Công văn nhằm triển khai Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ và các hướng dẫn từ Bộ Tư pháp tại Văn bản số 1866/BTP-PLHSHC ngày 9/4/2025 và số 2527/BTP-TCCB ngày 8/5/2025.
Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội chỉ đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố điều chỉnh hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính để bảo đảm kết nối liên thông với hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch quốc gia và Cổng Dịch vụ công quốc gia. Việc này bảo đảm người dân không bị gián đoạn khi thực hiện các thủ tục hộ tịch, nuôi con nuôi trực tuyến theo đơn vị hành chính cấp xã mới.
Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra và xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình tổ chức lại. Đồng thời, Sở tiến hành rà soát toàn bộ tài khoản đăng nhập Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch đã được cấp cho Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã, khóa hoặc xóa tài khoản của công chức đã chuyển công tác, nghỉ việc và cấp mới tài khoản cho công chức tại các xã mới được thành lập.
Sở Nội vụ phối hợp với Sở Tư pháp rà soát đội ngũ công chức tư pháp; chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố tiếp nhận các sổ hộ tịch và sổ đăng ký nuôi con nuôi từ Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm rà soát, thống kê, lưu trữ và bàn giao toàn bộ sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch và nuôi con nuôi (bao gồm cả trường hợp có yếu tố nước ngoài). Việc khóa sổ hộ tịch, nuôi con nuôi hiện hành phải hoàn tất vào 17 giờ ngày 30/6/2025.
Ủy ban nhân dân cấp xã cũng phải khóa sổ hiện hành vào thời điểm trên và bắt đầu sử dụng sổ đăng ký mới từ ngày 1/7/2025. Các sổ mới sẽ bắt đầu từ quyển số 1 và đánh số đăng ký từ số thứ tự 1. Đối với các xã cũ bị tách và sáp nhập vào nhiều đơn vị hành chính mới, toàn bộ hồ sơ, sổ sách sẽ được bàn giao, lưu trữ tại đơn vị mới có phần lớn diện tích, dân số tiếp nhận.
Ủy ban nhân dân xã (mới) tiếp nhận sổ hộ tịch có trách nhiệm trả lời các yêu cầu xác minh tình trạng hôn nhân của công dân đã từng đăng ký thường trú tại đơn vị hành chính cũ. Việc này nhằm bảo đảm quyền lợi, thủ tục pháp lý liên quan đến hôn nhân của người dân không bị ảnh hưởng do thay đổi địa giới hành chính.
Việc bàn giao hồ sơ, sổ hộ tịch, nuôi con nuôi, chứng thực được thực hiện theo hai mốc thời gian: Trước ngày 20/6/2025: Bàn giao toàn bộ hồ sơ, sổ sách từ năm 2024 trở về trước. Vào 17 giờ ngày 30/6/2025: Bàn giao hồ sơ của năm 2025.
Việc bàn giao phải được lập thành biên bản, bên nhận có trách nhiệm lưu trữ, khai thác và công khai thông tin tiếp nhận để người dân dễ dàng liên hệ thực hiện thủ tục hành chính.
Sở Tài chính, Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố bảo đảm hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ tổ chức họp trực tuyến, hội nghị truyền hình giữa Sở Tư pháp và 126 Ủy ban nhân dân cấp xã (mới), bảo đảm đường truyền thông suốt, ổn định và an toàn thông tin.
Phòng Tư pháp cấp huyện sẽ bàn giao sổ, hồ sơ chứng thực từ năm 2024 trở về trước cho đại diện Ủy ban nhân dân cấp xã (mới) nơi đặt trụ sở Ủy ban nhân dân quận, huyện cũ, hoàn tất trước ngày 20/6/2025; hồ sơ năm 2025 sẽ được bàn giao vào 17 giờ ngày 30/6/2025. Ủy ban nhân dân cấp xã cũng tiến hành bàn giao cho đại diện Ủy ban nhân dân cấp xã (mới) theo mốc thời gian như trên.
