Nhằm cụ thể hóa chủ trương của Trung ương, Chính phủ và Bộ Nội vụ về sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính tại địa phương, Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Tỉnh xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu văn thư, lưu trữ trong toàn hệ thống chính trị, nhấn mạnh yêu cầu “quản lý tập trung, bảo quản an toàn tài liệu” và “ngăn ngừa mọi hành vi chiếm giữ, chuyển giao, tiêu hủy trái phép tài liệu”.
Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu người đứng đầu các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản hồ sơ tài liệu đúng quy định; tổ chức phân loại và bảo quản tài liệu chưa hoàn thành để bàn giao cho cơ quan mới tiếp nhận. Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Nội vụ hướng dẫn về công tác lưu trữ, yêu cầu các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương chuẩn bị kho tàng và các điều kiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu, đóng gói. Riêng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước đó để sẵn sàng nộp vào Lưu trữ lịch sử.
Đồng chí Trần Văn Hòa, Phó Giám đốc Sở Nội vụ cho biết: Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã hoàn thành công tác chỉnh lý, thực hiện nghiệm thu bàn giao tài liệu đối với các sở, ngành và đang tiến hành triển khai thực hiện Đề án Chỉnh lý tài liệu tồn đọng và số hóa tài liệu lưu trữ tại các sở, ban, ngành, các huyện, thành phố giai đoạn 2023-2025.
Nhiều đơn vị như Bình Xuyên, Vĩnh Yên, Phúc Yên đã hoàn tất số hóa phần lớn tài liệu hành chính còn hiệu lực và các văn bản liên quan đến tài sản công, đất đai, nhân sự, tài chính, kế toán. Hằng năm, thành phố Vĩnh Yên đều triển khai chỉnh lý, số hóa tài liệu. Trưởng phòng Nội vụ thành phố Vĩnh Yên Nguyễn Thái Sơn cho biết: Hiện nay các phường, xã duy trì kho lưu trữ tài liệu, sau khi xã, phường mới đi vào hoạt động, sẽ chuyển hồ sơ của 9 phường cũ về 2 phường mới. Tài liệu của thành phố hiện đang lưu trữ trong 2 kho cũng được chuyển về các phường mới sau khi phường mới đi vào hoạt động.
Dù triển khai nghiêm túc, song công tác chỉnh lý, số hóa và chuyển giao tài liệu văn thư, lưu trữ còn một số khó khăn. Nhiều đơn vị cấp huyện, cấp xã không có phòng lưu trữ riêng biệt, còn dùng chung với kho tài sản hoặc phòng làm việc. Hạ tầng công nghệ thông tin chưa đồng đều, dẫn đến khó khăn trong quản lý đồng bộ cơ sở dữ liệu số. Ngoài ra, áp lực thời gian không nhỏ khi toàn bộ khối lượng tài liệu lớn cần được xử lý trước mốc thời gian theo kế hoạch sáp nhập. Cơ sở hạ tầng Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cũ kỹ, chật chội, cần được đầu tư nâng cấp.
Được biết, từ năm 2023, Ủy ban nhân dân tỉnh đã chấp thuận phạm vi, địa điểm nội dung lập dự án xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử và Kho Lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc song chưa kịp triển khai. Việc xây dựng các kho lưu trữ bảo đảm tiêu chuẩn kỹ thuật cần được tỉnh Phú Thọ (mới) tiếp tục triển khai thực hiện.
