Theo kế hoạch, năm 2026, tỉnh Nghệ An thực hiện việc rà soát, xin chủ trương triển khai mua sắm máy móc, trang thiết bị theo quy định; tiến hành số hóa 1.825.700 trang A4 tài liệu của các huyện cũ, gồm: Thái Hòa, Quỳ Châu, Quế Phong, Hoàng Mai, Kỳ Sơn, Tân Kỳ, Quỳ Hợp, Nam Đàn, Tương Dương, Quỳnh Lưu.
Trong năm 2027, tỉnh sẽ số hóa 1.963.000 trang A4 tài liệu của các huyện cũ, gồm: Đô Lương, Hưng Nguyên, Nghi Lộc, Diễn Châu, Con Cuông, Nghĩa Đàn, Thanh Chương, Anh Sơn, Yên Thành, Vinh.
Toàn bộ hồ sơ, tài liệu sau số hóa phải được lưu trữ tập trung tại hạ tầng kho số và tích hợp vào phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Công tác lưu trữ phải bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn tuyệt đối về thiết bị và dữ liệu; đồng thời sẵn sàng phục vụ việc tra cứu, khai thác và sử dụng theo đúng các quy định hiện hành về lưu trữ điện tử.
Theo Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An, việc số hóa tài liệu lưu trữ cấp huyện cũ là một trong các thành tố quan trọng, có thể áp dụng thành công, cho hiệu quả thực tế ngay, phù hợp chiến lược chuyển đổi số của Đảng, Nhà nước đề ra và kế hoạch chuyển đổi số của tỉnh Nghệ An.
Số hóa giúp giảm đáng kể chi phí bảo quản tài liệu vật lý trong dài hạn. Hiện nay, kho lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Nghệ An đang chịu áp lực lớn do thiếu không gian và cơ sở vật chất, dẫn đến chi phí cao cho việc bảo quản thủ công, bao gồm duy trì điều kiện môi trường (chống ẩm mốc, mối mọt) và nhân lực quản lý.
Tài liệu số hóa còn giúp giảm chi phí tra cứu thủ công, tiết kiệm thời gian và nhân lực cho cán bộ lưu trữ, từ đó phát huy giá trị tài liệu và tối ưu hóa nguồn ngân sách địa phương.
