Giảm hồ sơ trùng lặp, tiết kiệm chi phí tuân thủ
Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, thời gian thực hiện thủ tục hải quan không chỉ phụ thuộc vào việc khai báo và xử lý tờ khai. Một phần đáng kể thời gian, nhân lực và chi phí được dành cho việc chuẩn bị, cung cấp, đối chiếu các hồ sơ, chứng từ liên quan, nhất là những giấy tờ do cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc tổ chức kiểm tra chuyên ngành cấp.
Khi dữ liệu chưa được kết nối đầy đủ, doanh nghiệp có thể phải cung cấp lại những thông tin đã được một cơ quan nhà nước tiếp nhận. Quá trình này làm tăng thao tác, kéo dài thời gian xử lý hàng hóa và có thể phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi.
Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan đã đặt nền tảng pháp lý để từng bước khắc phục tình trạng này. Theo quy định mới, người khai hải quan gửi thông tin, chứng từ dưới dạng thông điệp dữ liệu trên hệ thống thông tin một cửa quốc gia để thực hiện thủ tục của các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan.
Cơ quan hải quan quyết định thông quan, giải phóng hàng hóa trên cơ sở thông tin được tiếp nhận từ hệ thống. Người khai hải quan không phải nộp hoặc xuất trình lại cho cơ quan hải quan các chứng từ do cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành, tổ chức hoạt động kiểm tra chuyên ngành cấp qua Cơ chế một cửa quốc gia.
Như vậy, một trong những tác động trực tiếp của Luật là tạo cơ sở để sử dụng lại dữ liệu đã có, giảm việc cung cấp hồ sơ, thông tin trùng lặp. Khi các cơ quan có thể trao đổi và khai thác thông tin trên hệ thống, thời gian chuẩn bị, kiểm tra và đối chiếu hồ sơ của doanh nghiệp cũng được rút ngắn.
Theo ông Âu Mạnh Toàn, Trưởng phòng Xuất nhập khẩu, Công ty cổ phần Sản xuất ô-tô Hyundai Thành Công Việt Nam, kết nối dữ liệu chỉ thực sự đem lại hiệu quả khi doanh nghiệp không phải cung cấp lại thông tin đã có, qua đó giảm thời gian và nhân lực xử lý hồ sơ. Dữ liệu được chia sẻ thông suốt cũng giúp doanh nghiệp chủ động thời gian thông quan, hạn chế chi phí lưu kho, lưu bãi và tập trung nguồn lực cho sản xuất, kinh doanh.
Từ góc độ này, Cơ chế một cửa quốc gia không chỉ là nơi tiếp nhận hồ sơ điện tử mà còn giữ vai trò kết nối, chia sẻ và tái sử dụng thông tin. Giá trị pháp lý của chứng từ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi thực hiện thủ tục hải quan cũng được Luật xác lập rõ hơn, tạo cơ sở để giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy.
Việc sử dụng lại dữ liệu đã được cơ quan nhà nước tiếp nhận sẽ hỗ trợ đơn giản hóa thủ tục, tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu nhưng vẫn bảo đảm yêu cầu quản lý. Đây cũng là điều kiện để cơ quan hải quan chuyển trọng tâm từ kiểm tra từng bộ hồ sơ sang phân tích thông tin, đánh giá mức độ tuân thủ và nhận diện rủi ro.
Phân bổ nguồn lực kiểm tra theo mức độ rủi ro
Sự thay đổi quan trọng trong Luật số 11/2026/QH16 không dừng ở việc điện tử hóa chứng từ. Dữ liệu được sử dụng làm căn cứ phục vụ trực tiếp hoạt động quản lý tuân thủ và quản lý rủi ro.
Trên cơ sở thông tin về doanh nghiệp, hàng hóa và quá trình thực hiện thủ tục, cơ quan Hải quan tiến hành thu thập, xử lý, phân tích, đối soát và kiểm tra thông tin; xây dựng hồ sơ rủi ro, hồ sơ trọng điểm; phát hiện, dự báo và cảnh báo rủi ro.
Kết quả đánh giá là căn cứ để cơ quan hải quan lựa chọn biện pháp kiểm tra, giám sát, kiểm tra sau thông quan và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ khác phù hợp với mức độ rủi ro, mức độ tuân thủ của từng đối tượng.
Theo đó, nguồn lực kiểm tra có thể được tập trung vào những trường hợp có dấu hiệu rủi ro cao. Đối với doanh nghiệp có quá trình chấp hành tốt, phương thức quản lý dựa trên tuân thủ tạo điều kiện để thủ tục được xử lý thuận lợi hơn.
Ông Âu Mạnh Toàn đánh giá, việc khai thác dữ liệu hiệu quả sẽ giúp cơ quan hải quan đánh giá sát hơn mức độ tuân thủ và rủi ro của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp chấp hành tốt được tạo thuận lợi, còn nguồn lực kiểm tra được tập trung vào những trường hợp có nguy cơ cao.
Để hỗ trợ quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin, Luật cho phép ứng dụng công nghệ số, dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo trong quản lý rủi ro, quản lý tuân thủ. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để nâng cao khả năng tổng hợp dữ liệu, phát hiện dấu hiệu bất thường và hỗ trợ lựa chọn biện pháp nghiệp vụ phù hợp.
Cách tiếp cận này cho thấy công nghệ không thay thế yêu cầu quản lý mà hỗ trợ cơ quan hải quan xử lý khối lượng thông tin lớn và nâng cao chất lượng đánh giá. Khi quyết định kiểm tra được đưa ra trên cơ sở dữ liệu và mức độ rủi ro, hoạt động giám sát có điều kiện tập trung đúng đối tượng, hạn chế kiểm tra dàn trải.
Quản lý dựa trên dữ liệu cũng có thể tạo tác động lan tỏa đến hoạt động logistics và chuỗi cung ứng. Thời gian chờ làm thủ tục được rút ngắn sẽ góp phần giảm chi phí lưu kho, lưu bãi, hỗ trợ doanh nghiệp chủ động hơn trong vận tải, sản xuất và phân phối hàng hóa.
Tuy nhiên, phương thức này đồng thời đặt ra yêu cầu cao hơn đối với doanh nghiệp. Khi dữ liệu trở thành căn cứ đánh giá tuân thủ, thông tin trên hợp đồng, hóa đơn, chứng từ vận tải, sổ sách kế toán, dữ liệu kho hàng và tờ khai hải quan phải bảo đảm chính xác, thống nhất và có thể đối chiếu.
Doanh nghiệp vì thế cần chú trọng hơn đến việc chuẩn hóa dữ liệu và kiểm soát thông tin ngay từ khâu phát sinh. Chất lượng dữ liệu không chỉ phục vụ việc hoàn thành từng thủ tục mà còn có thể ảnh hưởng đến quá trình đánh giá mức độ tuân thủ và rủi ro của doanh nghiệp.
Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan được Quốc hội khóa XVI thông qua sáng 23/8/2026 tại Kỳ họp không thường lệ thứ nhất. Kết quả biểu quyết cho thấy có 471/474 đại biểu tham gia tán thành, chiếm 94,20%.
Luật gồm 4 điều, sửa đổi, bổ sung các quy định liên quan hồ sơ hải quan, Cơ chế một cửa quốc gia, quản lý rủi ro, quản lý tuân thủ, thương mại điện tử, logistics và ứng dụng công nghệ số, dữ liệu lớn, trí tuệ nhân tạo trong hoạt động hải quan.
Luật có hiệu lực thi hành từ ngày 1/3/2027. Khoảng thời gian trước khi Luật có hiệu lực dành cho việc xây dựng quy định chi tiết, chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ và tổ chức vận hành thử nghiệm.
Phát biểu tại Kỳ họp Quốc hội ngày 23/8/2026, Bộ trưởng Tài chính Ngô Văn Tuấn nhấn mạnh yêu cầu chuẩn bị đồng bộ các điều kiện để Luật sớm đi vào cuộc sống. Bộ Tài chính đã rà soát các nội dung giao Chính phủ, giao Bộ trưởng quy định chi tiết; đồng thời ưu tiên nguồn lực đầu tư hạ tầng hải quan số và vận hành thử nghiệm trước khi Luật có hiệu lực.
Với hành lang pháp lý được bổ sung, hoạt động hải quan sẽ từng bước chuyển từ quản lý chủ yếu dựa trên hồ sơ sang quản lý dựa trên dữ liệu; từ kiểm tra dàn trải sang lựa chọn biện pháp nghiệp vụ theo mức độ rủi ro và tuân thủ. Hiệu quả của sự chuyển đổi này phụ thuộc vào mức độ sẵn sàng của hạ tầng, khả năng chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan và sự chủ động chuẩn hóa thông tin của doanh nghiệp.
