Hiểu đúng quy định thuế để kinh doanh đa kênh bền vững

Kinh doanh trên sàn thương mại điện tử và đa kênh đang mở ra cơ hội mở rộng thị trường cho hàng triệu hộ kinh doanh. Song cùng với sự gia tăng doanh thu là yêu cầu tuân thủ ngày càng chặt chẽ các quy định về hóa đơn điện tử, kê khai doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Tại hội thảo Hội thảo "Những quy định quan trọng khi triển khai chính sách thuế mới - Thuế và hóa đơn điện tử trong thương mại điện tử và bán hàng đa kênh" do Cục Thông tin và Truyền thông Chính phủ phối hợp cùng Cục Thuế (Bộ Tài chính), Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo tổ chức các chuyên gia đã giải đáp nhiều vướng mắc thực tiễn, giúp hộ kinh doanh hiểu đúng quy định để thực hiện đúng nghĩa vụ thuế.

Nhiều băn khoăn khi chính sách mới đi vào cuộc sống

Việc kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử, mạng xã hội và nhiều kênh bán hàng cùng lúc đã trở thành xu hướng phổ biến của nhiều hộ kinh doanh. Tuy nhiên, khi quy mô doanh thu tăng lên, đặc biệt vượt ngưỡng theo quy định, không ít hộ kinh doanh bắt đầu lúng túng trong việc xác định nghĩa vụ thuế và thực hiện hóa đơn điện tử theo chính sách mới.

Theo bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam, băn khoăn lớn nhất hiện nay tập trung vào trường hợp các đơn hàng phát sinh trên sàn thương mại điện tử đã được sàn khấu trừ, nộp thuế thay. Nhiều hộ kinh doanh cho rằng khi sàn đã thực hiện nghĩa vụ này thì bản thân họ không cần thực hiện thêm thủ tục nào khác. Tuy nhiên, nếu doanh thu vượt ngưỡng phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, nhiều người lo ngại việc xuất hóa đơn có thể dẫn tới kê khai trùng doanh thu hoặc bị tính thuế hai lần. Bên cạnh đó, nhiều hộ cũng băn khoăn về cách thức thực hiện nghĩa vụ thuế trong giai đoạn chuyển tiếp và những thay đổi khi chính sách mới có hiệu lực.

Làm rõ nội dung này, ông Đặng Văn Thành, Phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế Thương mại điện tử, cho biết theo quy định tại Nghị định 68 được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 141, hộ kinh doanh có doanh thu hơn 1 tỷ đồng/năm thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Để thực hiện quy định này, hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong hai phương án: tự lập hóa đơn trên cơ sở thông tin giao dịch do sàn thương mại điện tử cung cấp hoặc ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử xuất hóa đơn thay. Trường hợp đã ủy nhiệm cho sàn thì hộ kinh doanh không phải lập hóa đơn đối với cùng giao dịch, qua đó tránh phát sinh trùng lặp.

Một vấn đề khác cũng được nhiều hộ kinh doanh quan tâm là nếu doanh thu thực tế trong năm vượt ngưỡng làm thay đổi phương pháp tính thuế thì có phải chuyển đổi ngay hay không. Theo ông Vũ Hồng Long, Phó Trưởng Thuế thành phố Hà Nội, phương pháp tính thuế được xác định trên cơ sở doanh thu thực tế và được thực hiện ổn định trong năm. Việc chuyển sang phương pháp tính thuế mới chỉ thực hiện từ năm tiếp theo khi đáp ứng đủ điều kiện theo quy định, nhằm bảo đảm tính ổn định trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế cũng như thuận lợi cho công tác quản lý.

Ông Vũ Hồng Long cũng khuyến nghị các hộ, cá nhân kinh doanh chủ động chuẩn hóa sổ sách, hóa đơn, chứng từ và hồ sơ chi phí ngay trong năm nếu dự kiến doanh thu sẽ vượt ngưỡng và phải chuyển sang phương pháp tính thuế mới. Việc chuẩn bị từ sớm sẽ giúp quá trình chuyển đổi được thực hiện thuận lợi, đồng thời hạn chế những vướng mắc trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

Quản trị dữ liệu, chứng từ để thực hiện đúng nghĩa vụ thuế

Bên cạnh những vướng mắc về hóa đơn điện tử và phương pháp tính thuế, việc quản lý chứng từ đầu vào, doanh thu đầu ra và tổ chức dữ liệu kinh doanh cũng là nội dung được nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống và bán hàng đa kênh, quan tâm. Với đặc thù nhập nguyên liệu từ nhiều nguồn, phát sinh doanh thu trên nhiều nền tảng và sử dụng nhiều hình thức thanh toán khác nhau, việc chuẩn hóa hồ sơ, chứng từ được xem là điều kiện quan trọng để thực hiện đúng các quy định về thuế.

Theo ông Vũ Hồng Long, Phó Trưởng Thuế Thành phố Hà Nội, để một khoản chi được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập tính thuế, khoản chi đó phải phát sinh thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về hóa đơn, kế toán. Đối với các khoản thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên, hộ kinh doanh phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Riêng trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ trực tiếp từ người sản xuất hoặc các đối tượng không thuộc diện phải lập hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh được lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ để làm căn cứ xác định chi phí. Bảng kê cần ghi đầy đủ thông tin người bán, hàng hóa, giá trị giao dịch và kèm theo các tài liệu chứng minh như đơn đặt hàng, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho hoặc chứng từ thanh toán; đồng thời cần bổ sung số căn cước công dân của người bán để phục vụ việc đối chiếu khi cần thiết.

Làm rõ cách xác định doanh thu trong hoạt động kinh doanh đa kênh, ông Đặng Văn Thành, Phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế Thương mại điện tử, cho biết doanh thu của hộ, cá nhân kinh doanh là tổng doanh thu phát sinh trên tất cả các kênh bán hàng, bao gồm bán trực tiếp tại cửa hàng và bán qua các nền tảng thương mại điện tử. Do đó, hộ kinh doanh cần tổng hợp đầy đủ doanh thu từ tài khoản ngân hàng, ví điện tử cũng như các khoản thu bằng tiền mặt. Ông cũng khuyến nghị các hộ nên mở một tài khoản ngân hàng riêng phục vụ hoạt động kinh doanh và duy trì sổ sách theo dõi đối với các khoản thu bằng tiền mặt để thuận lợi trong việc xác định doanh thu và giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết.

Đại diện doanh nghiệp cung cấp giải pháp công nghệ, bà Nguyễn Thị Minh Khuê, Phó Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo, cho rằng việc tuân thủ các quy định mới sẽ trở thành thách thức không nhỏ đối với những hộ kinh doanh mỗi ngày phát sinh hàng trăm, thậm chí hàng nghìn đơn hàng từ cửa hàng, website, mạng xã hội và các sàn thương mại điện tử. Nếu vẫn quản lý theo phương thức thủ công, người bán không chỉ mất nhiều thời gian, nhân lực mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót trong quá trình tổng hợp dữ liệu, xuất hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế. Theo bà, việc đồng bộ dữ liệu từ các kênh bán hàng, tự động phân loại doanh thu, xuất hóa đơn, xử lý hóa đơn điều chỉnh khi phát sinh hoàn trả hàng và đối soát dữ liệu với các sàn thương mại điện tử sẽ giúp hộ kinh doanh giảm đáng kể thao tác thủ công, hạn chế sai sót và thực hiện đúng quy định về thuế. Trong bối cảnh chuyển đổi số và kinh tế số phát triển mạnh mẽ, ứng dụng công nghệ trong quản trị bán hàng và quản lý dữ liệu sẽ là giải pháp quan trọng giúp hộ kinh doanh nâng cao hiệu quả quản lý và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế.

Liên quan đến việc xác định doanh thu làm căn cứ tính thuế, ông Đặng Văn Thành nhấn mạnh doanh thu của hộ, cá nhân kinh doanh bao gồm toàn bộ tiền bán hàng, tiền gia công, tiền cung ứng dịch vụ và các khoản phụ thu, phụ trợ được hưởng; không bao gồm các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng trả lại. Vì vậy, doanh thu tính thuế không phải là số tiền thực nhận sau khi đã trừ phí sàn, phí vận chuyển, chi phí quảng cáo hay các khoản khấu trừ khác. Để bảo đảm kê khai chính xác, hộ kinh doanh cần chủ động đối chiếu dữ liệu giao dịch với thông tin do sàn thương mại điện tử cung cấp và lập sổ sách phản ánh đầy đủ hoạt động bán hàng.

Đối với những hộ kinh doanh đã kê khai, nộp thuế theo quy định trước đây nhưng sau khi quyết toán xác định doanh thu cả năm từ 1 tỷ đồng trở xuống, ông Vũ Hồng Long khẳng định người nộp thuế không phải điều chỉnh lại các tờ khai đã nộp. Trường hợp không thuộc diện phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, toàn bộ số thuế đã nộp hoặc đã được sàn thương mại điện tử khấu trừ, nộp thay sẽ được xác định là số thuế nộp thừa. Người nộp thuế có thể lựa chọn hoàn trả hoặc bù trừ với nghĩa vụ thuế khác ngay trên tờ khai; cơ quan thuế sẽ căn cứ hồ sơ và dữ liệu quản lý để giải quyết mà không yêu cầu nộp thêm hồ sơ hoàn thuế riêng.

Các ý kiến tại hội thảo thống nhất rằng, cùng với việc hoàn thiện chính sách, việc hiểu đúng quy định, chuẩn hóa sổ sách, hóa đơn, chứng từ và quản trị dữ liệu ngay từ đầu sẽ giúp hộ kinh doanh giảm rủi ro trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế, đồng thời thích ứng thuận lợi với xu hướng chuyển đổi số và sự phát triển của thương mại điện tử.