“Chứng thực không chờ, ngoài giờ hành chính”

Tín hiệu khả quan

Hơn 17 giờ chiều 19/11, bà Nguyễn Thị Tư ở 55F1, tập thể Cơ khí Trần Hưng Đạo có mặt ở bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính phường Đồng Nhân để chứng thực giấy tờ. Bà hồ hởi chia sẻ, phường có sáng kiến "chứng thực không chờ, ngoài giờ hành chính", con cháu đi làm về muộn nên bà tranh thủ đi làm giúp.

“Cán bộ phục vụ thế này rất thuận tiện, tôi rất ủng hộ, chỉ ngại là họ tiếp dân cả ngày đã mệt, giờ này đáng lẽ được nghỉ, lại vất vả giải quyết thủ tục hành chính cho dân”, bà bộc bạch.

Vừa trông cháu xong, bà Nguyễn Thị Thanh Huyền ở 19 ngõ 9 Hương Viên hối hả đến UBND phường Đồng Nhân chứng thực giấy tờ, hài lòng với thái độ niềm nở tiếp đón của cán bộ tiếp dân, chỉ đợi sau ít phút là được trả kết quả. Tuổi cao, bà chưa biết quét mã QR chuyển tiền thanh toán trực tuyến, được cán bộ hướng dẫn đến nơi đến chốn. Lương cán bộ công chức phường không cao, lại tận tình làm thêm giờ phục vụ nhân dân, bà rất cảm kích, chỉ mong đã chu đáo, tận tình rồi thì tận tình hơn nữa.

Nhiều người đến muộn ít phút, bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính chuẩn bị đóng cửa nhưng vẫn linh động giải quyết, đỡ mất công đi lại. Người đến làm thủ tục đông, công việc bận rộn, cán bộ nhiệt tình hỗ trợ khai hồ sơ trực tuyến. Nhiều trường hợp ngại hoặc không muốn tự khai ở nhà vì sợ sai nên đến bộ phận một cửa nhờ chỉ dẫn.

Người cao tuổi chiếm khoảng 1/3 dân số phường, kiến thức về công nghệ thông tin còn hạn chế, cán bộ tận tình “cầm tay chỉ việc” hướng dẫn cách khai, thậm chí còn khai giúp, hỗ trợ tối đa để thực hiện giao dịch thành công, nhanh chóng. Một số trường hợp cần kết quả trước hạn cũng được tạo điều kiện, khi giải quyết xong thủ tục hành chính cán bộ thông báo ngay để công dân đến lấy sớm.

Công chức Vũ Thị Thu Huyền chia sẻ, thủ tục mảng thương binh xã hội nhiều giấy tờ, đối tượng làm thủ tục là thương binh, gia đình chính sách, người yếu thế nên mất nhiều thời gian hướng dẫn. Trường hợp thủ tục hành chính không thuộc thẩm quyền UBND phường giải quyết, cán bộ giải thích rõ để người dân thấu hiểu và hướng dẫn liên hệ đúng địa chỉ. Thế nên, dù không giải quyết được ở phường nhưng công dân không bức xúc.

Việc tiếp đón, chào hỏi thân thiện, tác phong chuyên nghiệp tạo nhiều thiện cảm. Nghệ thuật là kiên trì lắng nghe, giải thích, phân tích cặn kẽ, chia sẻ và hướng dẫn tận tình. Phải thật sự yêu nghề, làm bằng cả cái tâm mới gắn bó được với nghề “làm dâu trăm họ”, chị Huyền trải lòng.

Gắn bó với bộ phận một cửa hơn 5 năm, công chức tư pháp hộ tịch Nguyễn Duy Thiện hằng ngày giải quyết nhiều hồ sơ như khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn, chứng thực…, luôn nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ. Cũng có lúc mệt mỏi, tâm lý bị ảnh hưởng bởi công việc cá nhân, chuyện gia đình nhưng anh biết cách cân bằng, gạt mọi lo toan cuộc sống thường nhật, tập trung cao độ mỗi khi tiếp dân.

“Bộ phận một cửa là bộ mặt của phường, mình đại diện cho chính quyền giải quyết thủ tục hành chính nên mỗi cử chỉ, lời nói, ứng xử phải luôn chuẩn mực, đôi khi chỉ một sơ suất nhỏ khiến người dân phàn nàn, ảnh hưởng đến uy tín của cả tập thể. Nếu mỗi cán bộ, công chức ý thức được trách nhiệm, tinh thần vì dân thì khó khăn đến mấy cũng sẽ khắc phục được”, anh Thiện chia sẻ.

Bà Nguyễn Thị Tư bày tỏ hài lòng khi được phục vụ tận tình, chu đáo

Người dân được phục vụ càng thuận tiện, cán bộ trách nhiệm ngày càng lớn. Phó Chủ tịch UBND phường Đặng Xuân Hải chia sẻ, xuất phát từ nhu cầu, nguyện vọng chính đáng của người dân và doanh nghiệp, phường đã triển khai mô hình “Chứng thực không chờ, ngoài giờ hành chính” từ 16h30 đến 17h30 thứ ba, thứ năm hàng tuần với 2 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực tư pháp-hộ tịch. Đến nay đã thực hiện hơn 100 giờ làm việc ngoài giờ hành chính, chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận với hơn 650 hồ sơ, hướng dẫn, hỗ trợ công dân đăng ký các thủ tục hành chính trên môi trường mạng trong thời gian áp dụng mô hình với gần 80 hồ sơ. Tín hiệu khả quan là số hồ sơ ngày càng tăng, người dân các phường lân cận biết tin cũng ghé qua chứng thực.

Trước đây sau giờ tiếp dân, cán bộ tập trung các thao tác, xử lý công việc. Thêm thời gian phục vụ, công việc bận rộn hơn đòi hỏi cán bộ, công chức gắng sức nhiều hơn, lãnh đạo phường thường xuyên quan tâm động viên để mô hình mang lại hiệu quả thiết thực.

Vì dân phục vụ

Phường Đồng Nhân có gần 8 nghìn nhân khẩu, nhu cầu giao dịch dân sự giữa người dân với cơ quan hành chính nhà nước tương đối lớn, vì vậy việc nâng cao chất lượng hoạt động của bộ máy hành chính, thực hiện cải cách hành chính, nâng cao kỷ luật, kỷ cương hành chính là một nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết của Đảng ủy, chính quyền phường.

Ngay từ đầu năm, UBND phường ban hành và triển khai thực hiện kế hoạch về khắc phục hạn chế, cải thiện, nâng cao chỉ số cải cách hành chính. 100% các thủ tục hành chính được thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo hướng gọn nhẹ, đơn giản, linh hoạt nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức đến liên hệ công việc. Tất cả thủ tục hành chính được niêm yết công khai trên Cổng thông tin điện tử, trang Zalo OA, bộ phận một cửa, bảng tin tại 8 tổ dân phố của phường. Ngoài ra, UBND phường còn bố trí 1 bộ thủ tục hành chính mẫu đặt ở bàn kê khai tại bộ phận một cửa để cá nhân, tổ chức, đặc biệt người già, người khuyết tật có thể dễ dàng tìm hiểu. Bộ phận một cửa được đầu tư cơ sở vật chất khang trang, sạch đẹp, công chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm cao, tác phong, thái độ chuẩn mực, khả năng giao tiếp tốt.

Hướng dẫn người dân khai hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính

Để bảo đảm công khai minh bạch trong tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính, tạo điều kiện để công dân được biết, giám sát và tạo sự đồng thuận, UBND phường công khai số điện thoại, địa chỉ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức, niêm yết kết quả giải quyết thủ tục hành chính, kết quả phiếu khảo sát, đánh giá sự hài lòng của người dân, kết quả kiểm soát thủ tục hành chính…tại trụ sở.

Năm 2024, UBND phường đã rút ngắn thời gian giải quyết 2 thủ tục hành chính, thực hiện mô hình giải quyết thủ tục hành chính “phục vụ nhân dân- vui xuân đón Tết” dịp Tết Giáp Thìn. Từ tháng 8, UBND phường còn triển khai mô hình “Phục vụ người có công với Cách mạng, người yếu thế, các trường hợp bất khả kháng được tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính tại nhà”, đã tiếp nhận và giải quyết 1 trường hợp thuộc đối tượng người có công với cách mạng tại nhà. Các tổ dân phố, tổ chuyển đổi số cộng đồng tích cực phổ biến, tuyên truyền với nhân dân và phối hợp thực hiện mô hình.

Chủ tịch UBND phường Kim Thị Thu hồ hởi chia sẻ, công tác cải cách hành chính, cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông đã đi vào nề nếp, nhiều năm liền phường đứng top đầu toàn quận, kỷ cương công vụ, ý thức trách nhiệm, tinh thần phục vụ nhân dân của cán bộ, công chức ngày càng được nâng lên. Trong năm 2024,UBND phường đã tiếp nhận hơn 3.400 hồ sơ thủ tục hành chính, tỉ lệ hồ sơ được giải quyết trước hạn và đúng hạn đạt 100%. Những bước chuyển tích cực đã tạo dấu ấn tích cực về một nền “hành chính phục vụ”.

Muốn cải cách thủ tục hành chính hiệu quả phải từ cả người dân và chính quyền, tuy nhiên rào cản hiện nay là tỷ lệ cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, thanh toán không dùng tiền mặt, sử dụng dịch vụ bưu chính công ích còn chưa cao. Trong thời gian tới, UBND phường Đồng Nhân đẩy mạnh tuyên truyền lợi ích của việc sử dụng dịch vụ công trên môi trường mạng gắn với vận động nhân dân thực hiện đăng ký, sử dụng chữ ký số để nâng cao nhận thức, thúc đẩy thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến.