Từ quá tải hồ sơ đến bài toán dùng AI hỗ trợ người dân ở cấp xã
Ngày 30/12, Ủy ban nhân dân xã Nghĩa Trụ (tỉnh Hưng Yên) chính thức tiếp nhận và đưa vào vận hành hệ thống Kiosk toàn trình TC AI và thiết bị tra cứu Chatbot TC AI, do Công ty cổ phần TC Group Việt Nam nghiên cứu, phát triển và trao tặng. Đây là một trong những mô hình ứng dụng trí tuệ nhân tạo ở cấp xã, hướng trực tiếp vào giải bài toán quen thuộc nhưng dai dẳng: quá tải thủ tục hành chính và hạn chế trong tiếp cận dịch vụ công của người dân cơ sở.
Khác với nhiều mô hình chuyển đổi số còn dừng ở hạ tầng hoặc phần mềm nội bộ, Kiosk TC AI được đặt ngay tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Nghĩa Trụ, cho phép người dân tự tra cứu thủ tục, lấy số thứ tự, đặt lịch làm việc, theo dõi trạng thái hồ sơ và nộp hồ sơ trực tuyến, với giao diện trực quan, có hướng dẫn bằng hình ảnh và giọng nói.
Theo Ủy ban nhân dân xã Nghĩa Trụ, nhu cầu hỗ trợ thủ tục hành chính tại địa phương là rất lớn. Trung tâm Phục vụ hành chính công xã được thành lập từ ngày 1/7/2025, với 10 công chức làm việc. Chỉ trong gần 6 tháng, Trung tâm đã tiếp nhận 8.614 hồ sơ, trung bình 1.435 hồ sơ mỗi tháng, và giải quyết 100% hồ sơ đúng hạn và trước hạn. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều người dân, đặc biệt là người cao tuổi, người không có điện thoại thông minh hoặc chưa có tài khoản định danh điện tử mức độ 2, vẫn gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục trực tuyến.
Chính từ nhu cầu này, xã Nghĩa Trụ đã phối hợp với TC Group thử nghiệm hệ thống Kiosk AI trong gần hai tuần trước khi ra mắt chính thức. Kết quả bước đầu cho thấy sự khác biệt rõ rệt. Trong thời gian từ 17/12 đến 26/12/2025, người dân đã nộp 250 hồ sơ trực tuyến trong lĩnh vực chứng thực thông qua Kiosk. Thời gian nộp trung bình chỉ 1,4 phút cho mỗi hồ sơ, trong khi trước đó, nếu không có hỗ trợ công nghệ, mỗi hồ sơ mất từ 5-10 phút. Tỷ lệ lỗi thấp, chủ yếu rơi vào các trường hợp người dân chưa có hoặc chưa nâng cấp tài khoản định danh điện tử.
Phát biểu tại Lễ trao tặng, ông Vũ Gia Công, Chủ tịch Công ty cổ phần TC Group Việt Nam cho biết, việc đưa Kiosk toàn trình TC AI về xã Nghĩa Trụ xuất phát từ mong muốn “đóng góp thiết thực vào quá trình cải cách hành chính và chuyển đổi số ở cấp cơ sở - nơi người dân trực tiếp sử dụng dịch vụ công hằng ngày”. Theo ông Công, các giải pháp Kiosk của TC Group được thiết kế “lấy người dân làm trung tâm, chú trọng tính trực quan, dễ sử dụng, đặc biệt phù hợp với người cao tuổi và những nhóm còn hạn chế tiếp cận công nghệ số”. Việc ứng dụng AI và chatbot không chỉ giúp giảm thời gian chờ đợi mà còn tạo thói quen mới, để người dân chủ động hơn trong tiếp cận thủ tục hành chính.
Đưa công nghệ gần với dân hơn thông qua những nhu cầu thiết thực
Ở góc độ chính quyền địa phương, ông Nguyễn Văn Lộc, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Nghĩa Trụ đánh giá Kiosk AI là “một công cụ hỗ trợ quan trọng” trong tổ chức và vận hành bộ phận một cửa. Theo ông Lộc, hệ thống không chỉ giúp giảm áp lực cho cán bộ, mà quan trọng hơn là tăng tính công khai, minh bạch, tạo điều kiện để người dân tiếp cận dịch vụ công một cách bình đẳng hơn. Ủy ban nhân dân xã sẽ tiếp tục bố trí, hướng dẫn và hoàn thiện quy trình vận hành để người dân sử dụng thuận tiện, đồng thời gắn ứng dụng công nghệ với nâng cao trách nhiệm phục vụ của đội ngũ công chức.
Hệ thống Kiosk TC AI hiện hỗ trợ nhiều thủ tục thiết yếu gắn với đời sống người dân như: đăng ký khai sinh, khai tử, chứng thực giấy tờ, đăng ký hộ kinh doanh, thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất… Sau mỗi giao dịch, người dân có thể đánh giá mức độ hài lòng trực tiếp trên hệ thống, tạo thêm kênh phản hồi cho chính quyền cơ sở.
Chị Nguyễn Huyền Trang người địa phương đến làm thủ tục hành chính Kios TC AI chia sẻ: “Thiết bị này này rất dễ sử dụng, giúp tôi biết được những thủ tục cần làm, nộp hồ sơ online thuận tiện, công việc được xử lý nhanh và minh bạch hơn”.
Việc vận hành Kiosk TC AI và thiết bị tra cứu Chatbot TC AI tại xã Nghĩa Trụ được xem là bước đi cụ thể trong triển khai Nghị quyết 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, đồng thời hưởng ứng tinh thần “Bình dân học vụ số” - đưa công nghệ đến gần hơn với người dân thông qua những nhu cầu thiết thực hằng ngày. Nếu tiếp tục được hoàn thiện và vận hành hiệu quả, mô hình này sẽ là gợi ý đáng chú ý cho nhiều địa phương cấp xã trong quá trình xây dựng chính quyền số từ cơ sở.
Ông Đỗ Đình Quang, Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Hưng Yên cho biết, xã Nghĩa Trụ là đơn vị hành chính thứ 2 và là xã đầu tiên tại tỉnh Hưng Yên được trang bị robot hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính.
