Đơn giản hóa thủ tục đăng ký biện pháp bảo đảm đáp ứng yêu cầu mới

Trong thời gian vừa qua, cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế, thiết chế đăng ký biện pháp bảo đảm đã có những đóng góp tích cực, trở thành công cụ hữu hiệu để công khai và minh bạch hóa thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản bảo đảm; góp phần nâng cao tính an toàn, giảm thiểu rủi ro cho các bên tham gia giao dịch dân sự, kinh tế; hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp, người dân tiếp cận tín dụng để sản xuất; khuyến khích sự lưu thông của nguồn vốn, giúp thị trường hoạt động hiệu quả, sản xuất-kinh doanh phát triển.

Nhằm thể chế hóa kịp thời các quan điểm, chủ trương lớn của Đảng tại các Nghị quyết quan trọng, mới đây, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 18/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số nghị định nhằm cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, điều kiện kinh doanh thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ Tư pháp, trong đó có Nghị định số 99/2022/NĐ-CP ngày 30/11/2022 về đăng ký biện pháp bảo đảm.

Theo Cục Đăng ký giao dịch bảo đảm và Bồi thường nhà nước, Bộ Tư pháp, Nghị định số 18 đã thể hiện quyết tâm của Chính phủ và Bộ Tư pháp trong công tác cải cách thủ tục hành chính với quan điểm lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ. Việc đơn giản hóa thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm sẽ góp phần giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính, tạo thuận lợi hơn cho người dân, doanh nghiệp trong tiếp cận vốn để phát triển sản xuất, kinh doanh.

Tạo lập hồ sơ đăng ký biện pháp bảo đảm dựa trên khai thác dữ liệu điện tử

Tinh thần xuyên suốt của các quy định sửa đổi liên quan giao dịch tài sản bảo đảm trong nghị định đó là đẩy mạnh việc khai thác, sử dụng thông tin từ các Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành, qua đó giảm đáng kể yêu cầu nộp giấy tờ bản giấy trong hồ sơ đăng ký.

Cơ sở dữ liệu về biện pháp bảo đảm được xác định là tập hợp dữ liệu về các biện pháp bảo đảm đã được đăng ký, được sắp xếp và tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý thông qua phương tiện điện tử, bao gồm cả Cơ sở dữ liệu quốc gia và Cơ sở dữ liệu chuyên ngành có dữ liệu về biện pháp bảo đảm đã được đăng ký.

Hồ sơ đăng ký hợp lệ là hồ sơ có đầy đủ Phiếu yêu cầu đăng ký hợp lệ và giấy tờ khác thuộc thành phần hồ sơ là bản giấy hoặc giấy tờ khác thuộc thành phần hồ sơ được khai thác, sử dụng trong Cơ sở dữ liệu.

Theo đó, khi giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ đăng ký đã được thay thế bằng việc khai thác, sử dụng thông tin tương ứng từ Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành do cơ quan có thẩm quyền công bố, thì người yêu cầu đăng ký không phải nộp và cơ quan đăng ký không được yêu cầu nộp các giấy tờ này.

Người yêu cầu đăng ký chỉ phải nộp một lần văn bản của pháp nhân giao nhiệm vụ cho chi nhánh thực hiện chức năng của pháp nhân trong yêu cầu đăng ký, yêu cầu cung cấp thông tin, trừ trường hợp văn bản này có nội dung giao nhiệm vụ cho chi nhánh theo từng vụ việc.

Theo chị Lê Hải Anh, phường Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, những cải cách này rất tiện cho dân khi đi làm thủ tục. ”Trước kia, mỗi lần đi làm thủ tục là một lần photo công chứng rất nhiều giấy tờ trong hồ sơ, nhưng với những quy định mới, rất tiện. Chúng tôi không phải cung cấp nhiều lần mà cán bộ cứ lên hệ thống là có, đỡ cả chi phí cho dân”, chị Hải Anh chia sẻ.

Nghị định cũng quy định rõ, thời điểm có hiệu lực của đăng ký đối với quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất được xác định thống nhất theo thời điểm cơ quan đăng ký cập nhật nội dung đăng ký vào Cơ sở dữ liệu.

Đối với tài sản gắn liền với đất đã hình thành không phải là nhà ở mà pháp luật không quy định phải đăng ký quyền sở hữu và cũng chưa được đăng ký quyền sở hữu theo yêu cầu thì thời điểm có hiệu lực của đăng ký là thời điểm cơ quan đăng ký ghi nội dung đăng ký vào Sổ đăng ký.

Trách nhiệm số hóa, lưu giữ, sử dụng thông tin, dữ liệu

Theo nghị định, cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký có trách nhiệm số hóa, lưu giữ văn bản này và chủ động sử dụng thông tin, dữ liệu đã có, không yêu cầu người yêu cầu đăng ký nộp lại giấy tờ này, trừ trường hợp có văn bản khác thay đổi nội dung hoặc thay thế văn bản đã được số hóa, lưu giữ.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin về Giấy chứng nhận trong Cơ sở dữ liệu đất đai, Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành đã được cơ quan chủ quản công bố theo quy định của pháp luật để thay thế cho việc nộp giấy tờ là bản giấy trong hồ sơ đăng ký.

Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện cập nhật nội dung đăng ký và thời điểm đăng ký (giờ, phút, ngày, tháng, năm) vào Cơ sở dữ liệu hoặc vào Sổ đăng ký đối với các trường hợp theo quy định.

Anh Trần Văn Toản, chủ một cơ sở sản xuất kinh doanh tại phường Hải Dương, thành phố Hải Phòng, cho rằng việc thay thế giấy tờ bằng dữ liệu là rất tốt nhưng cũng cần có sự kiểm soát chặt chẽ về thông tin, nhất là trong bối cảnh hiện nay, công nghệ thông tin phát triển đi kèm theo đó là nhiều rủi ro. Với các doanh nghiệp, nhiều thông tin cần được bảo mật để không ảnh hưởng hoạt động kinh doanh.

Nghị định số 18 cũng quy định rõ trách nhiệm của cơ quan đăng ký trong việc tái sử dụng thông tin, dữ liệu trong giải quyết yêu cầu đăng ký, yêu cầu cung cấp thông tin, thay thế cho việc yêu cầu người dân nộp giấy tờ, tài liệu thuộc thành phần hồ sơ đăng ký, hồ sơ yêu cầu cung cấp thông tin.

Đối với trường hợp cơ quan đăng ký không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác không đầy đủ, không chính xác để thay thế cho giấy tờ là thành phần hồ sơ đăng ký thì cơ quan đăng ký yêu cầu người yêu cầu đăng ký nộp giấy tờ tương ứng thuộc thành phần hồ sơ đăng ký theo quy định tại Nghị định này để giải quyết việc đăng ký.

Trường hợp đã đăng ký biện pháp bảo đảm mà có yêu cầu thực hiện xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận dẫn đến cấp mới Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật về đất đai thì Văn phòng đăng ký đất đai cập nhật nội dung đăng ký biện pháp bảo đảm vào Cơ sở dữ liệu mà không ghi lại nội dung đăng ký biện pháp bảo đảm trên Giấy chứng nhận được cấp mới.

Ông Lê Vệ Quốc, Cục trưởng Cục Đăng ký giao dịch bảo đảm và Bồi thường nhà nước, Bộ Tư pháp, đánh giá việc bổ sung nguyên tắc này phù hợp quy định của Luật Dữ liệu năm 2024, đồng thời bảo đảm thực thi hiệu quả các quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan Nhà nước, góp phần cắt giảm chi phí tuân thủ pháp luật cho người dân, doanh nghiệp. “Điều này tạo tiền đề cho việc xây dựng một hệ thống dữ liệu thống nhất, phục vụ hiệu quả hơn cho công tác quản lý nhà nước cũng như nhu cầu tra cứu, khai thác thông tin của thị trường”, ông Quốc nhấn mạnh.

Cục trưởng Lê Vệ Quốc cũng cho biết, để triển khai đồng bộ, thống nhất, hiệu quả Nghị định số 18, ngay sau khi Chính phủ ban hành, Bộ Tư pháp đã có Công văn số 667/BTP-CTXDVBQPPL gửi Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố về việc triển khai thực hiện Nghị định.

Đối với nội dung sửa đổi, bổ sung liên quan đến đăng ký biện pháp bảo đảm, Bộ Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố chỉ đạo Sở Nông nghiệp và Môi trường quán triệt Văn phòng đăng ký đất đai tổ chức phổ biến, quán triệt đến viên chức, người lao động thuộc Văn phòng đăng ký đất đai và các chi nhánh thực hiện thống nhất các nội dung sửa đổi, bổ sung về đăng ký biện pháp bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất.

Trong quá trình thực hiện Nghị định số 18, nếu phát sinh vướng mắc, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố phải phản ánh kịp thời về Bộ Tư pháp để được hướng dẫn và giải quyết theo thẩm quyền nhằm nâng cao tính hiệu quả của các quy định, bảo đảm tốt nhất quyền lợi của người dân.