Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh đã có văn bản số 1564/BHXH-TST gửi đến đơn vị sử dụng lao động, đơn vị quản lý người tham gia bảo hiểm y tế, cơ sở giáo dục và đào tạo về hướng dẫn đơn vị thực hiện hồ sơ thu - sổ, thẻ, chính sách khi sáp nhập, hợp nhất.
Văn bản nêu rõ, trong thời gian qua, các sở, ban, ngành… đồng bộ triển khai phương án sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy. Để bảo đảm quyền lợi của người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động-bệnh nghề nghiệp, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động, đơn vị/tổ chức quản lý người tham gia bảo hiểm y tế, cơ sở giáo dục và đào tạo (gọi chung là đơn vị) sau khi có quyết định về việc sáp nhập, hợp nhất, chấm dứt tồn tại thực hiện thủ tục, hồ sơ thu - sổ,thẻ.
Thứ nhất, về thủ tục hồ sơ thu - sổ, thẻ, chuyển nộp tiền, đơn vị sáp nhập/hợp nhất/chấm dứt hoạt động (đơn vị cũ) báo giảm toàn bộ lao động (kể cả lao động đang nghỉ không hưởng lương, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, tạm hoãn hợp đồng lao động, tạm giam, …) đang tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động-bệnh nghề nghiệp trên tất cả các mã đơn vị chính và mã phụ (AD, BW, IC, ...). Đồng thời, chuyển nộp đầy đủ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động-bệnh nghề nghiệp.
Đơn vị mới/tiếp nhận (đơn vị mới) đăng ký mới/thay đổi thông tin đơn vị: kê khai đầy đủ thông tin Mẫu TK3- TS và ghi chú mã đơn vị cũ; đính kèm bản chính văn bản về việc sáp nhập/hợp nhất/chấm dứt hoạt động/thành lập mới… Đồng thời, báo tăng lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động-bệnh nghề nghiệp theo từng mã đơn vị chính và mã phụ quản lý đối tượng nghỉ không hưởng lương, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, tạm hoãn hợp đồng lao động, tạm giam (AD, BW, IC, ...). Trường hợp chưa được cấp mã đơn vị thì liên hệ bảo hiểm xã hội quận/huyện/liên huyện nơi tiếp nhận để được cấp mã kịp thời).
Trường hợp đơn vị cũ sau khi thu hồi con dấu, không còn tư cách pháp nhân mà chưa nộp hồ sơ báo giảm lao động thì đơn vị mới thực hiện báo tăng lao động kèm theo bản sao văn bản về việc sáp nhập/hợp nhất/chấm dứt hoạt động/thành lập mới...
Sau khi tăng lao động tại đơn vị mới, 2 phần mềm ngành bảo hiểm xã hội tự động giảm lao động, giảm giá trị sử dụng thẻ bảo hiểm y tế tại đơn vị cũ theo Công văn số 2745/BHXH-BT ngày 23/7/2018 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Đơn vị mới chuyển nộp đầy đủ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động-bệnh nghề nghiệp của đơn vị cũ theo đúng cấu trúc (+BHXH+103+00+Mã đơn vị cũ+Mã cơ quan BHXH cũ+dong BHXH+). Đồng thời, nộp hồ sơ đề nghị xác nhận quá trình bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, cấp tờ rời sổ (Giấp tiếp nhận hồ sơ 620) qua dịch vụ bưu chính đến cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý đơn vị cũ.
Thứ hai, lập hồ sơ giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định (đối với các đơn vị đã đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ cho người lao động đến trước tháng có phát sinh các chế độ bảo hiểm xã hội) kèm theo các chứng từ liên quan có ngày phát sinh trước khi đơn vị sáp nhập/hợp nhất/chấm dứt hoạt động theo mã đơn vị mới chuyển đến cơ quan bảo hiểm xã hội theo phân cấp thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp để được giải quyết và chi trả trợ cấp bảo hiểm xã hội kịp thời và đầy đủ cho người lao động.
