Trên địa bàn quận Tây Hồ có nhiều công dân nước ngoài sinh sống, làm việc và du lịch. Do vậy, các hồ sơ có yếu tố nước ngoài phát sinh tương đối nhiều. Tuy nhiên, khi những công dân nước ngoài đến thực hiện hồ sơ hộ tịch có yếu tố nước ngoài thì quá trình xử lý hồ sơ diễn ra rất phức tạp, mất nhiều thời gian của công chức, công dân nước ngoài và cả những công dân khác.
Là cán bộ trực tiếp tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính liên quan công dân nước ngoài, chị Chử Thị Kim Nhung, cán bộ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, luôn băn khoăn với việc làm sao để đẩy nhanh tốc độ giải quyết hồ sơ cho người nước ngoài, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ công dân.
Từ suy nghĩ đó, năm 2019, chị bắt tay vào việc song ngữ hóa (tiếng Việt - tiếng Anh) các giấy tờ hành chính. “Thời điểm năm 2019, khi tiếp các công dân nước ngoài, tôi hỏi xem họ có nhu cầu về loại thủ tục gì, sau đó tôi tiến hành dịch mẫu giấy tờ đó sang tiếng Anh để gửi cho công dân. Như vậy, người nước ngoài dễ dàng tiếp cận và thực hiện nhanh hơn.
Từ thành công bước đầu đó, dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên, đến nay, tôi đã thực hiện với ba tài liệu là biểu mẫu, gồm: Tờ đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài; tờ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài; tờ khai đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài”, chị Nhung chia sẻ.
Ba tài liệu biểu mẫu bằng song ngữ Việt-Anh hướng đến ba nội dung: Thứ nhất là thành phần hồ sơ phải nộp theo quy định của pháp luật; thứ hai là những lưu ý về giấy tờ liên quan hồ sơ; thứ ba là chỉ dẫn cho công dân những địa chỉ cần đến để hoàn thiện giấy tờ. Ðến nay, ba biểu mẫu này đã được áp dụng phổ biến tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính của quận Tây Hồ.
Theo chia sẻ của chị Nhung, trước đây khi chưa áp dụng giải pháp song ngữ hóa tài liệu, một ngày làm việc, chị tiếp được khoảng bốn lượt công dân nước ngoài và sáu lượt công dân Việt Nam; cá biệt có lần, cả một buổi sáng chị chỉ tiếp được hai lượt công dân nước ngoài. Tuy nhiên, từ khi áp dụng việc song ngữ tài liệu, trung bình một ngày chị có thể tiếp 10 lượt công dân nước ngoài, trung bình số lượt công dân tiếp một ngày lên khoảng 15 - 20 người.
Không chỉ những công chức làm việc tại Bộ phận Một cửa của Ủy ban nhân dân quận phát huy công suất làm việc, mà những công dân nước ngoài khi đến làm thủ tục hành chính cũng rất hài lòng. Anh Gilmaev Eldar, công dân Nga, chia sẻ: Tôi đã nhiều lần đến Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ để làm các thủ tục hành chính. Thật may mắn khi ở đây có các bản tài liệu được dịch sang tiếng Anh. Ðiều này rất thuận tiện cho tôi. Các công chức ở đây rất nhiệt tình giúp đỡ, dịch vụ của họ rất chuyên nghiệp.
Nhờ những kết quả mà mô hình này mang lại mà Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với các đại sứ quán và tạo góc nhìn thiện cảm từ công dân nước ngoài đối với nền hành chính thân thiện, chuyên nghiệp của quận Tây Hồ nói riêng và Việt Nam nói chung.
Từ những hiệu quả thiết thực mà mô hình song ngữ thủ tục hành chính mang lại, thời gian tới, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ sẽ tiếp tục có kế hoạch nhân rộng mô hình. Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Nguyễn Thị Việt Hà cho biết: Chúng tôi sẽ số hóa, đưa các tờ khai song ngữ này lên hệ thống để người dân có thể dễ dàng tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của quận. Như vậy, chỉ cần ngồi nhà, công dân nước ngoài có thể dễ dàng nghiên cứu, chuẩn bị hồ sơ, văn bản giấy tờ, từ đó tiết kiệm thời gian. Ðiều này cũng để phù hợp xu thế chính quyền điện tử, chính quyền số.
Với sự chủ động, sáng tạo, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đang từng bước nâng cao chất lượng cải cách hành chính, đáp ứng việc xây dựng chính quyền số, góp phần vào quá trình hiện thực hóa khát vọng xây dựng Tây Hồ trở thành trung tâm dịch vụ-du lịch-văn hóa hàng đầu của Thủ đô.
