Số hóa hồ sơ, tài liệu được xác định là nhiệm vụ chính trị quan trọng
Thực hiện Kế hoạch của Bộ Công an về số hóa hồ sơ, tài liệu trong lực lượng Công an nhân dân, ngày 15/8/2022, Công an Thành phố đã xây dựng Kế hoạch số 222 và ngày 20/6/2023 xây dựng Hướng dẫn số 17 về công tác số hóa hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong CATP Hà Nội. Phòng Tham mưu đã cùng Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã, tích cực chủ động rà soát, thu thập, sắp xếp hồ sơ, tài liệu để thực hiện nhiệm vụ số hóa.
Trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ, lãnh đạo Công an thành phố luôn quan tâm chỉ đạo, chỉ huy Phòng Tham mưu sát sao, thường xuyên kiểm đếm công việc và đôn đốc tiến độ. Bản thân các cán bộ chiến sĩ trực tiếp thực hiện nhiệm vụ đã chủ động ứng dụng công nghệ thông tin, phân công nhiệm vụ phù hợp với từng giai đoạn cụ thể. Từ đó thường xuyên tổng hợp, đánh giá, rút kinh nghiệm để đưa ra những cách làm phù hợp, cải tiến, sáng tạo, rút ngắn thời gian trong từng khâu số hóa, góp phần đạt và vượt chỉ tiêu công tác đã đề ra.
Ở mỗi giai đoạn thực hiện nhiệm vụ lại phát sinh những khó khăn, vướng mắc khác nhau. Thí dụ như ở giai đoạn đầu, khó khăn ở việc thu thập, sắp xếp chỉnh lý tài liệu. Phần việc này, do thanh niên, phụ nữ Phòng Tham mưu phối hợp thực hiện ngoài giờ. Trong khoảng thời gian này (từ ngày 15/6- 30/6), do các cán bộ được trưng tập không chuyên nên để bảo đảm việc sắp xếp, chỉnh lý được cẩn thận, tỉ mỉ, đúng quy định. Quá trình thực hiện nhiệm vụ, những cán bộ nòng cốt của tổ số hoá, đã cùng cán bộ của các đội trong đơn vị, thường xuyên tăng ca ngoài giờ.
Bước vào giai đoạn 2, do yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước, suốt quá trình số hoá, toàn bộ thao tác đều thực hiện bằng máy không kết nối mạng, kể cả mạng nội bộ… Vì thế việc tổng hợp dữ liệu từ các cán bộ tăng cường số hoá được thực hiện theo phương pháp thủ công, bằng ổ cứng, theo ngày, tuần, để tổng hợp rà soát nên mất nhiều thời gian.
“Số hóa hồ sơ, tài liệu được xác định là nhiệm vụ chính trị quan trọng nên ngay từ thời điểm đầu, bên cạnh việc tăng ca, làm việc ngoài giờ, chúng tôi đã không ngừng tìm tòi, rút kinh nghiệm, quy chuẩn hóa quy trình một cách hợp lý, khoa học cũng như ứng dụng triệt để công nghệ thông tin bằng những công cụ sẵn có, góp phần tăng năng suất, hiệu quả công tác”, Trung tá Nguyễn Hồng Hạnh chia sẻ.
Chủ động, bám sát yêu cầu kế hoạch đề ra, làm việc với quyết tâm cao nhất
Thượng tá Dương Minh Tuyến, Phó Trưởng phòng Tham mưu khẳng định: “Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác số hóa hồ sơ, tài liệu theo chỉ đạo của Bộ Công an và Công an thành phố, Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã đã tập trung lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nghiêm túc, hiệu quả Kế hoạch số 156”.
Cùng với guồng máy làm việc ngày đêm tại Công an Thành phố, Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã cũng đã xây dựng kế hoạch tổ chức triển khai, thực hiện trong đơn vị, bảo đảm nghiêm túc, hiệu quả nhằm đạt mục tiêu, yêu cầu kế hoạch đề ra. Trong quá trình thực hiện, Phòng Tham mưu, với vai trò là đơn vị được giao chủ trì tham mưu, hướng dẫn việc triển khai, thực hiện, đã luôn đồng hành, sát cánh cùng các đơn vị, thường xuyên trao đổi, chia sẻ, tháo gỡ bất cứ thời điểm nào khi đơn vị có yêu cầu.
Với những nỗ lực của các thành viên, các kết quả đạt được trong công tác số hoá của Công an TP Hà Nội đã đạt được những kết quả ấn tượng. Đến hết ngày 10/9/2024 đã hoàn thiện số hóa, tổng số gần 331000 tờ tài liệu đạt 100% chỉ tiêu công tác đã đề ra (hoàn thành sớm hơn 5 ngày so với tiến độ dự kiến). Ngoài ra đã tổ chức số hóa hồ sơ, tập lưu văn bản đi, do Công an Thành phố phát hành, từ ngày 1/1/2024 đến hết ngày 30/6/2024, khoảng 57.300 tờ tài liệu, vượt chỉ tiêu công tác đã đề ra.
Trong công tác thu thập, sắp xếp chỉnh lý, số hóa đối với văn bản đi, do Công an các đơn vị phát hành, hiện tại, 64/64 đơn vị trong CATP (đạt 100%) đã triển khai thực hiện công tác số hóa, đạt mục tiêu, yêu cầu đề ra.
Suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ, cán bộ chiến sĩ các đơn vị được tăng cường làm công tác số hóa hồ sơ, tài liệu luôn chủ động, bám sát mục tiêu, yêu cầu kế hoạch Công an TP đã đề ra, làm việc với quyết tâm cao nhất. Quá trình thực hiện nhiệm vụ, bên cạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin phù hợp, việc phân công nhiệm vụ cũng rất hợp lý với từng giai đoạn cụ thể; thường xuyên tổng hợp, đánh giá, rút kinh nghiệm để đưa ra những giải pháp phù hợp, cải tiến, sáng tạo, rút ngắn thời gian trong từng khâu số hóa, góp phần đạt và vượt chỉ tiêu công tác.
Tới đây, công tác số hóa vẫn còn những phần việc cụ thể cần tiếp tục triển khai thực hiện. Để bảo đảm chỉ tiêu đến hết ngày 31/12/2025, hoàn thành số hóa 100% văn bản đi do Công an thành phố, Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã phát hành, tiến tới hoàn thành số hóa 100% hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong Công an thành phố, Phòng Tham mưu sẽ phải chủ động đôn đốc các đơn vị thực hiện nghiêm túc Kế hoạch 156. Đồng thời phối hợp các phòng chức năng tham mưu đề xuất lãnh đạo Công an thành phố có cơ chế khen thưởng, phê bình, chấm điểm thi đua các đơn vị đảm bảo công tác số hóa ở các đơn vị được quan tâm tổ chức triển khai, thực hiện nghiêm túc, hiệu quả.
