Mỗi ngày công chức các phường, xã tiếp nhận, thực hiện thủ tục chứng thực, sao y bản chính cho hàng chục hồ sơ, gây quá tải cho bộ phận tiếp nhận và tốn kém thời gian, công sức của người dân, đi ngược tinh thần cải cách thủ tục hành chính.
Trước thực trạng này, ngày 29/8/2025, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội Trần Sỹ Thanh ban hành Chỉ thị số 12/ CT-UBND yêu cầu chấn chỉnh, nghiêm cấm lạm dụng bản sao có chứng thực.
Chỉ thị nêu rõ, trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao: Khi tiếp nhận bản sao, người tiếp nhận không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, chỉ kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính; đồng thời, ưu tiên việc tái sử dụng các dữ liệu/tài liệu đã có trên môi trường điện tử, không được yêu cầu nộp giấy tờ, tài liệu trong trường hợp thông tin đã được tích hợp trên căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử...
Một số phường tại Hà Nội đã triển khai nghiêm túc.
Phó Chủ tịch UBND phường Cửa Nam Trịnh Ngọc Trâm cho biết: “100% thủ tục hành chính tại phường không yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với hồ sơ chỉ cần bản sao. Phường đẩy mạnh số hóa hồ sơ và hướng dẫn người dân sử dụng bản sao điện tử”.
Tương tự, phường Định Công coi Chỉ thị số 12 là bước đi phù hợp với tiến trình cải cách hành chính, chuyển đổi số, giúp giảm phiền hà và thúc đẩy minh bạch. Tuy vậy, vẫn còn tình trạng phát sinh từ phía doanh nghiệp, ngân hàng hoặc các tổ chức khác yêu cầu công dân nộp thêm bản sao công chứng.
Tại phường Phúc Lợi, riêng tháng 8 vừa qua tiếp nhận tới 437 hồ sơ sao y bản chính. Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường Bùi Anh Tuấn kiến nghị: “Cần có quy định thống nhất từ Trung ương đến thành phố, gắn với cơ chế kiểm tra, xử lý vi phạm. Nếu không, người dân vẫn phải chạy vạy làm giấy tờ dù dữ liệu đã số hóa”.
Thực hiện cải cách thủ tục hành chính không chỉ là việc cắt giảm giấy tờ, mà còn là chuyển đổi tư duy quản lý. Khi dữ liệu đã được kết nối, liên thông, thì việc tái sử dụng trên môi trường điện tử phải được coi là giải pháp ưu tiên. Điều này không chỉ giảm lãng phí xã hội, mà còn khẳng định tính hiện đại, minh bạch của nền hành chính công.
Để đạt mục tiêu đó, bên cạnh sự quyết liệt của chính quyền, các cơ quan, doanh nghiệp cần đồng bộ áp dụng, không đặt thêm yêu cầu ngoài quy định.
Mỗi công chức phải có trách nhiệm hướng dẫn, giải thích cho người dân, để người dân tự tin sử dụng dữ liệu điện tử thay vì phụ thuộc vào bản sao công chứng. Người dân cũng cần mạnh dạn thực hiện quyền lợi chính đáng, từ chối những đòi hỏi trái quy định.
Hạn chế tối đa tình trạng lạm dụng bản sao công chứng chính là góp phần xây dựng một nền hành chính tinh gọn, hiện đại, lấy người dân làm trung tâm. Đây không chỉ là yêu cầu cải cách, mà còn là bước đi tất yếu trong quá trình chuyển đổi số và xây dựng Thủ đô văn minh, hiện đại.