Thông tư quy định cụ thể việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính; rà soát, đánh giá điều kiện cung cấp dịch vụ công trực tuyến và tái cấu trúc quy trình, hướng tới giảm giấy tờ, tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dân, doanh nghiệp.
Số hóa hồ sơ, bảo đảm khả năng tái sử dụng dữ liệu
Theo Thông tư, phạm vi số hóa bao gồm giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ do tổ chức, cá nhân nộp; tài liệu, kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, tổ chức liên quan và kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.
Một số loại giấy tờ, tài liệu không phải số hóa, như dữ liệu đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý; giấy tờ chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ; tài liệu mật và các trường hợp khác theo quy định.
Việc số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn của dữ liệu; tuân thủ các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân, không ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Đáng chú ý, dữ liệu điện tử phải có các trường dữ liệu đặc tả, phục vụ tái sử dụng trong quá trình giải quyết những thủ tục hành chính có liên quan.
Quy trình số hóa gồm 4 bước: Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử; bóc tách dữ liệu; cấp mã kết quả số hóa và lưu kết quả số hóa. Việc bóc tách dữ liệu được thực hiện thông qua công nghệ nhận dạng ký tự quang học; trường hợp không thể sử dụng công nghệ này, người có trách nhiệm thực hiện nhập dữ liệu, bảo đảm đầy đủ, chính xác so với giấy tờ gốc.
Đối với kết quả giải quyết thủ tục hành chính bằng bản điện tử, Thông tư yêu cầu bảo đảm thể thức theo quy định của pháp luật chuyên ngành về công tác văn thư và có giá trị pháp lý như kết quả bằng bản giấy. Kết quả được lưu trữ trên các hệ thống, cơ sở dữ liệu phù hợp, đồng thời cung cấp đường dẫn tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
Hướng tới dịch vụ công chủ động, giảm giấy tờ và thao tác thủ công
Thông tư cũng quy định các tiêu chí lựa chọn, rà soát, đánh giá thủ tục hành chính để cung cấp dịch vụ công trực tuyến, tập trung vào khả năng thực hiện trên môi trường điện tử, tần suất phát sinh, khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu và hiệu quả cắt giảm thời gian, chi phí tuân thủ. Đối với thủ tục đáp ứng đủ điều kiện, cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình là yêu cầu hướng tới.
Đáng chú ý, dịch vụ công trực tuyến chủ động được thiết kế theo bốn mức độ, từ nhắc nhở thực hiện thủ tục đến hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, khuyến nghị phương án và tự động thực hiện dịch vụ công khi đủ điều kiện.
Cùng với đó, các bộ, cơ quan và địa phương phải tái cấu trúc quy trình trước khi tích hợp, cung cấp thủ tục hành chính trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Việc rà soát tập trung cắt giảm thủ tục không cần thiết, giảm số lần đi lại, tiếp xúc trực tiếp, đơn giản hóa mẫu đơn, tờ khai và hạn chế các bước xử lý thủ công.
Các cơ quan có trách nhiệm khai thác dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành để hỗ trợ tự động điền, xác nhận thông tin; xem xét cắt giảm thành phần hồ sơ đối với giấy tờ đã có thể tra cứu, khai thác từ nguồn dữ liệu phù hợp.
Đặc biệt, khi dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu đã được công bố, chia sẻ và sẵn sàng khai thác để thay thế giấy tờ trong hồ sơ thủ tục hành chính, việc tái cấu trúc quy trình phải hoàn thành trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ thời điểm dữ liệu được công bố, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác....
