Bộ Tư pháp đã ban hành công văn số 779/BTP-HTQTCT về việc thực hiện cấp bản sao điện tử từ sổ gốc theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.
Công văn nêu rõ, thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 8/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Nghị quyết số 131/NQ-CP ngày 6/10/2022 của Chính phủ về đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính và hiện đại hóa phương thức chỉ đạo, điều hành phục vụ người dân, doanh nghiệp, Bộ Tư pháp đề nghị các bộ, cơ quan ngang bộ thực hiện một số nội dung liên quan đến việc cấp bản sao điện tử từ sổ gốc như sau.
Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp, thẩm quyền cấp, thời hạn cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 2, Điều 16, Điều 17 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.
Quy trình cấp bản sao điện tử từ sổ gốc phải bảo đảm các quy định tại Chương II Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.
Thứ nhất, tuyên truyền, phổ biến quy định về cấp bản sao điện tử theo quy định Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 8/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử nhằm nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong tiếp nhận và sử dụng bản sao điện tử.
Thứ hai, cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp, thẩm quyền cấp, thời hạn cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 2, Điều 16, Điều 17 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP. Quy trình cấp bản sao điện tử từ sổ gốc phải bảo đảm các quy định tại Chương II Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.
Thứ ba, bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP. Việc cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính khi cá nhân, tổ chức có yêu cầu.
Thứ tư, trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các bộ, cơ quan ngang bộ phản ánh về Bộ Tư pháp (Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực) để tổng hợp, báo cáo Chính phủ.
Điều 10. Yêu cầu cấp bản sao điện tử có giá trị pháp lý
1. Đối với các giấy tờ, tài liệu chưa được số hóa, lưu giữ, kết nối, chia sẻ thông tin với Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, tùy theo nhu cầu, tổ chức, cá nhân yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai cách:
a) Yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc;
b) Yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu.
2. Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc, cơ quan đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan cho người yêu cầu. Thẩm quyền cấp, tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo các quy định của pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc.
Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, thẩm quyền, địa điểm, giấy tờ, văn bản làm cơ sở để thực hiện, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, thời hạn thực hiện và việc gia hạn thời hạn, lệ phí và các chi phí khác, chế độ lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:
a) Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao.
Trong trường hợp bản chính giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
b) Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.
Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
4. Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia.
Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.
(Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử)
