Nhiều nhưng không liên quan
Điều đáng nói, không phải tất cả văn bản đều liên quan đến địa phương. Một số văn bản của sở, ngành được gửi đồng loạt đến nhiều xã, phường dù nội dung chỉ liên quan đến một vài địa bàn. Cán bộ tiếp nhận vẫn phải mở, đọc và xác định văn bản có thuộc phạm vi xử lý hay không.
Đơn cử, Thông báo số 09/TB-SVHTTDL của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch về sản phẩm quảng cáo của Công ty TNHH Quảng cáo Điện tử Hoàng Long, nội dung quảng cáo Huda, mã hồ sơ H57.16-260904-G160002, được chuyển đến những xã, phường không liên quan. Ngày 10/9/2026, Sở Y tế cũng ban hành văn bản về việc báo cáo và đề nghị phối hợp xác minh, xử lý thông tin sai sự thật, xúc phạm cán bộ y tế tại Trạm Y tế A Lưới 1. Vụ việc chỉ yêu cầu phối hợp của 5 đơn vị, nhưng văn bản được gửi rộng đến nhiều địa phương.
Theo một cán bộ cơ sở, để tiếp nhận, đọc và xác định một văn bản có thuộc phạm vi xử lý hay không thường mất khoảng 5-7 phút. Một văn bản riêng lẻ không tạo ra nhiều áp lực, nhưng mỗi ngày có vài chục văn bản, trong đó có văn bản liên quan và không liên quan, thời gian cộng lại trở thành đáng kể. Trong khi đó, cán bộ cấp xã, phường còn phải tiếp công dân, giải quyết thủ tục hành chính, tham mưu công việc và xuống cơ sở. Việc phải đọc, phân loại cả những văn bản không thuộc trách nhiệm xử lý vì thế càng tạo thêm áp lực cho người tiếp nhận.
Nguy cơ văn bản được gửi nhiều nơi, không đúng đối tượng đã được UBND thành phố Huế đặt ra từ trước. Thành phố đã liên tục yêu cầu các cơ quan, đơn vị chấn chỉnh. Mới đây, UBND thành phố ban hành Công văn số 11341/UBND-TP ngày 29/7/2026 về việc thực hiện nghiêm Quy chế làm việc của UBND thành phố và thủ tục gửi, nhận văn bản. Tại đây, thành phố yêu cầu cơ quan, đơn vị chủ trì soạn thảo phải xác định cụ thể văn bản chỉ được gửi đến cơ quan có thẩm quyền xử lý, tránh trường hợp gửi cho các cơ quan, tổ chức không liên quan, gửi vượt cấp. Những nội dung cùng chung vấn đề, kiến nghị, đề xuất được yêu cầu đưa vào chung một văn bản để hạn chế số lượng văn bản phát hành.
Đối với những nội dung trao đổi, hướng dẫn, triển khai nhiệm vụ trong nội bộ cơ quan, đơn vị, thành phố yêu cầu hạn chế tối đa việc phát hành văn bản, tăng cường sử dụng các chức năng trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Các cơ quan, đơn vị, địa phương phải xác định chỉ tiêu bằng định lượng để giảm số lượng văn bản phát hành không cần thiết, tránh chất tải không hợp lý lên hệ thống.
Cần gửi đúng nơi, đúng việc
Để tránh tình trạng cán bộ các địa phương một ngày phải nhận, xử lý hàng chục văn bản trong đó phần nội dung không liên quan đến địa bàn, đại diện các cơ sở kiến nghị các sở, ngành cần phân loại kỹ văn bản theo địa bàn, đối tượng và trách nhiệm thực hiện trước khi phát hành. Giảm văn bản không cần thiết, gửi đúng nơi, đúng việc cũng là cách giảm áp lực cho cán bộ và dành thêm thời gian cho những công việc trực tiếp với người dân.
Về giải pháp căn cơ hơn, nhiều ý kiến cho rằng, việc chỉ dừng ở nhắc nhở, chấn chỉnh là chưa đủ, mà cần gắn trách nhiệm cụ thể cho từng đơn vị, cá nhân soạn thảo, phát hành văn bản. Một trong những đề xuất đáng chú ý là đưa tiêu chí “gửi văn bản đúng đối tượng, đúng phạm vi” vào đánh giá thi đua, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ hằng quý, hằng năm - không chỉ áp dụng ở cấp sở, ngành mà cả với chuyên viên trực tiếp soạn thảo, người ký nháy trình lãnh đạo. Nếu văn bản bị xã, phường phản hồi là không liên quan quá nhiều lần trong một quý, đơn vị phát hành có thể bị trừ điểm thi đua.
Việc lượng hóa tiêu chí này hoàn toàn có thể dựa vào chính hệ thống quản lý văn bản và điều hành mà thành phố đang khuyến khích sử dụng. Hệ thống có thể tự động thống kê số văn bản mỗi sở, ngành phát hành, tỷ lệ gửi đúng và gửi thừa, làm cơ sở dữ liệu khách quan thay vì đánh giá cảm tính. Đồng thời, nên cho phép cấp xã, phường gắn cờ, phản hồi ngay trên hệ thống đối với văn bản không thuộc phạm vi xử lý, thay vì phải đọc hết rồi tự lưu như hiện nay. Dữ liệu phản hồi này chính là căn cứ để quy trách nhiệm ngược lại nơi gửi.
Ngoài ra, khâu rà soát trước khi phát hành tại Văn phòng UBND thành phố cần được xem là một bước bắt buộc, tương tự việc kiểm tra thể thức văn bản, để xác nhận danh sách nơi nhận đã đúng phạm vi hay chưa trước khi trình ký. Có ý kiến đề xuất lộ trình hai bước: Giai đoạn đầu nhắc nhở, đưa vào biên bản giao ban để các đơn vị có thời gian điều chỉnh; nếu tái diễn mới gắn vào đánh giá cán bộ, công chức cuối năm, tránh tạo phản ứng ngược khi áp dụng chế tài ngay từ đầu.
Tại cuộc họp báo tháng 8 của UBND thành phố Huế, khi được hỏi về vấn đề lượng văn bản gửi xuống cơ sở, trong đó có những văn bản không thuộc phạm vi xử lý của địa phương, ông Hoàng Việt Cường, Chánh Văn phòng UBND thành phố Huế cho biết, sẽ rà soát, nhắc nhở để tránh tạo thêm áp lực cho cán bộ cơ sở.
