Sớm xây dựng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tập trung, thống nhất

Bộ Nội vụ đã xây dựng dự thảo Nghị định quy định về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử (sau đây gọi tắt là dự thảo Nghị định) và đang lấy ý kiến nhân dân.

Triển khai giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử còn vướng mắc, khó khăn

Bộ Nội vụ cho biết, quá trình theo dõi, đánh giá 5 năm thực hiện Bộ luật Lao động năm 2019 cho thấy, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử đã tạo rất nhiều thuận lợi cho người lao động và người sử dụng lao động đặc biệt là các doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động (tăng tính linh hoạt về không gian, thời gian trong giao kết hợp đồng; tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực trong việc soạn thảo, trình ký hợp đồng, quản lý và lưu trữ hồ sơ; tăng hiệu quả quản lý, quản trị của doanh nghiệp; tăng mức độ an toàn, bảo mật thông tin hợp đồng lao động...). Đây là quy định tiến bộ, phù hợp với xu hướng phát triển của công nghệ số hiện nay, đáp ứng yêu cầu tất yếu trong tương lai của Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số.

Tuy nhiên, quá trình triển khai giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử cũng gặp một số vướng mắc, khó khăn.

Cụ thể như: (i) chưa có hướng dẫn cụ thể về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử; (ii) thiếu quy định liên quan đến điều kiện có hiệu lực của hợp đồng lao động bằng phương thức điện tử do có sự khác biệt với hình thức truyền thống; (iii) việc công nhận giá trị pháp lý và sử dụng hợp đồng lao động điện tử khi giao dịch với bên thứ ba (cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng…) còn gặp nhiều bất cập và hạn chế, điều này phần nào ảnh hưởng đến nhu cầu giao kết hợp đồng lao động điện tử của doanh nghiệp và người lao động.

Vì vậy, đa số các doanh nghiệp đều đề xuất cơ quan quản lý nhà nước ban hành hướng dẫn cụ thể về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử để việc áp dụng quy định được triển khai đồng bộ và thuận lợi.

Thêm vào đó, người sử dụng lao động, cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương hiện đang thực hiện trách nhiệm báo cáo thuộc lĩnh vực lao động chủ yếu bằng phương thức văn bản (báo cáo hành chính truyền thống); cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực lao động ở Trung ương và địa phương chưa có cơ sở dữ liệu ngành về lao động, quan hệ lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội. Các thông tin, dữ liệu về doanh nghiệp, người lao động đang phân tán, chưa tập trung và không có sự liên thông, kết nối giữa các cơ quan quản lý nhà nước của từng ngành, lĩnh vực với nhau. Do đó, việc cập nhật thông tin, theo dõi, quản lý dữ liệu về người sử dụng lao động và người lao động để phân tích tình hình biến động về lao động, tiền lương trên thực tế còn gặp khó khăn và hạn chế.

Hơn nữa, hiện nay, chưa có số liệu thống kê chính thức từ phía cơ quan nhà nước về hợp đồng lao động điện tử. Một số thông tin thu được qua hệ thống các doanh nghiệp công nghệ cung cấp phần mềm hợp đồng lao động điện tử cho thấy có khoảng 21 doanh nghiệp công nghệ đang tham gia vào lĩnh vực này.

Theo báo cáo của một doanh nghiệp, phần mềm hợp đồng lao động điện tử của doanh nghiệp này đang phục vụ 17.230 người sử dụng lao động, hằng tháng phát sinh hơn 2,5 triệu hợp đồng lao động, tăng trưởng so với năm 2021 khá lớn, ước tính gần 100% mỗi năm. Điều này cho thấy xu hướng phát triển nhanh chóng của hợp đồng lao động điện tử thời gian qua. Tuy nhiên, số lượng doanh nghiệp sử dụng hợp đồng lao động điện tử và giao dịch về hợp đồng lao động điện tử vẫn còn chưa tương xứng với quy mô lao động và người sử dụng lao động tham gia thị trường lao động hiện nay.

Trên thị trường Việt Nam có nhiều doanh nghiệp công nghệ cung cấp phần mềm giao kết hợp đồng lao động (như VNPT, FPT, Viettel, EFY…) với một quy trình riêng tùy theo điều kiện về hạ tầng, nền tảng công nghệ, là một sản phẩm phần mềm thương mại hóa. Các trường thông tin, các chức năng của các phần mềm nêu trên chưa hỗ trợ người dùng, đặc biệt chưa hỗ trợ cơ quan quản lý nhà nước, không có chức năng báo cáo thống kê, hỗ trợ phân tích dự báo và hoạch định chính sách.

Ngoài ra, các phần mềm này chưa hỗ trợ quản lý giao dịch điện tử về hợp đồng lao động phát sinh trên phạm vi toàn quốc, người sử dụng lao động và người lao động có giao kết hợp đồng lao động điện tử theo tỉnh/thành phố cũng như không được hỗ trợ kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, chưa có tính năng, chức năng phục vụ tra cứu về hợp đồng lao động điện tử của các tổ chức, cá nhân có liên quan khi có sự cho phép của chủ thể giao kết hợp đồng lao động điện tử.

Do đó, có thể thấy các sản phẩm trên thị trường đều là phần mềm công nghệ thông tin cung cấp dịch vụ ký kết hợp đồng lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động (chủ yếu phục vụ mục đích quản trị nội bộ của doanh nghiệp); chưa có Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tập trung, thống nhất do nhà nước quản lý, hình thành cơ sở dữ liệu về hợp đồng lao động, kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm xã hội và các hệ thống thông tin khác theo yêu cầu quản lý nhà nước.

Tại Nghị quyết số 71/NQ-CP ngày 1/4/2025 của Chính phủ giao Bộ Nội vụ xây dựng nền tảng hợp đồng lao động điện tử, hoàn thành kết nối với Đề án 06. Điều này đòi hỏi phải có các quy định về xây dựng, quản lý, duy trì, khai thác và sử dụng thông tin trong Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; bảo đảm được khả năng tích hợp, kết nối, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử; đặt ra trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan trong việc vận hành, quản lý Nền tảng, đặc biệt là việc kết nối, chia sẻ liên thông dữ liệu giữa các bộ, ngành quản lý nhà nước để bảo đảm tính hiệu quả, bền vững, bảo mật an toàn thông tin theo quy định. Tuy nhiên, hiện nay chưa có quy định cụ thể về vấn đề nêu trên nên chưa có đủ cơ sở pháp lý khi đưa nền tảng vào vận hành, khai thác, quản lý trong thời gian tới.

Do đó, việc xây dựng Nghị định của Chính phủ quy định về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử rất cần thiết.

Bảo đảm dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trên Nền tảng “đúng, đủ, sạch, sống”

Dự thảo Nghị định quy định về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử, nền tảng hợp đồng lao động điện tử; việc xây dựng, quản lý, duy trì, khai thác và sử dụng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Nội dung chính của dự thảo có 5 chương với 29 điều, với một số điểm cơ bản.

Về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử, dự thảo Nghị định tập trung vào một số điểm dưới đây.

Thứ nhất, quy định về nguyên tắc chung, trong đó về tuân thủ quy định của pháp luật về nội dung (pháp luật lao động) và pháp luật về hình thức (pháp luật về giao dịch điện tử), yêu cầu về công nhận giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử và sử dụng tối đa hợp đồng lao động điện tử trong thực tiễn.

Thứ hai, quy định về chủ thể tham gia hoạt động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử: bao gồm người sử dụng lao động và người lao động có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 18 của Bộ luật Lao động (như đối với giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản giấy) và bổ sung chủ thể thứ 3 là Nhà cung cấp phần mềm giao kết hợp đồng lao động điện tử (eContract) - đây là chủ thể trung gian tham gia vào quá trình giao kết, thực hiện hợp đồng lao động với tư cách hỗ trợ phương thức giao kết, cung cấp phần mềm giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử để các bên thực hiện tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất và quản lý hợp đồng lao động điện tử.

Thứ ba, quy định về điều kiện, phương thức thực hiện giao kết hợp đồng lao động: trong đó việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua eContract đáp ứng đủ điều kiện theo quy định; người sử dụng lao động và người lao động sử dụng chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp cấp để ký hợp đồng lao động điện tử nhằm bảo đảm xác định được người ký, gắn liền với nội dung dữ liệu, do người ký kiểm soát tại thời điểm ký và có thể phát hiện mọi thay đổi sau khi ký, bảo đảm mức độ an toàn và giá trị pháp lý cao nhất.

Ngoài ra, Nghị định quy định hợp đồng lao động phải được gắn Mã định danh (ID) do Nền tảng cấp tự động, bảo đảm tính duy nhất, đây là căn cứ để truy xuất, đối chiếu, báo cáo và kiểm tra các thông tin liên quan đến hợp hợp đồng lao động trên Nền tảng.

Thứ tư, quy định về hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử.

Theo quy định tại Điều 400 và Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015, thời điểm hiệu lực của hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan có quy định khác; thời điểm giao kết bằng văn bản là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hay bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản.

Căn cứ quy định nêu trên, tại Điều 23 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định hợp đồng lao động có hiệu lực kể từ ngày hai bên giao kết, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác.

So với hợp đồng lao động văn bản giấy, việc xác định thời điểm hai bên giao kết khó khăn hơn do thực hiện trên môi trường điện tử cần phải có thời gian truyền dữ liệu giữa các chủ thể dẫn đến thời gian ký kết không cùng thời điểm. Theo đó, để bảo đảm tuân thủ quy định xác định thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động nói riêng và hợp đồng nói chung và phù hợp với đặc điểm của hợp đồng lao động điện tử, dự thảo Nghị định quy định thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử là thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.

Thứ năm, về sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động sẽ xảy ra các tình huống một hoặc cả hai bên giao kết có nhu cầu sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử dẫn đến cần phải tiến hành ký kết các văn bản điện tử thỏa thuận về các nội dung này.

Để bảo đảm giá trị pháp lý của các văn bản điện tử này, dự thảo Nghị định quy định phương thức, điều kiện thực hiện trong 2 trường hợp: (i) hợp đồng lao động đã giao kết bằng phương tiện điện tử; (ii) hợp đồng lao động đã giao kết bằng văn bản giấy nay sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu.

Cũng theo Bộ Nội vụ, căn cứ quy định của Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn (đặc biệt là 2 văn bản: Nghị định số 137/2024/NĐ-CP nêu trên và Nghị định số 194/2025/NĐ-CP ngày 3/7/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Giao dịch điện tử về cơ sở dữ liệu quốc gia, kết nối và chia sẻ dữ liệu, dữ liệu mở phục vụ giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước) và các pháp luật khác có liên quan để quy định hành lang pháp lý cho việc xây dựng, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử với các nội dung chủ yếu sau:

Quy định 4 nguyên tắc xây dựng, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trên cơ sở tham khảo quy định nguyên tắc xây dựng, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu quốc gia gắn với đặc điểm, tính chất, mô hình hoạt động của Nền tảng.

Xác định cơ quan chủ quản của Nền tảng là Bộ Nội vụ và đơn vị quản lý, vận hành là một đơn vị thuộc Bộ để làm cơ sở xác định rõ thẩm quyền, trách nhiệm tổ chức thực hiện sau này.

Quy định các hoạt động và yêu cầu đối với việc xây dựng Nền tảng trên cơ sở tham khảo quy định đối với xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia gắn với đặc điểm, tính chất, mô hình hoạt động của Nền tảng.

Quy định về thu thập, cập nhật, quản lý dữ liệu trên Nền tảng, trong đó quy định cụ thể dữ liệu thu thập, cập nhật (5 nhóm dữ liệu), nguồn thu thập, cập nhật dữ liệu và trách nhiệm của Bộ Nội vụ trong việc bảo đảm tính chính xác, thống nhất, đầy đủ của dữ liệu.

Quy định 5 nhóm dịch vụ dùng chung của Nền tảng để các cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng phục vụ vào các mục đích theo quy định như đối với cơ sở dữ liệu quốc gia tại Nghị định số 194/2025/NĐ-CP nêu trên.

Quy định về các yêu cầu đối các hệ thống thông tin khi kết nối, chia sẻ dữ liệu với Nền tảng bảo đảm đúng mục đích, an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu tổ chức, cá nhân theo quy định.

Quy định 3 nhóm chủ thể khai thác và sử dụng dữ liệu, dịch vụ trên Nền tảng cùng với mục đích sử dụng dữ liệu trên Nền tảng, qua đó thu hút sự quan tâm, tham gia của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân.

Quy định cách thức khai thác, sử dụng dữ liệu trên Nền tảng, gồm: (i) Thông qua dịch vụ dữ liệu cung cấp tại Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; (ii) Thông qua kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Nền tảng hợp đồng lao động điện tử với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin liên quan khác; (iii) Thông qua văn bản yêu cầu cung cấp thông tin.

Dự thảo cũng quy định cụ thể trách nhiệm của các bộ, ngành, địa phương theo phạm vi chức năng được giao; đồng thời quy định quyền và trách nhiệm của Nhà cung cấp dịch vụ, người sử dụng lao động và người lao động để thúc đẩy giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử và bảo đảm Nền tảng được hoạt động hiệu quả, dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trên Nền tảng được bảo đảm “đúng, đủ, sạch, sống”.