Theo đó, Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố (gọi chung là bảo hiểm xã hội tỉnh) thực hiện xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội của người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng để làm căn cứ giải quyết, điều chỉnh chế độ hưu trí, tử tuất như sau:
Đối tượng áp dụng gồm 2 nhóm sau.
Người sử dụng lao động (đơn vị) không còn khả năng đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động trước ngày 1/7/2024 theo quy định tại khoản 2 Điều 26 Nghị định 158/2025/NĐ-CP .
Người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động trước ngày 1/7/2024 gồm: (1) Đang bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội hoặc đang tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hoặc bảo hiểm xã hội tự nguyện; (2) Đang hưởng chế độ hưu trí; (3) Đã hưởng chế độ tử tuất (thân nhân người lao động); (4) Đã hưởng bảo hiểm xã hội một lần.
Căn cứ xác định người sử dụng lao động không còn khả năng đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.
Căn cứ xác định thời gian người lao động làm việc tại đơn vị sử dụng lao động trong thời gian chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc gồm: tiền lương, tiền công của người lao động đã đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội; thời gian chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm xã hội chưa được xác nhận; tỷ lệ đóng vào Quỹ Hưu trí, tử tuất theo từng thời kỳ (bao gồm thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản được tính là thời gian đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc).
Văn bản của Bảo hiểm xã hội Việt Nam cũng quy định rõ về tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Người lao động hoặc thân nhân của người lao động trong trường hợp người lao động đã chết có thể nộp hồ sơ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính của bảo hiểm xã hội tỉnh quản lý đơn vị; hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công, dịch vụ công (trực tuyến), gửi qua dịch vụ bưu chính.
Hồ sơ gồm: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS, ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-bảo hiểm xã hội);
Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần hồ sơ, chuyển Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia.
Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính, đối chiếu với dữ liệu đang quản lý và hồ sơ đang lưu tại cơ quan bảo hiểm xã hội theo quy định.
Trường hợp người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan bảo hiểm xã hội, căn cứ hồ sơ do người lao động cung cấp; bảo hiểm xã hội tỉnh lập danh sách (Mẫu 01) kèm theo hồ sơ, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo và thông báo kết quả xử lý để người lao động biết.
Bảo hiểm xã hội Việt Nam cũng quy định cụ thể về thời hạn xác nhận.
Trường hợp đủ điều kiện xác nhận: Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của người lao động hoặc thân nhân của người lao động, cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội của người lao động.
Trường hợp cần phải xác minh lại quá trình đóng bảo hiểm xã hội: Thời hạn không quá 45 ngày.
Trường hợp không đủ điều kiện xác nhận thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Trường hợp người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan bảo hiểm xã hội, trong thời hạn 5 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ do người lao động cung cấp, bảo hiểm xã hội tỉnh phải báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo.
