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.
g) Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
h) Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
i) Có chức năng hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động thông qua giao thức và định dạng do Bộ Nội vụ quy định.
k) Có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ quản lý giao dịch hợp đồng lao động điện tử.
l) Kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ.
m) Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định về pháp luật an toàn thông tin mạng.
Điều 6 của Nghị định cũng nêu rõ, nhà cung cấp eContract phải bảo đảm các điều kiện sau:
Một là, có eContract đáp ứng điều kiện tại khoản 1 Điều này.
Hai là, có giải pháp, công nghệ để thu thập, kiểm tra, đối chiếu, bảo đảm sự khớp đúng giữa thông tin nhận biết tổ chức, cá nhân, dữ liệu sinh trắc học người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân (là các yếu tố, đặc điểm sinh học gắn liền với người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân thực hiện định danh, khó làm giả, có tỷ lệ trùng nhau thấp như vân tay, khuôn mặt, móng mắt, giọng nói và các yếu tố sinh trắc học khác) với các thông tin, yếu tố sinh trắc học tương ứng trên giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân theo quy định tại khoản 2 Điều này và bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
Ba là có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy có loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử.
Hợp đồng lao động điện tử được tạo lập, xác thực định danh chủ thể giao kết hợp đồng lao động điện tử, ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract bảo đảm các điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều này.
Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.
Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Xây dựng nền tảng hợp đồng lao động điện tử
Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được xây dựng, quản lý, vận hành tập trung; được khai thác và sử dụng thống nhất từ trung ương đến địa phương.
Nền tảng này được duy trì hoạt động liên tục, ổn định, thông suốt đáp ứng yêu cầu quản lý giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử; yêu cầu khai thác và sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật.
Thông tin, dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ an toàn, bảo mật, bảo đảm tính toàn vẹn và tuân thủ các quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu và về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Việc xây dựng, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tuân thủ theo quy định của pháp luật có liên quan, phù hợp với Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số.
Tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ cấp và được quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Hạ tầng kỹ thuật Nền tảng hợp đồng lao động điện tử bao gồm: hệ thống máy chủ, máy trạm, các trang thiết bị bảo đảm kết nối mạng, thiết bị bảo đảm an toàn, an ninh mạng, thiết bị mã hóa, thiết bị lưu trữ, hệ thống đường truyền kết nối Internet và các thiết bị khác.
Hạ tầng kỹ thuật Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ, vận hành trên cơ sở hạ tầng của Trung tâm Dữ liệu quốc gia.
Thu thập dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử
Dữ liệu được thu thập, cập nhật, quản lý trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử gồm 6 nội dung sau:
Thứ nhất, hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử khác liên quan bảo đảm đáp ứng đầy đủ điều kiện, phương thức thực hiện giao kết, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại Điều 6, Điều 9 Nghị định này.
Thứ hai, hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định này.
Thứ ba, thông tin về nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động theo quy định pháp luật lao động.
Thứ tư, thông tin về tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân.
Thứ năm, thông tin về nhật ký giao dịch hợp đồng lao động điện tử, bao gồm thông tin truy cập, lịch sử thao tác, chuỗi sự kiện giao dịch, thông điệp dữ liệu, thời điểm xác thực, ID, cùng các dữ liệu kỹ thuật (metadata) phát sinh trong quá trình khởi tạo, giao kết, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt và lưu trữ hợp đồng lao động điện tử.
Thứ sáu, thông tin khác phục vụ công tác quản lý nhà nước về lao động theo quy định của pháp luật.
Về nguồn thu thập, cập nhật dữ liệu vào Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, nhà cung cấp eContract gửi, đồng bộ tự động theo chuẩn kỹ thuật đối với dữ liệu quy định tại Nghị định này.
Người sử dụng lao động/Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cập nhật trực tiếp dữ liệu thông qua tài khoản được cấp trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành chia sẻ dữ liệu phục vụ đối chiếu, xác thực thông tin hợp đồng lao động điện tử.
Bộ Nội vụ phối hợp với cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan ban hành danh mục dữ liệu chủ, danh mục dữ liệu mở, danh mục dữ liệu dùng chung trong Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật dữ liệu. Dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử được quản lý, lưu trữ theo quy định pháp luật lưu trữ và pháp luật dữ liệu.
Các quy định tại Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2026.
Chậm nhất là ngày 1/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được chính thức đưa vào vận hành. Việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định này từ ngày 1/7/2026.
