Thực tiễn triển khai tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Lai Thành, tỉnh Ninh Bình cho thấy, khi công nghệ được đặt đúng vị trí, gắn với con người và quy trình, cải cách thủ tục hành chính có thể đi vào chiều sâu, tạo chuyển biến thực chất...
“Đòn bẩy” công nghệ hỗ trợ chính quyền, người dân
Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Lai Thành chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1/7/2025, thời điểm mô hình chính quyền địa phương hai cấp được triển khai, kéo theo sự gia tăng rõ rệt về số lượng thủ tục hành chính chuyển về cấp xã. Trong điều kiện đó, áp lực công việc đặt lên đội ngũ cán bộ cơ sở rất lớn. Không chỉ đảm nhiệm công việc chuyên môn, cán bộ còn phải hướng dẫn, rà soát hồ sơ, cập nhật dữ liệu và giải đáp thắc mắc của người dân.
Thực tế tại Trung tâm cho thấy, trung bình mỗi ngày đơn vị tiếp nhận, giải quyết khoảng 70 hồ sơ hành chính. Vào các khung giờ cao điểm, lượng công dân đến giao dịch tăng nhanh. Nếu vẫn xử lý theo cách làm thủ công, việc chờ đợi, thiếu thông tin, sai sót khi kê khai, thậm chí phải đi lại bổ sung giấy tờ rất dễ xảy ra, từ đó tạo tâm lý ngại tiếp cận dịch vụ công và làm giảm niềm tin đối với bộ máy hành chính ở cơ sở.
Trước yêu cầu đó, xã Lai Thành xác định ứng dụng công nghệ số là giải pháp căn cơ để giảm tải áp lực, chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc. Trung tâm đã đẩy mạnh tiếp nhận và giải quyết hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến, bố trí hệ thống lấy số thứ tự tự động, kios tra cứu thông tin, sử dụng chữ ký số, lưu trữ hồ sơ điện tử, tích hợp thanh toán không dùng tiền mặt; đồng thời, xây dựng mã QR danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của xã để người dân chủ động tra cứu, chuẩn bị hồ sơ trước khi đến giao dịch.
Theo chị Phan Thị Nhàn, cán bộ phụ trách lĩnh vực tư pháp tại Trung tâm, các khâu được công nghệ hỗ trợ hiệu quả nhất là tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, tra cứu thông tin và xác minh danh tính số. Nhờ đó, nhiều thao tác thủ công được cắt giảm, cán bộ hạn chế được tình trạng nhập đi nhập lại cùng một loại dữ liệu và có thêm thời gian để hướng dẫn người dân thực hiện đúng quy trình.
Hiện xã Lai Thành quản lý, theo dõi 576 thủ tục hành chính, trong đó 325 thủ tục thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân xã và 251 thủ tục hành chính phi địa giới hành chính được tiếp nhận, trả kết quả tại Trung tâm. Việc số hóa danh mục thủ tục, công khai quy trình, thời hạn và phí, lệ phí đã góp phần tạo nên môi trường giao dịch minh bạch hơn, giúp người dân chủ động kiểm tra, giám sát; nâng cao kỷ luật hành chính, hạn chế những bất cập trong quá trình tổ chức thực hiện.
Một trong những chuyển biến dễ thấy tại Trung tâm là không khí làm việc trật tự, rõ ràng, thân thiện. Người dân đến giao dịch được lấy số, hướng dẫn cách tra cứu, hỗ trợ thao tác trên thiết bị điện tử.
Ông Vũ Văn Đài, người dân xóm 14B chia sẻ, việc giải quyết thủ tục tại Trung tâm ngày càng thuận tiện, quy trình được niêm yết công khai, cán bộ hướng dẫn tận tình, cho nên người dân không còn phải chờ đợi, đi lại nhiều. Cảm nhận ấy, tưởng như chỉ là câu chuyện nhỏ của người dân, nhưng lại phản ánh khá đầy đủ bản chất của cải cách hành chính, đó là giúp việc thực hiện quyền, nghĩa vụ công dân trở nên thuận lợi hơn.
Số liệu thống kê cho thấy, từ ngày 1/7 đến 25/12/2025, Trung tâm đã tiếp nhận 3.166 hồ sơ, trong đó 3.161 hồ sơ được tiếp nhận trực tuyến. Tất cả hồ sơ được giải quyết đúng và trước hạn. Tỷ lệ thanh toán phí, lệ phí trực tuyến đạt 99%. 100% số hồ sơ và kết quả giải quyết được số hóa, lưu trữ điện tử, giúp người dân và doanh nghiệp thuận lợi tra cứu, sử dụng lâu dài. Chỉ số phục vụ người dân, doanh nghiệp của xã năm 2025 đạt 94,04 điểm, xếp loại xuất sắc và được công khai trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Ông Nguyễn Văn Bắc, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã cho biết, ứng dụng công nghệ số đã tạo chuyển biến rõ nét trong cải cách thủ tục hành chính ở cơ sở. Nhiều khâu được tự động hóa, hồ sơ được số hóa, lưu trữ tập trung, dễ dàng tra cứu, hạn chế sai sót. Người dân có thể thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường mạng, thuận tiện theo dõi tiến độ, nhận kết quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm yêu cầu cung cấp nhiều loại giấy tờ nhờ tích hợp dữ liệu dân cư thông qua VNeID.
Hướng tới xây dựng chính quyền minh bạch, thân thiện
Ông Tạ Quang Phương, Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Ninh Bình nhấn mạnh, chuyển đổi số không chỉ là đưa quy trình hành chính lên môi trường internet, mà là quá trình thay đổi toàn diện phương thức lãnh đạo, điều hành, hướng tới xây dựng chính quyền minh bạch, dữ liệu hóa. Thời gian qua, Sở phối hợp tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, đặc biệt ở cấp xã, khai thác hiệu quả hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, đồng thời thường xuyên theo dõi, kịp thời hỗ trợ, tháo gỡ khó khăn.
Để duy trì kết quả và tiếp tục đi xa hơn, xã Lai Thành xác định con người giữ vai trò quyết định, công nghệ là động lực hỗ trợ. Trên cơ sở đó, địa phương tập trung chuẩn hóa đội ngũ cán bộ, phân công nhiệm vụ theo phương châm “6 rõ”, gồm rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thẩm quyền, rõ thời gian, rõ kết quả. Cùng với đó là rà soát, đề xuất cắt giảm những thủ tục hành chính không còn phù hợp, triển khai đồng bộ chữ ký số, số hóa tất cả hồ sơ, củng cố hạ tầng và quy trình lưu trữ dữ liệu điện tử để bảo đảm an toàn, thuận tiện, dễ truy xuất.
Trong lộ trình tiếp theo, xã nghiên cứu áp dụng các giải pháp công nghệ thông minh như trí tuệ nhân tạo, trợ lý số, phân tích dữ liệu, nhằm hỗ trợ cán bộ trong việc hướng dẫn thủ tục, phát hiện lỗi kê khai phổ biến, nhắc việc theo thời hạn. Qua đó, giảm nguy cơ trễ hẹn, nâng cao trải nghiệm của người dân, hướng tới để công nghệ trở thành cầu nối hiệu quả với người dân...
Từ những cách làm hiệu quả ở cấp xã, chủ trương chuyển đổi số từng bước đi vào chiều sâu, góp phần hiện thực hóa Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia trong giai đoạn mới.
