Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn thành phố Hà Nội” được xây dựng nhằm số hóa kết hợp với tổng sắp xếp lại hồ sơ tài liệu để phục vụ cho việc bỏ cấp huyện, sáp nhập xã theo tiến độ tại Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/2/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.
Việc triển khai đề án nhằm hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung, bao gồm tài liệu của các cơ quan khối Đảng, khối chính quyền và khối đoàn thể trên địa bàn thành phố, bảo đảm dữ liệu được tập trung, liên thông, chia sẻ, tái sử dụng.
Mặt khác, nhằm nâng cao hiệu năng, hiệu quả, hiệu suất quản lý điều hành thông qua việc không sử dụng hồ sơ giấy, tích hợp AI, khai thác và sử dụng dữ liệu dễ dàng.
Bên cạnh đó, còn tạo nền tảng dữ liệu vững chắc để hình thành hệ thống chính quyền điện tử, đô thị thông minh, phục vụ người dân, doanh nghiệp và xã hội một cách nhanh chóng, hiệu quả, minh bạch, hướng đến cắt giảm thủ tục hành chính, thủ tục hành chính nội bộ.
Yêu cầu khi thực hiện Đề án là tài liệu cần số hóa phải được chỉnh lý đúng nghiệp vụ, phân loại theo khối cơ quan (Đảng, chính quyền, đoàn thể), xác định thời hạn bảo quản, loại trừ trùng, thừa, hư hỏng.
Quy trình số hóa bảo đảm đầy đủ, chính xác, rõ ràng.
Mỗi tài liệu được quét thành file PDF được bóc tách thành các trường dữ liệu, hình thành siêu dữ liệu-metadata, cho phép dễ dàng truy xuất, tích hợp và chia sẻ.
Cơ sở dữ liệu dùng chung phải bảo đảm an toàn thông tin, phân quyền truy cập chặt chẽ, kết nối được với các hệ thống thông tin, các nền tảng cơ sở dữ liệu quốc gia như dân cư, đất đai, doanh nghiệp, cán bộ.
Tận dụng nguồn lực hiện có, kết hợp thuê dịch vụ để tăng tốc độ triển khai nhưng vẫn bảo đảm tính bền vững và kiểm soát nhà nước.
Đề án được chia thành 2 giai đoạn, trong đó, giai đoạn 1 là số hóa tài liệu của cơ quan trên địa bàn thành phố.
Trong đó, ưu tiên 1 là chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng và chính quyền cấp huyện; ưu tiên 2 là chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng và chính quyền cấp xã; ưu tiên 3 là chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng cấp thành phố; ưu tiên 4 là chỉnh lý, số hóa tài liệu khối chính quyền cấp thành phố; ưu tiên 5 là chỉnh lý, số hóa tài liệu khối đoàn thể của 3 cấp.
Phục vụ tính cấp bách của việc sắp xếp lại các cơ quan cấp huyện, cấp xã theo Kết luận số 127-KL/TW, trong giai đoạn trước ngày 30/6/2025, Đề án sẽ tập trung triển khai các ưu tiên 1 và ưu tiên 2.
Đối với các ưu tiên còn lại, thành phố giao Trung tâm Phục vụ hành chính công xây dựng kế hoạch triển khai tập trung, chi tiết. Đối với các dự án đang triển khai theo các kế hoạch, chỉ đạo trước đây của thành phố mà chủ đầu tư đã ký hợp đồng với đơn vị thi công thì chủ đầu tư tiếp tục triển khai dự án và bảo đảm tiến độ hoàn thành theo tiến độ chung của Đề án, đáp ứng các tiêu chuẩn theo Đề án; tất cả trường hợp còn lại sẽ được triển khai tập trung theo Đề án này.
Giai đoạn 2 là xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung thành phố, trong đó, một số nội dung sẽ được thực hiện song song với giai đoạn 1.
Đề án này thay thế các văn bản trước đây của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội liên quan đến số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung; bảo đảm việc thực hiện theo các quy định pháp luật có liên quan.
