Nội dung này chỉ áp dụng với các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, người dân và doanh nghiệp vẫn có thể gửi văn bản, hồ sơ giấy bình thường.
Trước đó, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Công văn số 92/UBND-HCTC ngày 8/1/2024 về việc tăng cường thực hiện gửi văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
Theo nội dung công văn này, thời gian qua, các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước đã thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử, đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số chuyên dùng và các nội dung khác theo quy định Điều 6, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan đơn vị.
Thực hiện chỉ đạo này, nhiều đơn vị đã triển khai thực hiện nghiêm việc gửi hồ sơ trên môi trường điện tử, kèm đầy đủ tài liệu đúng thành phần hồ sơ theo quy định. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số đơn vị chưa thực hiện nghiêm (có đơn vị không gửi, có đơn vị chỉ gửi tờ trình và dự thảo không gửi đủ các hồ sơ pháp lý, có đơn vị gửi kèm văn bản mật).
Điều này đã làm ảnh hưởng đến công tác cải cách hành chính, mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện chuyển đổi số trong điều hành, quản trị thực thi công việc; mục tiêu thực hiện số hóa 100% hồ sơ, đầy đủ các văn bản pháp lý của từng hồ sơ được nhận, gửi và xử lý trên môi trường điện tử, cũng như việc thực hiện Chủ đề năm 2024 của Thành phố Hồ Chí Minh “Quyết tâm thực hiện hiệu quả chuyển đổi số và Nghị quyết số 98/2023/QH15 của Quốc hội”.
Nhằm thực hiện tốt công tác cải cách hành chính, hướng đến xây dựng chính quyền điện tử minh bạch, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành Công văn số 3635/UBND-HCTC ngày 28/6/2024 về việc tăng cường thực hiện, gửi văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
Theo đó, Ủy ban nhân dân thành phố không tiếp nhận văn bản bằng giấy của các đơn vị; chuyển trả hồ sơ điện tử không đúng thành phần quy định kể từ ngày 1/8. Ngoại trừ bốn hồ sơ vẫn nhận hồ sơ giấy: Văn bản, hồ sơ thuộc dạng mật, tối mật, tuyệt mật theo quy định tại Luật Bảo vệ bí mật nhà nước; văn bản, hồ sơ bắt buộc phải gửi bản giấy theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật mức luật, nghị định, quyết định của Thủ tướng Chính phủ; văn bản, hồ sơ có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa bao gồm bản đồ, bản vẽ thiết kế, ấn phẩm, vật phẩm; văn bản, hồ sơ liên quan đến quy hoạch, tài chính, tổ chức, bộ máy, nhân sự, chế độ chính sách đối với công viên chức và viên chức.
Những lợi ích mang lại khi xây dựng nền hành chính số hóa, chính quyền điện tử là rất lớn, tạo động lực quan trọng thúc đẩy phát triển kinh tế-xã hội, hướng đến một nền hành chính công khai, minh bạch. Việc gửi, nhận hồ sơ điện tử còn góp phần hỗ trợ thay đổi tác phong làm việc từ nền hành chính dựa trên giấy tờ sang nền hành chính điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.
Ngoài ra, khi thực hiện gửi, nhận văn bản trên môi trường điện tử sẽ tiết kiệm cho ngân sách nhà nước rất lớn từ việc cắt giảm chi phí sao chụp và chi phí gửi, nhận văn bản.
Đồng thời, tiết kiệm thời gian khi trao đổi, xử lý công việc giữa các cơ quan, thay vì mất nhiều ngày để chuyển văn bản bằng đường bưu điện. Vì vậy, các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước cần nghiêm túc, khẩn trương đẩy mạnh số hóa trong hoạt động công vụ của mình, tạo sự đồng bộ cho Thành phố Hồ Chí Minh xây dựng nền hành chính công minh bạch, một nền hành chính kiến tạo, liêm chính, hành động phục vụ người dân và doanh nghiệp tốt nhất.
