Ngày 21/10, hội nghị trực tuyến tập huấn nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã được tổ chức và kết nối trực tuyến tới bảo hiểm xã hội 34 tỉnh, thành phố, với sự tham gia của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong toàn hệ thống.
Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trong toàn hệ thống bảo hiểm xã hội
Phát biểu chỉ đạo tại hội nghị, Phó Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam Đào Việt Ánh nhấn mạnh vai trò quan trọng của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Hồ sơ, tài liệu được quản lý khoa học, đầy đủ và chặt chẽ không chỉ phục vụ công tác tra cứu, khai thác thông tin mà còn góp phần bảo đảm tính liên tục, chính xác và minh bạch trong hoạt động nghiệp vụ của toàn hệ thống.
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang được đẩy mạnh, công tác lưu trữ cần có sự chuyển biến căn bản về phương thức quản lý, từ việc chủ yếu tập trung vào hồ sơ giấy sang quản trị đồng thời hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, tiến tới quản lý hồ sơ điện tử xuyên suốt vòng đời. Việc số hóa không chỉ dừng ở khâu quét tài liệu thành tệp điện tử mà phải bảo đảm hồ sơ đầy đủ thành phần, thông tin mô tả chính xác, được cập nhật, ký số theo quy định, quản lý tập trung, bảo đảm an toàn và có khả năng tra cứu, khai thác khi cần thiết.
Đồng chí Đào Việt Ánh yêu cầu các đơn vị nâng cao trách nhiệm trong từng khâu của quy trình lưu trữ, từ lập hồ sơ công việc, thu thập và hoàn thiện tài liệu đến giao nộp, chỉnh lý, số hóa, bảo quản và tổ chức khai thác. Đặc biệt, cần kiểm soát chặt chẽ chất lượng hồ sơ ngay từ khi hình thành, khắc phục tình trạng hồ sơ thiếu thành phần, giao nộp chậm hoặc tài liệu tồn đọng kéo dài. Đây là điều kiện quan trọng để nâng cao chất lượng dữ liệu đầu vào, hạn chế phát sinh tồn đọng mới và bảo đảm hiệu quả quản lý hồ sơ điện tử trong toàn hệ thống.
Cùng với đó, các đơn vị cần tăng cường phối hợp giữa bộ phận văn thư, lưu trữ, đơn vị chuyên môn và đơn vị công nghệ thông tin; quan tâm bố trí nhân lực, bồi dưỡng nghiệp vụ, bảo đảm điều kiện kho tàng và hạ tầng kỹ thuật. Việc triển khai phải gắn với yêu cầu bảo mật, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập của tài liệu trong suốt thời hạn lưu trữ.
Đẩy nhanh công tác số hóa, cập nhật hồ sơ lên hệ thống lưu trữ
Tại hội nghị, các đại biểu đã được giới thiệu những điểm mới của Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Nội dung tập huấn giúp cán bộ làm công tác lưu trữ trong hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam cập nhật các quy định mới, nâng cao nhận thức và vận dụng thống nhất vào thực tiễn công tác tại đơn vị.
Tiếp đó, đại diện Trung tâm Lưu trữ đã trình bày về tình hình công tác lưu trữ trong hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam thời gian qua, những kết quả đạt được, các tồn tại, hạn chế và phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Các nội dung tập trung vào việc lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, chỉnh lý và xử lý tài liệu tồn đọng, bố trí nhân lực, điều kiện bảo quản tài liệu, số hóa hồ sơ và quản lý trên Hệ thống lưu trữ tập trung.
Báo cáo tại hội nghị cho biết, công tác chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tập huấn nghiệp vụ lưu trữ tiếp tục được duy trì; việc lập hồ sơ, giao nộp, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và khai thác tài liệu từng bước đi vào nền nếp. Một số đơn vị đã chủ động sắp xếp kho, xử lý tài liệu tồn đọng, quan tâm bố trí và bồi dưỡng nhân lực, đồng thời từng bước triển khai số hóa, quản lý hồ sơ trên các hệ thống thông tin và phần mềm nghiệp vụ.
Tuy nhiên, khối lượng tài liệu chưa được chỉnh lý vẫn còn lớn, phân bố không đồng đều giữa các đơn vị; việc lập và giao nộp hồ sơ có nơi chưa đầy đủ, đúng hạn. Nhân lực làm công tác lưu trữ, nhất là tại cấp cơ sở, còn mỏng và chủ yếu kiêm nhiệm. Công tác số hóa, cập nhật hồ sơ lên Hệ thống lưu trữ tập trung cũng cần tiếp tục được đẩy nhanh, bảo đảm chất lượng và tính đồng bộ của dữ liệu.
Hội nghị dành nhiều thời gian để cán bộ làm công tác lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội Việt Nam, bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố và bảo hiểm xã hội cơ sở trao đổi, thảo luận, phản ánh những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai nhiệm vụ. Các nội dung trao đổi tập trung vào quy trình lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tổ chức kho lưu trữ, số hóa và cập nhật hồ sơ điện tử, cũng như việc áp dụng các quy định mới vào thực tế.
Thông qua trao đổi, các đại biểu được hướng dẫn, giải đáp những vấn đề nghiệp vụ, góp phần thống nhất cách hiểu và cách thực hiện trong toàn hệ thống, đồng thời nhận diện những nội dung cần tiếp tục phối hợp xử lý để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.
Kiểm soát chặt chẽ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử
Một trong những nội dung trọng tâm được đặt ra tại hội nghị là tổ chức quản lý hồ sơ theo một quy trình liên tục, trong đó hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử được kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm đầy đủ thành phần và thống nhất thông tin.
Quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành theo Quyết định số 909/QĐ-BHXH ngày 10/9/2026 là cơ sở quan trọng để các đơn vị triển khai thống nhất các khâu thu nộp, chỉnh lý, số hóa, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu.
Đối với hồ sơ điện tử, yêu cầu đặt ra không chỉ là đưa tài liệu lên hệ thống mà còn phải kiểm tra, đối soát thành phần, bảo đảm dữ liệu chính xác, đầy đủ, có khả năng truy xuất và được bảo vệ an toàn. Đối với hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội, việc quản lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử cần được thực hiện đồng bộ, tránh tình trạng dữ liệu đã được kết chuyển nhưng hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa được kiểm tra, đối soát theo quy định.
Trong thời gian tới, Trung tâm Lưu trữ và các đơn vị liên quan tiếp tục tăng cường hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi tiến độ thực hiện; các đơn vị chuyên môn có trách nhiệm lập và hoàn thiện hồ sơ, bộ phận văn thư, lưu trữ tổ chức tiếp nhận, quản lý và bảo quản, đơn vị công nghệ thông tin bảo đảm chức năng hệ thống, kết nối và các điều kiện kỹ thuật cần thiết.
Hội nghị tập huấn là dịp để cán bộ làm công tác lưu trữ trong toàn hệ thống cập nhật kiến thức, củng cố kỹ năng nghiệp vụ và thống nhất phương thức triển khai. Qua đó, góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài liệu, đẩy nhanh tiến trình số hóa, xây dựng nền tảng lưu trữ điện tử an toàn, tin cậy, phục vụ hiệu quả công tác quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam trong giai đoạn mới.
