Bộ Tư pháp vừa có Tờ trình dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định số 07/2025/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.
Quá tải trong giải quyết yêu cầu chứng thực tại nhiều địa phương
Theo Bộ Tư pháp, sau 10 năm triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, công tác chứng thực đã đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng còn một số tồn tại và hạn chế như: còn tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực khi thực hiện thủ tục hành chính; một số địa phương để xảy ra tình trạng chứng thực bản sao không đúng quy định pháp luật; tình trạng lạm dụng văn bản chứng thực chữ ký, sử dụng văn bản chứng thực chữ ký thay cho bản chính giấy tờ khác vẫn còn nhiều...
Trong bối cảnh sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, đặc biệt là chấm dứt hoạt động của chính quyền cấp huyện đã phát sinh vướng mắc trong thực tiễn như sau:
Việc sắp xếp tổ chức chính quyền địa phương theo mô hình 2 cấp và việc phát triển quy mô đơn vị hành chính cấp xã đã dẫn đến khối lượng công việc chứng thực thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã ngày càng tăng. Thực tiễn tại nhiều địa phương cho thấy tình trạng quá tải trong tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực, nhất là tại các đơn vị hành chính cấp xã có quy mô dân số lớn.
Trong bối cảnh đó, nhiều địa phương đã có kiến nghị, đề xuất về việc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã được ủy quyền thực hiện chứng thực để giảm tải công việc cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Để thực hiện việc ủy quyền trong hoạt động chứng thực theo quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025, Bộ Tư pháp đã có Công văn số 4158/BTP-BTTP ngày 11/7/2025 hướng dẫn các địa phương về một số vướng mắc trong lĩnh vực chứng thực. Tuy nhiên, để đảm bảo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất cho hoạt động chứng thực thì cần thiết phải sửa đổi, bổ sung một số quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Xuất phát từ những căn cứ chính trị, pháp lý và thực tiễn nêu trên, Bộ Tư pháp cho rằng, việc xây dựng Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP theo trình tự rút gọn là cần thiết, kịp thời đáp ứng đòi hỏi cấp bách của thực tiễn, tạo lập hành lang pháp lý rõ ràng để quy định trách nhiệm của cơ quan thực hiện chứng thực khi tổ chức chính quyền địa phương theo 2 cấp.
Thêm một số chủ thể được thực hiện chứng thực
Từ thực tiễn trên, Bộ Tư pháp đề xuất sửa đổi, bổ sung theo hướng mở rộng đối tượng thực hiện chứng thực. Cụ thể: “Người thực hiện chứng thực” là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (Ủy ban nhân dân cấp xã); Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã; Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã; công chức được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (tổ chức hành nghề công chứng); viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (cơ quan đại diện)”.
Như vậy, so với quy định cũ, dự thảo nghị định mở rộng thêm các trường hợp là người thực hiện chứng thực gồm: Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã; Giám đốc, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã; công chức được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền.
Đồng thời, sửa đổi thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực từ tập thể (Ủy ban nhân dân cấp xã) thành cá nhân (Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã).
Việc sửa đổi, bổ sung quy định nêu trên nhằm thể chế hóa kịp thời chủ trương của Đảng tại Kết luận 179-KL/TW; tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực; giảm tải công việc cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
Dự thảo Nghị định sửa đổi phạm vi thực hiện một số giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất, nhà ở, bất động sản theo hướng: “Việc chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, việc chứng thực các giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà, việc chứng thực giao dịch về bất động sản thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản, trừ trường hợp chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền, văn bản thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở, bất động sản theo quy định của pháp luật và chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ các giao dịch này theo quy định của pháp luật”.
Sửa đổi, bổ sung một số khoản Điều 43 theo hướng sửa đổi nhiệm vụ thanh tra của Sở Tư pháp; sửa đổi cơ quan giúp Ủy ban nhân dân xã thực hiện nhiệm vụ chứng thực là Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công.
Việc sửa đổi, bổ sung quy định trên nhằm đáp ứng yêu cầu khi vận hành tổ chức bộ máy và hoạt động của mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.
Theo số liệu thống kê, trong 6 tháng đầu năm 2025, tại các Phòng Tư pháp trên cả nước thực hiện chứng thực bản sao đối với 886.445 bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 672.708 việc; tại các Ủy ban nhân dân cấp xã trên cả nước chứng thực bản sao đối với 20.365.770 bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 3.111.413 việc.
