145 triệu dữ liệu hộ tịch: Bước tiến trong xây dựng Chính phủ số

Chuẩn hóa dữ liệu gốc của công dân

Những hồ sơ giấy lưu trữ qua nhiều năm, dữ liệu được ghi chép theo các phương thức khác nhau và những trường hợp thông tin chưa thống nhất là những thách thức trong quá trình xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về Hộ tịch. Đây không chỉ là bài toán số hóa tài liệu, mà còn đòi hỏi quá trình chuẩn hóa, xác minh và đối chiếu để bảo đảm tính chính xác của thông tin liên quan trực tiếp đến mỗi công dân.

Mười năm trước, Bộ Tư pháp phối hợp với Tập đoàn Công nghiệp-Viễn thông Quân đội (Viettel) triển khai thí điểm phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch từ cấp trung ương đến cấp xã. Đến năm 2024, nền tảng được nâng cấp thành Cơ sở dữ liệu quốc gia về Hộ tịch, mở rộng phạm vi triển khai tới các địa phương và hơn 90 cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Trong hệ thống dữ liệu phục vụ quản lý nhà nước, dữ liệu hộ tịch có vai trò quan trọng bởi ghi nhận những thông tin cơ bản của mỗi cá nhân, từ khai sinh, kết hôn đến khai tử và các thay đổi về tình trạng hộ tịch. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung, thống nhất vì vậy không chỉ phục vụ công tác quản lý chuyên ngành, mà còn tạo điều kiện kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan, giảm yêu cầu người dân phải cung cấp lại những thông tin đã có.

Theo số liệu được công bố, Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về Hộ tịch đã ghi nhận hơn 145 triệu dữ liệu hộ tịch điện tử, quản lý thông tin số hóa của 84 triệu công dân và cấp mã số định danh cá nhân ngay từ khi sinh ra cho gần 17,9 triệu trẻ em. Trong số này, 78,8 triệu dữ liệu đã được đối soát, đồng bộ thành công với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Tính đến tháng 12/2025, hệ thống tiếp nhận, xử lý gần 2,3 triệu hồ sơ hộ tịch điện tử, trong đó khoảng 70% hồ sơ được đăng ký trực tuyến. Hơn 66.000 hồ sơ cấp bản sao trích lục hộ tịch theo phương thức phi địa giới hành chính đã được xử lý, cùng hơn 700.000 hồ sơ xác minh tình trạng hôn nhân điện tử.

Hệ thống hiện được triển khai tại 34/34 tỉnh, thành phố, 3.321 xã, phường, thị trấn và 90 cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, với 24.425 tài khoản cán bộ tư pháp thường xuyên sử dụng.

Các số liệu cho thấy quy mô dữ liệu và phạm vi ứng dụng của hệ thống ngày càng mở rộng. Tuy nhiên, để dữ liệu thực sự trở thành nền tảng cho Chính phủ số, yêu cầu đặt ra không chỉ là tăng số lượng bản ghi được số hóa, mà còn phải bảo đảm thông tin chính xác, đầy đủ, thống nhất và có khả năng kết nối, khai thác hiệu quả giữa các hệ thống.

Chỉ tính tới tháng 12/2025, hệ thống đã tiếp nhận, xử lý gần 2,3 triệu hồ sơ hộ tịch điện tử, với khoảng 70% hồ sơ đăng ký trực tuyến. Đáng chú ý, hơn 66.000 hồ sơ cấp bản sao trích lục theo phương thức phi địa giới hành chính đã được xử lý, giúp người dân không còn phụ thuộc vào nơi đăng ký hộ tịch ban đầu. Bên cạnh đó, hơn 700.000 hồ sơ xác minh tình trạng hôn nhân điện tử đã được giải quyết.

Phạm vi triển khai hiện bao phủ 34/34 tỉnh, thành phố, 3.321 xã, phường, thị trấn và 90 cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, với 24.425 tài khoản cán bộ tư pháp thường xuyên sử dụng hệ thống.

Những con số này trở thành nền tảng vững chắc để phát triển một hạ tầng dữ liệu khổng lồ, không chỉ phục vụ công tác quản lý nhà nước, mà còn tác động trực tiếp đến cách người dân tiếp cận các dịch vụ hộ tịch.

Bài toán khó từ dữ liệu không đồng nhất

Trong quá trình xây dựng hệ thống, thách thức lớn nằm ở việc hợp nhất và chuẩn hóa dữ liệu được hình thành qua nhiều năm. Thông tin hộ tịch tại các địa phương được lưu trữ dưới nhiều hình thức, từ hồ sơ giấy đến các tệp dữ liệu điện tử với cấu trúc và cách ghi nhận khác nhau.

Việc chuyển những tài liệu này thành dữ liệu điện tử có thể khai thác thống nhất đòi hỏi nhiều công đoạn. Những trường hợp thông tin sai lệch, thiếu hoặc chưa đồng nhất cần được rà soát, đối chiếu; một số hồ sơ phải xác minh lại với cơ quan tư pháp tại địa phương. Trong những tình huống này, công nghệ hỗ trợ xử lý nhưng không thể thay thế hoàn toàn việc kiểm tra nghiệp vụ của cán bộ có trách nhiệm.

Theo thông tin từ đơn vị triển khai, 77 cán bộ, kỹ sư của Viettel Solutions tham gia thực hiện dự án, đảm nhiệm các nhóm công việc từ khảo sát nghiệp vụ, phối hợp với Bộ Tư pháp và địa phương đến phát triển phần mềm, tích hợp hệ thống và hỗ trợ vận hành.

Đội ngũ kỹ thuật phát triển 8 phần mềm hộ tịch điện tử độc lập, sau đó tích hợp trên nền tảng chung. Quá trình triển khai đồng thời bao gồm đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho cán bộ tại Bộ Tư pháp, Cục Lãnh sự, các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và các địa phương. Các tổ hỗ trợ được tổ chức hoạt động 24/7 nhằm tiếp nhận, xử lý vướng mắc phát sinh trong quá trình vận hành.

Một thử thách khác xuất hiện trong năm 2025, khi tổ chức chính quyền địa phương chuyển từ mô hình ba cấp sang hai cấp. Sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, đầu mối xử lý và phân công nhiệm vụ kéo theo yêu cầu điều chỉnh hệ thống dữ liệu, trong khi việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục cho người dân phải được duy trì liên tục.

Việc chuyển đổi hạ tầng dữ liệu hộ tịch được hoàn thành trong 7 ngày. Kết quả này góp phần duy trì hoạt động của hệ thống trong giai đoạn chuyển đổi tổ chức bộ máy, hạn chế gián đoạn việc giải quyết thủ tục hành chính.

Liên thông dữ liệu, giảm thủ tục cho người dân

Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về Hộ tịch được xây dựng theo kiến trúc mở, hỗ trợ các nghiệp vụ đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, ly hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, cải chính và bổ sung thông tin hộ tịch, cũng như cấp bản sao, trích lục hộ tịch. Việc tích hợp các nghiệp vụ trên cùng một nền tảng giúp thống nhất quy trình xử lý và tạo điều kiện để cơ quan quản lý theo dõi, khai thác thông tin tập trung.

Hệ thống còn được trang bị tính năng xác thực giấy tờ hộ tịch điện tử PM4 hỗ trợ xác thực từ xa, góp phần giảm áp lực cho bộ phận tư pháp cấp xã. Dashboard điều hành cung cấp số liệu theo thời gian thực, giúp lãnh đạo theo dõi tình hình và đưa ra quyết định kịp thời.

Đáng chú ý, khả năng liên thông với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các hệ thống của Bảo hiểm xã hội mở ra điều kiện thực hiện nhiều thủ tục theo quy trình kết nối, thay vì yêu cầu người dân thực hiện riêng lẻ từng bước tại nhiều cơ quan.

Chẳng hạn, trong quy trình đăng ký khai sinh, dữ liệu có thể được kết nối để phục vụ cấp mã số định danh cá nhân và thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em. Cách thức này giúp giảm việc kê khai lặp lại, tiết kiệm thời gian đi lại và hạn chế giấy tờ phải nộp.

Việc triển khai dịch vụ cấp bản sao trích lục hộ tịch theo phương thức phi địa giới hành chính cũng cho thấy lợi ích thiết thực của dữ liệu được số hóa và kết nối. Người dân có thể thực hiện thủ tục mà không còn phụ thuộc hoàn toàn vào nơi đăng ký hộ tịch ban đầu, qua đó mở rộng khả năng tiếp cận dịch vụ công.

Cùng với khả năng kết nối, bảo vệ dữ liệu cá nhân là yêu cầu xuyên suốt đối với hệ thống lưu trữ thông tin hộ tịch. Hệ thống được trang bị các lớp bảo mật, cơ chế xác thực đa yếu tố, phân quyền truy cập và mã hóa dữ liệu nhằm hạn chế nguy cơ truy cập trái phép, bảo vệ thông tin cá nhân. Mọi dữ liệu của công dân Việt Nam cũng hoàn toàn nằm trên lãnh thổ Việt Nam.

Việc hình thành Cơ sở dữ liệu quốc gia về Hộ tịch là một bước tiến trong quá trình số hóa dữ liệu nền tảng của quốc gia. Từ những hồ sơ giấy được lưu trữ phân tán, thông tin hộ tịch đang từng bước được chuẩn hóa, kết nối và khai thác trên môi trường điện tử. Hệ thống hộ tịch điện tử trở thành bước tiến quan trọng trong hiện đại hóa quản lý dân cư, tạo nền tảng xây dựng Chính phủ số, nâng cao minh bạch và niềm tin của người dân vào dịch vụ công trực tuyến.