Từ những đêm miệt mài viết từng dòng mã sau giờ làm việc, anh Hồng đã xây dựng thành công Hệ thống lấy số thứ tự trực tuyến, giúp người dân tiết kiệm thời gian, đồng thời tiết kiệm cho địa phương khoảng 50 triệu đồng ngân sách mỗi năm.
Trăn trở từ thực tiễn cơ sở
Những ngày đầu vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đan Hải luôn trong tình trạng đông người đến giao dịch. Không ít người cao tuổi, người ở xa hay lao động tự do phải đến từ rất sớm để lấy số thứ tự rồi ngồi chờ hàng giờ đồng hồ. Hình ảnh ấy khiến anh Hồng luôn đau đáu suy nghĩ.
Thời điểm đó, địa phương sử dụng phần mềm lấy số tự động do một doanh nghiệp công nghệ cung cấp theo hình thức thuê dịch vụ. Tuy nhiên, hệ thống chỉ hoạt động nội bộ cho nên người dân bắt buộc phải đến trực tiếp. Mỗi khi phát sinh sự cố kỹ thuật hoặc cần điều chỉnh chức năng, cán bộ lại phải chờ đơn vị cung cấp hỗ trợ. Việc phụ thuộc này khiến địa phương phải chi trả kinh phí thuê phần mềm, máy chủ và dịch vụ kỹ thuật hằng năm, trong khi hiệu quả phục vụ chưa thật sự tối ưu.
“Nếu chỉ duy trì cách làm cũ thì rất khó đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân trong bối cảnh chuyển đổi số”, anh Hồng chia sẻ. Từ thực tế đó, anh mạnh dạn đề xuất với Đảng ủy, Ủy ban nhân dân xã Đan Hải phương án tự nghiên cứu, xây dựng hệ thống lấy số thứ tự trực tuyến phù hợp điều kiện thực tế của địa phương và nhận được sự đồng ý, tạo điều kiện từ lãnh đạo.
Không có phòng nghiên cứu hiện đại hay nguồn kinh phí dự án lớn, ngoài giờ làm việc chuyên môn, anh Hồng lại miệt mài bên chiếc máy tính cá nhân để viết từng dòng mã lệnh, thử nghiệm rồi tiếp tục chỉnh sửa. Mỗi góp ý của đồng nghiệp, mỗi phản hồi của người dân trong quá trình chạy thử đều được anh cẩn trọng ghi nhận để hoàn thiện phần mềm theo hướng đơn giản, dễ thao tác nhất. Sau nhiều lần thử nghiệm và điều chỉnh, hệ thống từng bước đáp ứng đầy đủ yêu cầu vận hành thực tế của Trung tâm Phục vụ hành chính công.
Hiệu quả thiết thực
Sau nhiều tháng tâm huyết, ngày 20/7/2026, Hệ thống lấy số thứ tự trực tuyến chính thức được đưa vào vận hành tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đan Hải, thay thế hoàn toàn phần mềm thuê ngoài. Điểm nổi bật của hệ thống là khả năng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực.
Chỉ với một chiếc điện thoại thông minh hoặc máy tính có kết nối internet, người dân có thể chủ động lấy số từ xa ngay tại nhà hoặc nơi làm việc, đồng thời theo dõi số thứ tự đang được phục vụ để chủ động sắp xếp thời gian đến giao dịch. Bên cạnh đó, hệ thống vẫn duy trì kiosk tại trung tâm để lấy số trực tiếp dành cho người cao tuổi hoặc người chưa sử dụng thiết bị thông minh.
Tính đến nay, hệ thống đã cấp gần 1.000 số thứ tự, trong đó nhiều lượt đăng ký trực tuyến từ xa. Mặc dù số lượng người sử dụng hình thức trực tuyến còn khiêm tốn do hệ thống mới được đưa vào vận hành, nhưng đây là tín hiệu tích cực cho thấy người dân xã Đan Hải đang từng bước hình thành thói quen sử dụng dịch vụ công trên môi trường số.
Là một trong những người trực tiếp trải nghiệm tiện ích mới, anh Nguyễn Tiến Thủy (thôn Phú Cường, xã Đan Hải) chia sẻ: “Trước đây, mỗi lần đi làm thủ tục tôi đều phải đến từ rất sớm để lấy số rồi ngồi chờ khá lâu. Bây giờ chỉ cần đăng ký trên điện thoại, theo dõi lượt đang được phục vụ rồi đến đúng thời điểm là có thể vào giao dịch ngay. Cách làm này rất thuận tiện, giúp tôi tiết kiệm nhiều thời gian và công sức”.
Không chỉ mang lại sự thuận tiện cho người dân, phần mềm do địa phương tự phát triển còn giúp xã Đan Hải hoàn toàn làm chủ công nghệ, chủ động nâng cấp tính năng và xử lý sự cố ngay tại chỗ. Đặc biệt, việc tự phát triển hệ thống đã giúp địa phương tiết kiệm khoảng 50 triệu đồng mỗi năm nhờ cắt giảm chi phí thuê bản quyền phần mềm, máy chủ và dịch vụ kỹ thuật bên ngoài.
Với chi phí đầu tư thấp, dễ vận hành và hoàn toàn làm chủ công nghệ, mô hình lấy số thứ tự trực tuyến của xã Đan Hải có thể trở thành kinh nghiệm tham khảo cho nhiều địa phương cấp xã trong quá trình xây dựng chính quyền số, nhất là các đơn vị mới thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp.
Đánh giá về nỗ lực đưa tiện ích số đến với người dân của anh Trần Viết Hồng, Bí thư Đảng ủy xã Đan Hải Nguyễn Trọng Vân khẳng định: “Chuyển đổi số chỉ thật sự có ý nghĩa khi mang lại lợi ích thiết thực cho người dân và nâng cao hiệu quả hoạt động của chính quyền.
Sáng kiến của đồng chí Trần Viết Hồng là minh chứng rõ nét cho tinh thần chủ động, sáng tạo của đội ngũ cán bộ, từng bước hiện thực hóa mục tiêu xây dựng chính quyền số, lấy Nhân dân làm trung tâm. Sản phẩm cụ thể được tạo ra không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính ở cấp xã mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm, sự tận tụy của người cán bộ vì Nhân dân phục vụ”.
